Plan zarządzania dokumentacją & Rejestr archiwum – Organizacja pozarządowa | Word/PDF/Excel

Zapanuj dokumentację stowarzyszenia. Ten cyfrowy pakiet szablonów pomoże szwedzkiemu stowarzyszeniu pozarządowemu zaplanować zarządzanie dokumentami, prowadzić rejestr archiwum, kontrolować uprawnienia oraz dokumentować decyzje dotyczące przechowywania i niszczenia dokumentów. Pakiet jest dostarczany bezpośrednio w formacie ZIP z edytowalnymi plikami Word i Excel oraz odpowiadającymi im plikami PDF.

Kiedy warto skorzystać ze szablonów?

Dla zarządów, sekretarzy, skarbników i osób odpowiedzialnych za działalność stowarzyszeń pozarządowych, które chcą ułatwić sobie znajdowanie, monitorowanie, ochronę i przechowywanie dokumentów. Szablony można wykorzystać na przykład do protokołów, dokumentacji finansowej, umów, dokumentów dotyczących dotacji oraz rejestrów administracyjnych.

Jak działa plan zarządzania dokumentami

1. Zidentyfikuj rodzaje dokumentów, jakie posiada stowarzyszenie.
2. Określ odpowiedzialność, miejsce przechowywania, uprawnienia oraz zasady nazewnictwa i wersjonowania.
3. Oceń stosowne warunki przechowywania dla każdego rodzaju dokumentu.
4. Zarejestruj dokumenty i decyzje w Excelu.
5. Monitoruj uprawnienia, odchylenia w kontrolach i udokumentowane niszczenie dokumentów.

Ważne informacje o okresach przechowywania i niszczenia dokumentów

Nie istnieje ogólny okres przechowywania, który dotyczyłby wszystkich dokumentów we wszystkich stowarzyszeniach pozarządowych. Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych i wymogi przechowywania mogą wynikać z ustawy o księgach rachunkowych; w przypadku działalności podlegającej obowiązkowi prowadzenia ksiąg rachunkowych standardowo stosuje się siedmioletni okres przechowywania informacji rachunkowych. Gdy dokumenty zawierają dane osobowe, RODO wymaga m.in., aby przechowywanie było uzasadnione prawnie istotnym celem i odpowiednią podstawą prawną. Stowarzyszenie musi również ocenić statuty, umowy, warunki dotacji oraz szczególne zasady działalności.

Często zadawane pytania

Czy plan zarządzania dokumentami jest wymogiem ustawowym dla wszystkich stowarzyszeń?

Nie, takie ogólne stwierdzenie byłoby wprowadzające w błąd. Szablony stanowią praktyczne wsparcie dla wewnętrznego porządku stowarzyszenia. Szczególne przepisy mogą wymagać określonej treści, rejestrowania i archiwizacji w zależności od rodzaju działalności.

Czy można niszczyć dokumenty po upływie określonego standardowego czasu?

Nie. Ocena przed terminowym niszczeniem dokumentów powinna dokumentować podstawę prawną, cel, stosowne wymogi przechowywania, osobę podejmującą decyzję oraz faktyczne przeprowadzenie niszczenia.

Czy plik Excel jest automatycznym systemem archiwizacji?

Nie. Excel gromadzi zarejestrowane pozycje i statusy kontroli, ale nie rozstrzyga prawnie, jakie dokumenty można niszczyć ani jak długo należy przechowywać dane.

Czy mogę edytować szablony?

Tak, pliki Word i Excel są edytowalne. Pliki PDF służą jako wersje do druku i odniesienia.

Powiązane szablony dokumentów

W razie potrzeby uzupełnij zestaw o uproszczone roczne sprawozdanie finansowe dla stowarzyszenia pozarządowego, plan działalności i sprawozdanie z działalności oraz listę obecności i raport z działalności.

Dostawa cyfrowa. Szablony należy dostosować i zweryfikować pod kątem faktycznej działalności i obowiązków stowarzyszenia.