Umowa z prezesem – jakie warunki powinni ustalić zarząd i prezes?

Krótka odpowiedź: Umowa z prezesem zarządu (CEO) powinna być znacznie bardziej szczegółowa niż zwykła standardowa umowa o pracę. Rada nadzorcza i prezes muszą jasno uregulować kwestie związane z zakresem obowiązków, wynagrodzeniem, emeryturą, premiami, wypowiedzeniem, odprawami, poufnością, kwestiami konkurencji oraz relacją z instrukcjami rady nadzorczej.

Dlaczego umowy z prezesami różnią się od zwykłych umów o pracę?

Prezes zarządu pełni szczególną rolę w świetle prawa spółek i podlega kierownictwu rady nadzorczej. Osoby na stanowiskach kierowniczych lub porównywalnych mogą być ponadto wyłączone z części przepisów prawa pracy dotyczących ochrony pracownika. Ocena zależy od rzeczywistego stanowiska, a nie tylko od tytułu.

Co powinna regulować umowa?

• stanowisko, raportowanie i miejsce wykonywania pracy
• relację ze statutem spółki oraz instrukcją dla prezesa
• wynagrodzenie stałe i jego przegląd
• wynagrodzenie zmienne, premię i kryteria pomiaru
• emeryturę i ubezpieczenia
• świadczenia dodatkowe i zwrot kosztów
• urlop i inne formy zwolnienia z pracy
• okres wypowiedzenia i ewentualne zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy
• odprawę
• poufność i tajemnice przedsiębiorstwa
• prawa własności intelektualnej
• klauzule dotyczące konkurencji, zakazu podkupywania pracowników i klientów, gdy są uzasadnione

Prawo rady nadzorczej do odwołania prezesa

Rada nadzorcza może podjąć decyzję o odwołaniu prezesa z pełnionej funkcji. Nie oznacza to jednak, że wszelkie konsekwencje finansowe automatycznie znikają. Umowa z prezesem powinna zatem określać, co dzieje się z zatrudnieniem, wynagrodzeniem, zwolnieniem z obowiązku świadczenia pracy oraz innymi świadczeniami w przypadku zakończenia pełnienia funkcji.

Premia i wynagrodzenie zmienne

Niejasne klauzule premiowe są częstym źródłem konfliktów. Należy zdefiniować okres pomiarowy, cele, osobę ustalającą wynik, sytuację w przypadku odejścia prezesa w trakcie okresu rozliczeniowego oraz kwestię wpływu zdarzeń nadzwyczajnych na obliczenia.

Odprawy i zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy (garden leave)

Jeśli strony chcą zastosować odprawę lub zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy, umowa powinna określać czas trwania, zasady potrąceń w przypadku uzyskania nowego dochodu, świadczenia przysługujące w tym okresie oraz wymogi dotyczące lojalności lub poufności, które pozostają w mocy.

Instrukcja dla prezesa i zatwierdzanie wydatków

Umowa z prezesem nie powinna zastępować dokumentów zarządczych rady nadzorczej. Osobna instrukcja dla prezesa może doprecyzować podział obowiązków między radą nadzorczą a prezesem, sposób raportowania, podejmowanie ważniejszych decyzji oraz limity autoryzacji wydatków.

Częste błędy

• korzystanie ze zwykłej umowy o pracę bez dostosowania jej do roli
• zakładanie bez analizy, że szwedzka ustawa o ochronie zatrudnienia (LAS) zawsze ma zastosowanie lub nigdy go nie ma
• brak jasnej metody pomiaru w warunkach premiowych
• brak koordynacji odprawy z okresem wypowiedzenia
• tworzenie klauzul konkurencji szerszych niż jest to konieczne

Zobacz pakiet wzorów umów z prezesem zarządu w Mallbutiken w języku szwedzkim i angielskim.

FAQ

Czy prezes zarządu jest objęty ustawą o ochronie zatrudnienia (LAS)?

Nie da się na to odpowiedzieć wyłącznie na podstawie tytułu. Pracownicy na stanowiskach kierowniczych lub porównywalnych są wyłączeni z zakresu ustawy LAS, jednak ocena dokonywana jest na podstawie faktycznej roli i stanowiska.

Czy potrzebna jest zarówno umowa z prezesem, jak i instrukcja dla prezesa?

Pełnią one różne funkcje. Umowa reguluje relację między spółką a prezesem, podczas gdy instrukcja jest dokumentem prawa spółek wydanym przez radę nadzorczą, określającym zadania prezesa i zasady raportowania.

Czy umowę można sporządzić w języku angielskim?

Tak, ale jeśli ma mieć zastosowanie prawo szwedzkie, terminologia musi być spójna ze szwedzkimi przepisami prawa spółek i prawa pracy.

Artykuł zawiera informacje ogólne i nie zastępuje porady prawnej.