Notarius publicus och pełnomocnictwa – kiedy wymagane jest poświadczenie lub apostille?

Autor: Mallbutiken · Informacje zweryfikowane 1 października 2026 r.

Notarius Publicus może między innymi poświadczać podpisy, kopie i określone dane w dokumentach, a także wydawać apostille. Może to być konieczne, gdy szwedzkie pełnomocnictwo ma zostać przedstawione za granicą lub gdy odbiorca wyraźnie wymaga uwierzytelnienia.

Czym zajmuje się Notarius Publicus?

Notarius Publicus jest wyznaczany przez Urząd Wojewódzki (Länsstyrelsen) i zgodnie ze szwedzkim prawem wykonuje określone zadania. Urząd Wojewódzki wskazuje między innymi, że Notarius Publicus może poświadczać podpisy, kopie, tłumaczenia oraz inne dane dotyczące treści dokumentów, a także potwierdzać uprawnienia lub zajmowane stanowisko.

Należy zatem rozróżniać treść pełnomocnictwa od jego uwierzytelnienia. Notarius Publicus zazwyczaj nie przekształca wadliwego pełnomocnictwa w poprawną merytorycznie umowę jedynie poprzez poświadczenie podpisu. Zadanie ogranicza się do wymaganej czynności kontrolnej lub poświadczającej.

Kiedy poświadczenie podpisu może być potrzebne?

Odbiorca może wymagać potwierdzenia, że podpis został rzeczywiście złożony przez wskazaną osobę. W takich przypadkach Notarius Publicus może poświadczyć podpis zgodnie ze swoimi procedurami. Ustal wcześniej, czy podpisanie musi nastąpić w obecności Notarius Publicus, czy też można przekazać już podpisany dokument.

Czym jest apostille?

Apostille to szczególna forma uwierzytelnienia zgodnie z Konwencją haską dla dokumentów, które mają być użyte w innym kraju będącym stroną konwencji. Urząd Wojewódzki opisuje apostille jako autoryzowaną pieczęć potwierdzającą autentyczność podpisu na dokumencie. W Szwecji jedynie Notarius Publicus jest uprawniony do wydawania apostille.

Jeśli kraj odbiorcy jest stroną konwencji haskiej, prawidłowe opatrzenie dokumentu apostille zazwyczaj oznacza, że dodatkowa legalizacja dyplomatyczna nie jest wymagana. Odbiorca może jednak nadal mieć wymagania dotyczące języka, treści i formy samego pełnomocnictwa.

Apostille to nie to samo co tłumaczenie

Częstym błędem jest przekonanie, że apostille sprawia, iż dokument staje się zrozumiały dla zagranicznego odbiorcy. Apostille nie zastępuje tłumaczenia. Odbiorca może wymagać tłumaczenia przysięgłego, zwłaszcza jeśli dokument jest sporządzony w języku szwedzkim.

Pełnomocnictwo w języku angielskim

Pełnomocnictwo w języku angielskim może być praktyczne, gdy kontrahent posługuje się angielskim, jednak wybór języka nie decyduje o tym, czy dokument zostanie uznany prawnie w innym kraju. Dlatego sprawdź:

• jakiego prawa zgodnie z oczekiwaniami odbiorcy powinno podlegać pełnomocnictwo,
• czy szwedzkie pełnomocnictwo jest akceptowane,
• czy podpis wymaga uwierzytelnienia,
• czy wymagana jest apostille,
• czy wymagane jest tłumaczenie przysięgłe,
• czy należy przedstawić oryginał.

Dla ogólnego szwedzkiego pełnomocnictwa w języku angielskim dostępny jest wzór Mallbutiken: General Power of Attorney. Zawsze dostosuj go do wymogów konkretnego kraju odbiorcy.

Praktyczny przebieg działań

1. Zapytaj odbiorcę o dokładne wymogi formalne.
2. Sprawdź, czy pełnomocnictwo musi być sporządzone w określonym języku.
3. Ustal, czy podpis lub kopia wymagają uwierzytelnienia.
4. Sprawdź, czy dany kraj stosuje apostille lub inną formę legalizacji.
5. Umów się z Notarius Publicus i zapytaj, jakie dokumenty tożsamości oraz oryginały należy zabrać ze sobą.
6. Zachowaj kopię ostatecznego dokumentu, który rzeczywiście zostanie wysłany.