{"product_id":"dokumentstyrning-versionshantering-dokumentregister-excel","title":"Dokumentinhallinta \u0026 Versiohallinta – Asiakirjarekisteri, tarkistus ja Excel | Word\/PDF","description":"\u003cdiv class=\"mb-product-copy\"\u003e\n\n\u003cp\u003e\u003cstrong\u003eDokumenttien hallinta ja versionhallinta Wordissa, PDF:ssä ja Excelissä\u003c\/strong\u003e on mallipakkaus ruotsalaisille yrityksille ja järjestöille, jotka tarvitsevat järjestystä rutiineille, ohjeille, lomakkeille ja muille ohjaaville dokumenteille. Dokumentoi, kuka omistaa asiakirjan, mikä versio on voimassa, kuka on tarkistanut ja päättänyt sekä miten vanhempi versio perutaan. Pakkaus on hallinnollista tukea, \u003cstrong\u003eei automaattisen oikeudellisen tarkastuksen tai ISO-sertifioinnin järjestelmä\u003c\/strong\u003e.\u003c\/p\u003e\n\n\u003ch2\u003eMilloin sinun kannattaa valita tämä pakkaus?\u003c\/h2\u003e\n\n\u003cp\u003eValitse dokumenttien hallinta, kun useat henkilöt luovat, tarkistavat, muokkaavat ja käyttävät samaa ohjaavaa dokumenttia ja on tärkeää välttää vanhentuneita ohjeita. Pakkaus on tarkoitettu ruotsalaisen toiminnan sisäisiin työohjeisiin. Erityisiä lainmukaisia muotovaatimuksia, tietoturvavaatimuksia tai säilytysaikoja koskevien asiakirjojen osalta organisaation on arvioitava omat vaatimuksensa erikseen.\u003c\/p\u003e\n\n\u003cdiv style=\"border:2px solid #426a85;border-radius:11px;background:#f3f7fa;padding:16px 18px;margin:18px 0\"\u003e\n\n\u003ch3 style=\"margin:0 0 8px\"\u003e01. Pakkauksen sisältö\u003c\/h3\u003e\n\n\u003cp style=\"margin:0\"\u003e\u003cstrong\u003e15 asiakasdokumenttia ZIP-tiedostossa:\u003c\/strong\u003e seitsemän muokattavaa Word-tiedostoa (DOCX), seitsemän vastaavaa hakukelpoista A4-PDF-tiedostoa tulostusta varten sekä Excel-rekisteri (XLSX). Kyseessä on seitsemän erillistä dokumenttia, mukaan lukien ruotsinkielinen ja englanninkielinen käyttäjänopas sekä laskentatyökalu. PDF-tiedostoja ei ole luvattu täytettäviksi lomakkeiksi.\u003c\/p\u003e\n\n\n\u003c\/div\u003e\n\n\u003cdiv style=\"border:2px solid #426a85;border-radius:11px;background:#f3f7fa;padding:16px 18px;margin:18px 0\"\u003e\n\n\u003ch3 style=\"margin:0 0 8px\"\u003e02. Mitä tiedostot sisältävät\u003c\/h3\u003e\n\n\u003cp style=\"margin:0\"\u003eDokumenttien hallintaohje, dokumenttikortti, muutospyyntö, tarkastus- ja vahvistusilmoitus, julkaisu- ja jakelupöytäkirja, kaksi opasta sekä yhdeksän välilehden Excel-rekisteri. Excel sisältää erilliset rekisterit dokumenteille, muutoksille, tarkastuksille, päätöksille, jakelulle ja arkistoinnille sekä yhteenvetotaulukon.\u003c\/p\u003e\n\n\n\u003c\/div\u003e\n\n\u003ch2\u003eTiedosto tiedostolta – konkreettinen sisältö\u003c\/h2\u003e\n\n\u003ctable style=\"border-collapse:collapse;width:100%\"\u003e\n\n\u003cthead\u003e\u003ctr\u003e\n\n\u003cth style=\"background:#e9f1f7;padding:10px;text-align:left\"\u003eDokumentti\u003c\/th\u003e\n\n\u003cth style=\"background:#e9f1f7;padding:10px;text-align:left\"\u003eToiminto\u003c\/th\u003e\n\n\u003cth style=\"background:#e9f1f7;padding:10px;text-align:left\"\u003eKieli\/muoto\u003c\/th\u003e\n\n\n\u003c\/tr\u003e\u003c\/thead\u003e\n\n\u003ctbody\u003e\n\n\u003ctr\u003e\n\n\u003ctd