Uchwała zarządu w formie kapsułki – Stowarzyszenie pożytku publicznego | Word/PDF/Excel

Decyzje zarządu organizacji pozarządowej per capsulam – szablony dokumentów w formatach Word, PDF i Excel dla zarządów, które muszą przygotować i udokumentować pisemną decyzję bez zwołania posiedzenia, gdy statuty organizacji rzeczywiście na to pozwalają. Szablony pomagają oddzielić propozycję decyzji, indywidualne wypowiedzi, udokumentowaną decyzję i jej późniejszą realizację.

Ważne przed zakupem i użyciem: Organizacja pozarządowa nie ma ogólnego prawa do stosowania procedury per capsulam w każdej sprawie. Zawsze należy sprawdzać aktualne statuty, zakres uprawnień zarządu, jego skład, możliwość dyskusji oraz ewentualne wymogi dotyczące uczestnictwa, podpisu i zwołania posiedzenia. W razie wątpliwości lub sprzeciwu należy zwołać prawidłowe posiedzenie lub poprosić kompetentnego doradcę o ocenę sprawy. Szablony nie tworzą automatycznie ważnej decyzji.

Kiedy można stosować pisemne decyzje zarządu?

W przypadku konkretnej sprawy zarządu, w której tę samą propozycję decyzji można przekazać wszystkim uprawnionym członkom zarządu i gdy statuty organizacji lub inne istotne zasady podejmowania decyzji rzeczywiście dopuszczają rozpatrywanie jej w formie pisemnej. Pakiet nie jest przeznaczony do zastępowania walnego zgromadzenia, zwołania zgodnie ze statutami ani specjalnych wymogów formalnych, ani do omijania woli członka zarządu, który chce omówić sprawę.

Wszystkie pliki i ich zastosowanie

Narzędzie Excel – dziewięć zakładek roboczych

Przegląd, Sprawy, Członkowie zarządu, Wypowiedzi, Decyzje, Działania, Odchylenia, Kontrole i Czytaj mnie. Narzędzie zlicza zarejestrowane sprawy, wypowiedzi, sprzeciwy/wnioski o zwołanie posiedzenia i działania administracyjne. Statusy takie jak przygotowanie, brak decyzji, zrealizowane i zweryfikowane są utrzymywane oddzielnie.

Excel nie sprawdza, czy statuty organizacji dopuszczają pisemne decyzje, czy zachowano wymaganą większość lub czy złożono podpis, czy występuje konflikt interesów lub czy decyzja jest prawnie wiążąca. Taka ocena jest rejestrowana wyłącznie po faktycznej kontroli dokonanej przez człowieka. Arkusz roboczy jest przygotowany do obsługi 200 spraw i 300 wypowiedzi.

Jak organizacja korzysta z pakietu

1. Sprawdź najnowsze statuty, protokoły z wyboru członków zarządu i zakres uprawnień zarządu.
2. Oceń, czy właśnie ta sprawa może zostać rozstrzygnięta pisemnie bez zwołania posiedzenia.
3. Przygotuj jednoznaczną, oznaczoną wersję propozycji decyzji z tymi samymi załącznikami i prześlij ją wszystkim osobom, które mają w niej uczestniczyć.
4. Odbieraj oddzielne, weryfikowalne odpowiedzi i rejestruj wniosek o dyskusję, sprzeciwy oraz ewentualny konflikt interesów.
5. Jeśli nie można zweryfikować wymogu, udokumentuj brak decyzji i przejdź do prawidłowej procedury zwołania posiedzenia.
6. Dopiero po faktycznym rozpatrzeniu: sfinalizuj i dostosuj/podpisz protokół zgodnie z właściwymi przepisami organizacji.
7. Realizuj postanowione zadania z planu działań i kontroluj ich realizację oddzielnie.

