Praca zdalna i BYOD – co powinien uregulować pracodawca?

Krótka odpowiedź: Praca zdalna i BYOD powinny być jasno uregulowane, ponieważ w przeciwnym razie kwestie środowiska pracy, czasu pracy, bezpieczeństwa informacji, kosztów i danych osobowych łatwo mogą zostać pominięte. Umowa o pracę zdalną lub polityka firmy powinny określać zarówno warunki praktyczne, jak i zakres odpowiedzialności.

Odpowiedzialność za środowisko pracy przenosi się do domu

Systematyczna praca nad środowiskiem pracy obejmuje również pracę zdalną. Pracodawca musi zatem stworzyć procedury monitorowania ergonomii, obciążenia pracą, regeneracji i społecznego środowiska pracy, gdy praca wykonywana jest w innym miejscu.

Co powinno regulować porozumienie o pracy zdalnej?

• dni lub sytuacje, w których praca zdalna jest dozwolona
• miejsce pracy, z którego można korzystać
• dostępność i czas pracy
• sprzęt, wsparcie techniczne i odpowiedzialność za koszty
• bezpieczeństwo informacji i poufność
• przetwarzanie danych osobowych
• środowisko pracy i zgłaszanie problemów
• możliwość zmiany lub wycofania ustaleń dotyczących pracy zdalnej

BYOD – prywatny sprzęt w pracy

Model Bring Your Own Device (korzystaj z własnego urządzenia) może być praktyczny, ale wiąże się z określonymi ryzykami. Pracodawca powinien określić, jakie urządzenia mogą być używane, minimalne wymagania dotyczące systemu operacyjnego i bezpieczeństwa, wymogi dotyczące blokady ekranu i szyfrowania, sposób postępowania w przypadku utraty urządzenia oraz zasady separacji danych firmowych od prywatnych.

RODO i monitorowanie

Narzędzia bezpieczeństwa, systemy MDM i logowanie mogą wiązać się z przetwarzaniem danych osobowych pracowników. Pracodawca musi zatem ocenić podstawę prawną, obowiązek informacyjny, zasadę proporcjonalności i kwestie dostępu. Interes związany z bezpieczeństwem nie daje nieograniczonego prawa do monitorowania prywatnego użytkowania sprzętu.

Bezpieczeństwo informacji w praktyce

Sieci domowe, współdzielone komputery, drukowanie dokumentów i praca w miejscach publicznych mogą stwarzać ryzyko. Dlatego polityka powinna regulować kwestie VPN, przechowywania danych, lokalnych kopii, pamięci USB, prywatnych usług chmurowych, filtrów prywatyzujących na ekrany, drukowania oraz sposobu zgłaszania incydentów.

MBL i układy zbiorowe

Poważne zmiany w organizacji pracy lub warunkach zatrudnienia mogą wymagać konsultacji zgodnie z ustawą o współdecydowaniu (MBL), a układy zbiorowe mogą zawierać dodatkowe przepisy. Dlatego pracodawcy powinni sprawdzić proces z zakresu prawa pracy przed szerokim wprowadzeniem nowej polityki.

Częste błędy

• traktowanie pracy zdalnej jako nieformalnego benefitu bez jasnych zasad
• brak uregulowań dotyczących zakończenia stosunku pracy
• zezwolenie na używanie prywatnego sprzętu bez możliwości usunięcia danych firmowych
• brak oceny ryzyka dla środowiska pracy
• gromadzenie większej ilości danych monitorujących niż jest to konieczne

Zobacz pakiet szablonów Mallbutiken dla pracy zdalnej, hybrydowej i BYOD.

FAQ

Czy pracownicy mają prawo do pracy z domu?

Nie ma ogólnego prawa do pracy zdalnej. Zasady zależą m.in. od umowy, decyzji pracodawcy oraz ewentualnych układów zbiorowych.

Czy pracodawca może wymagać instalacji MDM na prywatnym telefonie?

Może to być możliwe w niektórych modelach, ale wymagania muszą być jasne, proporcjonalne i zgodne z ochroną danych oraz prawem pracy. Dlatego wiele firm decyduje się na ograniczenie BYOD lub oferowanie urządzeń służbowych.

Czy potrzebna jest zarówno polityka, jak i indywidualna umowa?

Wspólna polityka może opisywać ogólne zasady, podczas gdy indywidualna umowa może regulować specyficzne ustalenia pracownika dotyczące pracy zdalnej.

Artykuł stanowi informację ogólną i nie zastępuje porady prawnej.