Umowy coworkingowe i umowy na wynajem biur – najem czy umowy o świadczenie usług?

Krótka odpowiedź: Umowa o udostępnienie miejsca w coworkingu lub biurze może pod względem prawnym obejmować zarówno korzystanie z lokalu, jak i usługi. Nagłówek umowy nie przesądza sam w sobie o tym, jakie przepisy prawne mają zastosowanie. Im bardziej dany model przypomina wyłączne prawo do korzystania z określonej powierzchni w zamian za wynagrodzenie, tym ważniejsza staje się analiza przepisów dotyczących najmu lokali zawartych w 12. rozdziale szwedzkiego Kodeksu gruntowego (jordabalken).

Czym jest umowa o miejsce biurowe?

Umowa o miejsce biurowe jest często stosowana, gdy firma uzyskuje prawo do korzystania z biurka, pokoju lub obszaru roboczego wraz z usługami takimi jak internet, recepcja, sale konferencyjne, kawa, sprzątanie i obsługa poczty. Elastyczność stanowi dużą różnicę w stosunku do tradycyjnej umowy najmu lokalu.

Najem czy usługa – dlaczego to ma znaczenie?

Jeśli w praktyce umowa stanowi najem lokalu, zastosowanie mogą mieć bezwzględnie lub półbezwzględnie obowiązujące przepisy o najmie, m.in. dotyczące wypowiedzenia i pośredniej ochrony lokatorskiej (besittningsskydd). Jeśli model ten jest przede wszystkim elastyczną usługą bez wyłącznego prawa do konkretnej powierzchni, ocena może być inna. Każdą umowę należy analizować w oparciu o jej treść.

Co powinna zawierać umowa?

• jakie miejsce lub rodzaj stanowiska pracy może być wykorzystywany
• czy miejsce jest stałe, współdzielone czy elastyczne
• godziny otwarcia i dostęp
• sale konferencyjne, internet, recepcję i inne usługi
• cenę, indeksację i usługi dodatkowe
• kaucję lub zabezpieczenie
• okres wypowiedzenia i zasady opuszczenia lokalu
• odpowiedzialność za sprzęt i szkody
• poufność i bezpieczeństwo informacji w przestrzeniach wspólnych
• zasady dotyczące gości, kluczy i kart dostępu

Ochrona lokatorska (besittningsskydd)

Najemcy lokali mają co do zasady pośrednią ochronę lokatorską po upływie określonego czasu, istnieją jednak wyjątki oraz możliwość zrzeczenia się jej w szczególnych formach. Umowa coworkingowa nie powinna zatem automatycznie zakładać braku ochrony lokatorskiej bez wcześniejszej analizy modelu i zasad współpracy.

Poufność w otwartych przestrzeniach biurowych

Coworking stwarza praktyczne ryzyka związane z poufnością. Umowa może regulować zachowanie w przestrzeniach wspólnych, obsługę gości, poufne rozmowy, ekrany, wydruki oraz dostęp do sieci. Firmy przetwarzające wrażliwe informacje powinny ponadto posiadać własne wewnętrzne procedury bezpieczeństwa.

Wypowiedzenie i zmiany

Elastyczność jest często modelem biznesowym, ale musi być wyraźnie uregulowana w umowie. Należy określić, kiedy cena może ulec zmianie, w jaki sposób dokonuje się wypowiedzenia, co dzieje się z płatnościami z góry oraz jak należy postępować z kluczami, kartami dostępu i mieniem po zakończeniu umowy.

Częste błędy

• używanie słowa „członkostwo” i zakładanie, że przepisy o najmie nigdy nie będą miały zastosowania
• brak specyfikacji usług wchodzących w skład umowy
• brak zasad dotyczących sieci i poufności
• brak regulacji dotyczących gości i dostępu poza godzinami pracy obsługi
• rozbieżność między warunkami wypowiedzenia a okresami rozliczeniowymi

Zobacz pakiet wzorów dokumentów dla biur i coworkingu w sklepie Mallbutiken.

FAQ

Czy wszystkie umowy coworkingowe są umowami najmu lokalu?

Nie. Ocena zależy od tego, jak faktycznie zaprojektowane jest korzystanie z lokalu i usługi.

Czy można umownie wyłączyć ochronę lokatorską?

W pewnych sytuacjach możliwe jest zrzeczenie się jej, jednak mogą mieć zastosowanie wymogi formalne, a czasem konieczna może być zgoda komisji ds. najmu (hyresnämnden). Sprawdź dany model przed zastosowaniem standardowej klauzuli.

Czy potrzebna jest lista inwentarzowa?

Jeśli udostępniane jest stałe miejsce lub pokój wraz z wyposażeniem, lista inwentarzowa może ograniczyć spory dotyczące tego, co było przedmiotem najmu i w jakim stanie się znajdowało.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje profesjonalnej porady prawnej.