style=\"border:1px solid #d9e2eb;padding:10px\"\u003e\u003cstrong\u003eDokumenttien hallintaohje\u003c\/strong\u003e\u003c\/td\u003e\n\n\u003ctd style=\"border:1px solid #d9e2eb;padding:10px\"\u003eRoolit, dokumentin elinkaari sekä luonnoksen, vahvistuksen ja peruutuksen säännöt\u003c\/td\u003e\n\n\u003ctd style=\"border:1px solid #d9e2eb;padding:10px\"\u003eRuotsi · DOCX\/PDF\u003c\/td\u003e\n\n\n\u003c\/tr\u003e\n\n\u003ctr\u003e\n\n\u003ctd style=\"border:1px solid #d9e2eb;padding:10px\"\u003e\u003cstrong\u003eDokumenttikortti ja luokittelulehti\u003c\/strong\u003e\u003c\/td\u003e\n\n\u003ctd style=\"border:1px solid #d9e2eb;padding:10px\"\u003eDokumentin tunnus, omistaja, versio, tietoluokka ja seuraava tarkistus\u003c\/td\u003e\n\n\u003ctd style=\"border:1px solid #d9e2eb;padding:10px\"\u003eRuotsi · DOCX\/PDF\u003c\/td\u003e\n\n\n\u003c\/tr\u003e\n\n\u003ctr\u003e\n\n\u003ctd style=\"border:1px solid #d9e2eb;padding:10px\"\u003e\u003cstrong\u003eMuutospyyntö ja vaikutusten arviointi\u003c\/strong\u003e\u003c\/td\u003e\n\n\u003ctd style=\"border:1px solid #d9e2eb;padding:10px\"\u003eMuutosehdotus, vaikutukset, riippuvuudet ja päätösprosessi\u003c\/td\u003e\n\n\u003ctd style=\"border:1px solid #d9e2eb;padding:10px\"\u003eRuotsi · DOCX\/PDF\u003c\/td\u003e\n\n\n\u003c\/tr\u003e\n\n\u003ctr\u003e\n\n\u003ctd style=\"border:1px solid #d9e2eb;padding:10px\"\u003e\u003cstrong\u003eTarkastus- ja vahvistusilmoitus\u003c\/strong\u003e\u003c\/td\u003e\n\n\u003ctd style=\"border:1px solid #d9e2eb;padding:10px\"\u003eErilliset arviot, oikeudet, päätöksen viite ja poikkeamat\u003c\/td\u003e\n\n\u003ctd style=\"border:1px solid #d9e2eb;padding:10px\"\u003eRuotsi · DOCX\/PDF\u003c\/td\u003e\n\n\n\u003c\/tr\u003e\n\n\u003ctr\u003e\n\n\u003ctd style=\"border:1px solid #d9e2eb;padding:10px\"\u003e\u003cstrong\u003eJulkaisu-, peruutus- ja jakelupöytäkirja\u003c\/strong\u003e\u003c\/td\u003e\n\n\u003ctd style=\"border:1px solid #d9e2eb;padding:10px\"\u003eAjankohtainen versio, vastaanottajat, aiemmat versiot ja julkaisun valvonta\u003c\/td\u003e\n\n\u003ctd style=\"border:1px solid #d9e2eb;padding:10px\"\u003eRuotsi · DOCX\/PDF\u003c\/td\u003e\n\n\n\u003c\/tr\u003e\n\n\u003ctr\u003e\n\n\u003ctd style=\"border:1px solid #d9e2eb;padding:10px\"\u003e\u003cstrong\u003eRuotsinkielinen käyttäjänopas\u003c\/strong\u003e\u003c\/td\u003e\n\n\u003ctd style=\"border:1px solid #d9e2eb;padding:10px\"\u003eMallien käyttö ja työprosessin viimeistely\u003c\/td\u003e\n\n\u003ctd style=\"border:1px solid #d9e2eb;padding:10px\"\u003eRuotsi · DOCX\/PDF\u003c\/td\u003e\n\n\n\u003c\/tr\u003e\n\n\u003ctr\u003e\n\n\u003ctd style=\"border:1px solid #d9e2eb;padding:10px\"\u003e\u003cstrong\u003eEnglish User Guide\u003c\/strong\u003e\u003c\/td\u003e\n\n\u003ctd style=\"border:1px solid #d9e2eb;padding:10px\"\u003eOhjeet ruotsalaisten mallien käyttöön englanniksi\u003c\/td\u003e\n\n\u003ctd style=\"border:1px solid #d9e2eb;padding:10px\"\u003eEnglanti · DOCX\/PDF\u003c\/td\u003e\n\n\n\u003c\/tr\u003e\n\n\u003ctr\u003e\n\n\u003ctd style=\"border:1px solid #d9e2eb;padding:10px\"\u003e\u003cstrong\u003eExcel – dokumenttien hallintarekisteri\u003c\/strong\u003e\u003c\/td\u003e\n\n\u003ctd style=\"border:1px