Warunki prawne

Wytyczne Skarbu Państwa opisują, że organizacja pozarządowa opiera się na przyjętych statutach i wybranym zarządzie, a statuty powinny określać sposób podejmowania decyzji i sposób pracy zarządu. Dlatego nie jest właściwe korzystać z procedur per capsulam stosowanych na walnych zgromadzeniach spółek lub przez rady nadzorcze spółek akcyjnych bez samodzielnej oceny warunków, jakie spełnia organizacja. Skarb Państwa: zarządzanie organizacją pozarządową · MUCF: zakładanie i prowadzenie organizacji pozarządowej.

Dane osobowe w materiałach dla zarządu i protokołach muszą być przetwarzane zgodnie z właściwymi przepisami RODO. Szczególnie wrażliwe dane nie powinny być udostępniane w otwartych arkuszach Excel. IMY: organizacje i dane osobowe.

Często zadawane pytania

Czy organizacja pozarządowa może podejmować decyzje per capsulam?

Zależy to od faktycznych statutów organizacji, zakresu uprawnień i sposobu podejmowania decyzji. Nie istnieje ogólna zasada, która czyniłaby wszystkie pisemne decyzje zarządu ważnymi. Przed użyciem szablonu należy sprawdzić warunki.

Czy e-mail z odpowiedzią „tak” od członka zarządu jest automatycznie traktowany jako głos?

Nie, znaczenie e-maila należy ocenić w odniesieniu do przyjętej procedury, właściwej wersji propozycji i osób uprawnionych do uczestnictwa. Milczenie i odpowiedzi warunkowe nie są traktowane jako bezwarunkowa zgoda.

Co się stanie, jeśli ktoś poprosi o dyskusję?

Organizacja nie powinna kontynuować procedury tak, jakby panowała zgoda. Należy sprawdzić statuty i rozpatrzyć sprawę podczas prawidłowo zwołanego posiedzenia lub w inny prawidłowy sposób podejmowania decyzji.

Czy podpisy są wymagane?

Zależy to od procedury i faktycznych przepisów organizacji. Pakiet zawiera miejsce na weryfikację zgody i podpisu, ale nie gwarantuje, że określony sposób podpisu elektronicznego jest wystarczający.

Czy decyzja może zostać użyta w banku?

Nie zawsze. Uprawnienia bankowe, podpis firmowy i zewnętrzne pełnomocnictwa należy zweryfikować oddzielnie. Wewnętrzny protokół z decyzji nie zastępuje automatycznie innych dokumentów.

Czy istnieje główny szablon w języku angielskim?

Nie. Sześć dokumentów roboczych, w tym szwedzki przewodnik użytkownika, jest w języku szwedzkim, a specjalny angielski przewodnik użytkownika zawiera wyjaśnienia. Nie dostosowuje on dokumentów do prawa obcego.

Powiązane produkty i wytyczne

• Protokół organizacji dla walnego zgromadzenia i posiedzenia zarządu – podczas faktycznego posiedzenia.
• Decyzja o podpisie firmowym i uprawnieniach bankowych dla organizacji pozarządowej – gdy uprawnienia do reprezentowania organizacji na zewnątrz należy udokumentować.
• Przewodnik: protokół z posiedzenia zarządu i walnego zgromadzenia – porównanie dokumentacji z posiedzenia i pisemnych decyzji bez posiedzenia.

Źródła i informacje o wersjach

Skarb Państwa – zakładanie organizacji pozarządowej · Skarb Państwa – zarządzanie organizacją pozarządową · IMY – dane osobowe organizacji · RODO (UE) 2016/679.

Wersja 1.0 · Kontrola źródeł wspomagana przez AI z dnia 1 listopada 2026 r. Nie ma zewnętrznej opinii prawnej, kontroli organu administracji ani ogólnej gwarancji ważności prawnej. Dostarczane jako cyfrowy plik ZIP do pobrania po ręcznym połączeniu produktu z Shopify Digital Products i opublikowaniu go przez sklep.