Umowa o świadczenie usług księgowych i finansowych – co należy uregulować?

Krótka odpowiedź: Umowa zlecenia na usługi księgowe i finansowe powinna jasno określać, jakie usługi będzie świadczył konsultant, za co odpowiada sam klient, terminy, zasady raportowania, wynagrodzenie, przetwarzanie danych osobowych oraz sposób zmiany lub zakończenia zlecenia. Niejasny podział obowiązków jest częstym źródłem sporów.

Dlaczego potrzebna jest specjalna umowa zlecenia?

Usługi księgowe opierają się na ciągłym przepływie informacji między klientem a konsultantem. FAR opisuje umowę zlecenia jako kluczową dla zapewnienia, że strony mają taką samą wizję zakresu zlecenia, praw i obowiązków. Dla członków FAR pisemny list zlecający jest ponadto wymogiem.

Co powinno opisywać zlecenie?

• bieżącą księgowość
• rozrachunki z dostawcami i odbiorcami
• obsługę płac
• deklaracje VAT i deklaracje pracodawcy
• zamknięcie roku i sprawozdanie finansowe
• zeznanie podatkowe
• raportowanie i doradztwo
• usługi, które wyraźnie nie są objęte zakresem

Podział odpowiedzialności musi być konkretny

Umowa powinna określać, kto dostarcza dokumentację, kiedy powinna ona trafić do konsultanta oraz kto zatwierdza płatności, listy płac, deklaracje i zamknięcie roku. Klient zachowuje pełną odpowiedzialność za księgowość firmy oraz za to, że przekazane informacje są kompletne i poprawne.

Wynagrodzenie i prace dodatkowe

Należy określić, czy cena jest stała, godzinowa czy uzależniona od wolumenu, oraz w jaki sposób rozliczane są prace wykraczające poza uzgodniony zakres. Prace dodatkowe wynikające ze spóźnionych lub niekompletnych dokumentów powinny być uregulowane z wyprzedzeniem.

RODO i podmiot przetwarzający dane osobowe

Biura rachunkowe często przetwarzają dane osobowe w imieniu klienta. Należy ocenić rolę stron i w razie spełnienia przesłanek RODO może zaistnieć potrzeba zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Należy udokumentować instrukcje, środki bezpieczeństwa oraz dalsze podmioty przetwarzające.

Znajomość klienta i przeciwdziałanie praniu pieniędzy

Profesjonalna księgowość podlega przepisom o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Rozpoczęcie zlecenia musi być zatem skoordynowane z procedurami „znaj swojego klienta” (KYC), oceną ryzyka oraz wewnętrznymi procedurami biura.

Częste błędy

• brak jasnej listy tego, co wchodzi w zakres usług, a co nie
• brak terminów dostarczania dokumentów przez klienta
• niejasna odpowiedzialność za deklaracje i zatwierdzenia
• brak umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych lub instrukcji
• brak uregulowania cen za prace dodatkowe

Zobacz wzór umowy zlecenia na usługi finansowe w sklepie Mallbutiken.

FAQ

Czy biuro rachunkowe przejmuje odpowiedzialność klienta za księgowość?

Nie. Podział odpowiedzialności powinien być jasny, ale zarząd firmy zachowuje swoje ustawowe obowiązki.

Czy wymagana jest nowa umowa każdego roku?

Niekoniecznie, ale umowę należy aktualizować, gdy zmienia się zakres zlecenia lub istotne warunki.

Czy usługi księgowe i doradztwo mogą być ujęte w jednej umowie?

Tak, ale zakres i odpowiedzialność za poszczególne usługi powinny być jasno określone.

Artykuł stanowi informację ogólną i nie zastępuje porady prawnej ani profesjonalnej.