solid #d9e2eb;padding:10px\"\u003eDokumentin tunnus, versiot, manuaaliset tilavalinnat, muutostapaukset, tarkastus, päätös, jakelu, arkistointiarvio ja numeerinen yleiskatsaus\u003c\/td\u003e\n\n\u003ctd style=\"border:1px solid #d9e2eb;padding:10px\"\u003eRuotsi · XLSX\u003c\/td\u003e\n\n\n\u003c\/tr\u003e\n\n\n\u003c\/tbody\u003e\n\n\n\u003c\/table\u003e\n\n\u003ch2\u003eNäin Excel-työkirja toimii\u003c\/h2\u003e\n\n\u003cp\u003eTyökirjassa on yhdeksän välilehteä: \u003cstrong\u003eDokumenttirekisteri, Muutostapaukset, Tarkastukset, Päätökset, Jakelu, Arkisto \u0026amp; poistot, Lue minua, Luettelot ja Dashboard\u003c\/strong\u003e. Dashboard laskee rekisteröidyt tunnukset ja tietyt \u003cem\u003emanuaalisesti ilmoitetut\u003c\/em\u003e tilat. Taulukkolaskenta ei tee päätöksiä, tarkista oikeuksia, poista tiedostoja automaattisesti tai laske lainmukaisia määräaikoja. Makroja ei vaadita.\u003c\/p\u003e\n\n\u003ch2\u003eKäytännön työprosessi\u003c\/h2\u003e\n\n\u003col\u003e\n\n\u003cli\u003eAnna dokumentille yksilöllinen tunnus ja määritä dokumentin omistaja.\u003c\/li\u003e\n\n\u003cli\u003eIlmoita voimassa oleva versio sekä luokittele tiedot ja käyttöoikeudet.\u003c\/li\u003e\n\n\u003cli\u003eRekisteröi muutospyyntö ja arvioi vaikutukset erikseen.\u003c\/li\u003e\n\n\u003cli\u003eDokumentoi todellisen tarkastuksen, pätevän päätöksentekijän ja vahvistuksen.\u003c\/li\u003e\n\n\u003cli\u003eJulkaise vain päätetty versio ja varmista, ettei aiemmin julkaistuja versioita enää käytetä aktiivisesti.\u003c\/li\u003e\n\n\u003cli\u003eArkistoi, säilytä tai poista dokumenttityyppiin sovellettavien sääntöjen mukaisesti.\u003c\/li\u003e\n\n\n\u003c\/ol\u003e\n\n\u003ch2\u003eOikeudelliset ja käytännön rajoitukset\u003c\/h2\u003e\n\n\u003cp\u003e\u003cstrong\u003eVersiotila ei ole oikeudellinen hyväksyntä.\u003c\/strong\u003e Excelin merkintä ”Vahvistettu” osoittaa hallinnollisen tehtävän suorittamisen, ei sitä, että oikea henkilö on tehnyt pätevän päätöksen. Mallit eivät luo elektronisia allekirjoituksia.\u003c\/p\u003e\n\n\u003cp\u003e\u003cstrong\u003eHenkilötiedot:\u003c\/strong\u003e Jos rekisteri sisältää henkilötietoja, sovelletaan muun muassa GDPR:n tietojen minimointi- ja säilytysperiaatteita. Rajoita tällaisia tietoja ja arvioi sopiva säilytys käsittelytarkoituksen mukaisesti. Katso \u003ca href=\"https:\/\/www.imy.se\/verksamhet\/dataskydd\/det-har-galler-enligt-gdpr\/grundlaggande-principer\"\u003eTietosuojavaltuutetun ohjeita\u003c\/a\u003e.\u003c\/p\u003e\n\n\u003cp\u003e\u003cstrong\u003eArkistointi:\u003c\/strong\u003e Kaikille ohjaaville dokumenteille ei ole yleistä seitsemän vuoden sääntöä. Kirjanpidon erityiset säilytysmääräykset koskevat kirjanpitosuhteellisten tahojen talousarvotietoja; katso \u003ca href=\"https:\/\/www.riksdagen.se\/sv\/dokument-och-lagar\/dokument\/svensk-forfattningssamling\/bokforingslag-19991078_sfs-1999-1078\/\"\u003ekirjanpitolakia (1999:1078), 7 luku\u003c\/a\u003e. Muita dokumentteja voivat koskea muut vaatimukset.\u003c\/p\u003e\n\n\u003ch2\u003eKysymykset ja vastaukset\u003c\/h2\u003e\n\n\u003ch3\u003eMitä dokumenttien hallinta tarkoittaa?\u003c\/h3\u003e\n\n\u003cp\u003eDokumenttien hallinnalla tarkoitetaan, että rutiineille, ohjeille ja muille ohjaaville dokumenteille annetaan selkeä tunnus, omistaja, versionumero, tarkastus ja päätös, jotta käyttäjät löytävät voimassa olevan version.\u003c\/p\u003e\n\n\u003ch3\u003eMikä on ero tarkastuksen ja hyväksynnän välillä?\u003c\/h3\u003e\n\n\u003cp\u003eTarkastuksessa tarkistetaan sisältö. Hyväksyntä tai vahvistus on pätevän toimijan erillinen päätös. Mallit sisältävät molemmille vaiheille omat kenttänsä.\u003c\/p\u003e\n\n\u003ch3\u003eOnko Excel-tila pätevä päätös?\u003c\/h3\u003e\n\n\u003cp\u003eEi. Excel merkitsee manuaalisesti rekisteröidyn tilan. Päätösten ja oikeuksien on tarkistettava organisaation päätöstenjärjestyksen mukaisesti ja asianmukaisella päätöksentekopohjalla.\u003c\/p\u003e\n\n\u003ch3\u003eVoinko käyttää tätä ISO 9001 -standardin mukaisesti?\u003c\/h3\u003e\n\n\u003cp\u003eKäytännön dokumentaation tukena kyllä. Pakkaus ei sisällä suojattua standarditekstiä, se ei muodosta sertifiointia eikä takaa, että johtamisjärjestelmä täyttää standardin kaikkia vaatimuksia.\u003c\/p\u003e\n\n\u003ch3\u003eMitkä kielet ja muodot sisältyvät pakkauspakettiin?\u003c\/h3\u003e\n\n\u003cp\u003eViisi ruotsinkielistä työasiakirjaa ja ruotsinkielinen käyttäjänopas sekä englanninkielinen käyttäjänopas. Kaikki seitsemän ovat saatavilla Word- ja PDF-muodossa. Excel-rekisteri on ruotsinkielinen. Englanninkielinen opas ei ole päämallien englanninkielinen versio.\u003c\/p\u003e\n\n\u003ch3\u003ePoistetaanko dokumentit automaattisesti, kun ne peruutetaan?\u003c\/h3\u003e\n\n\u003cp\u003eEi. Peruuttaminen tarkoittaa, ettei dokumenttiversiota enää tule käyttää aktiivisesti. Arkistointi ja mahdollinen poistaminen on hoidettava ja dokumentoitava erikseen.\u003c\/p\u003e\n\n\u003ch2\u003eAiheeseen liittyvät mallit\u003c\/h2\u003e\n\n\u003cp\u003eKuvaa itse työprosessia \u003ca href=\"\/fi\/products\/processkartlaggning-processbeskrivning-processkarta-raci-excel\"\u003eProsessikartointi \u0026amp; prosessikuvaukset\u003c\/a\u003e-mallilla. Johtamisjärjestelmän erilliseen tarkastamiseen on \u003ca href=\"\/fi\/products\/internrevision-iso-9001-revisionsprogram-checklista-2026-2027\"\u003eISO 9001 -sisäinen tarkastus\u003c\/a\u003e.\u003c\/p\u003e\n\n\u003ch2\u003eTuotteen versio ja lähdetarkastus\u003c\/h2\u003e\n\n\u003cp\u003eVersio 1.0 · lähdetarkastus suoritettu 29 lokakuuta 2026 (tekoälyn avustama tarkastus). Ruotsalainen organisaatiokäyttö. Ulkopuolista oikeudellista tarkastusta tai sertifiointia ei ole tehty. \u003cstrong\u003eDigitaalinen ZIP-tiedosto toimitetaan vasta, kun tuote on aktivoinut ja toimiva tiedostoyhteys on luotu Shopify Digital Products -palvelussa.\u003c\/strong\u003e\u003c\/p\u003e\n\n\n\u003c\/div\u003e","brand":"Svenska Dokumentmallar","offers":[{"title":"Default Title","offer_id":56375477993814,"sku":"DOKSTYR-VERSREG-V1","price":79.0,"currency_code":"SEK","in_stock":true}],"thumbnail_url":"\/\/cdn.shopify.com\/s\/files\/1\/0827\/2373\/3846\/files\/01_dokumentstyrning_huvudbild_1600_b82790fa-0c47-463e-a338-4203bff68aa8.png?v=1793261441","url":"https:\/\/mallbutiken.se\/fi\/products\/dokumentstyrning-versionshantering-dokumentregister-excel","provider":"Mallbutiken","version":"1.0","type":"link"}