Wycofywanie systemów AI – zakończenie modelu, eksport danych, zachowanie logów i certyfikat dostawcy | Word/PDF/Excel

Wycofnij system AI, podejmując śledzoną decyzję i stosując rzeczywiste kroki kontrolne. Ten szwedzki pakiet dokumentów pomaga firmom dokumentować wygaszanie modelu, zarządzanie promptami i wynikami AI, eksport danych, ustawowe przechowywanie logów, zwrot/usunięcie danych przez dostawcę oraz techniczne zablokowanie dostępu. Szablon nie zastępuje indywidualnej oceny prawnej, wdrożenia systemowego ani istniejącej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Szybkie fakty: Zastosowanie szwedzkie • 5 szwedzkich szablonów roboczych + 1 szwedzki przewodnik + 1 angielski przewodnik • 7 edytowalnych plików DOCX + 7 odpowiadających im przeszukiwalnych i drukowalnych plików PDF + 1 plik XLSX z 9 zakładkami = 15 plików • Cyfrowa dostawa ZIP dopiero po przyszłej aktywacji produktu. Pliki PDF nie są interaktywnymi formularzami do wypełniania. English User Guide nie tłumaczy szwedzkich szablonów roboczych.

Dla kogo jest szablon?

Pasuje: Do działalności, która wyłącza asystenta AI przetwarzającego dane wewnętrzne lub zmienia dostawcę AI/modelu i musi wykazać, jakie decyzje, eksporty i testy kontrolne zostały wykonane.

Nie pasuje bez uzupełnienia: Do sytuacji, w których sektorowe obowiązki archiwizacyjne, procedury organu, zgłoszenie incydentu, zobowiązania dotyczące AI wysokiego ryzyka lub spór wymagają specjalnego procesu. Nie jest to ogólny projekt wygaszania systemu, DPIA, gotowa licencja dostawcy ani formularz urzędowy.

Plik po pliku – konkretna zawartość dostawy

Praktyczne zastosowanie narzędzia Excel

Księga robocza ma dziewięć zakładek: Przegląd, System AI, Dane & logi, Test eksportu, Dostęp, Dostawcy, Działania, Decyzje, Czytaj mnie. Przegląd liczy zarejestrowane pozycje oraz otwarte lub zamknięte działania administracyjne. Otwarty test eksportu wskazuje, że pozostało zadanie do wykonania, a nie że eksport jest prawnie zabroniony. Formuły nigdy nie decydują o zgodności przechowywania, klasie ryzyka systemu ani zatwierdzonym usunięciu danych przez dostawcę. Excel nie jest narzędziem, które faktycznie blokuje klucze API ani usuwa dane.

Jak używać dokumentów

1. Zidentyfikuj system, wersję, umowę, osoby odpowiedzialne, role ochrony danych i kompetencje decyzyjne.
2. Wypełnij decyzję o wygaszaniu i oceń szczególne warunki blokady, wymogi przechowywania oraz ryzyka.
3. Zrób inwentaryzację kategorii danych, promptów, wyników, wersji modelu, logów i uprawnień w szablonie 2 i Excelu.
4. Przeprowadź test eksportu i potwierdź faktycznie otrzymane pliki oraz ewentualne rozbieżności.
5. Przekaż dostawcy zgodną z umową instrukcję dotyczącą zwrotu i ewentualnego usunięcia; udokumentuj wyjątki.
6. Zablokuj i przetestuj połączenia, agentów oraz nowy dostęp w rzeczywistym środowisku technicznym działalności.
7. Pozwól uprawnionej osobie przeanalizować dowody i podjąć ostateczną decyzję; podpisz i zarchiwizuj prawidłowo.

Granice prawne i szczególne ryzyka

RODO: Gdy dotyczą danych osobowych, należy indywidualnie ocenić cel, ograniczenie przechowywania, prawo do usunięcia i wyjątki. Zwrot lub usunięcie danych przez powierzenie przetwarzania danych osobowych po zakończeniu umowy podlega artykułowi 28.3 g, umowie i ustawowym wymogom dalszego przechowywania. Zobacz artykuły 5, 17, 28 i 32 RODO oraz wytyczne IMY dotyczące umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Rozporządzenie AI: Szczególne wymogi dokumentacyjne i dotyczące logów mogą zależeć od tego, czy system jest wysokiego ryzyka, jaką rolę podmiotu pełni firma oraz kiedy przepis zacznie być stosowany. Pakiet nie określa ogólnego okresu przechowywania ani automatycznej klasyfikacji AI. Zobacz rozporządzenie UE 2024/1689, w tym artykuły 12, 18, 19, 26. Umowy, tajemnica, prawo własności intelektualnej, zasady archiwizacji i spory prawne również mogą wymagać dalszego chronionego przechowywania.

Różnica w stosunku do podobnych szablonów

Ogólny pakiet wygaszania systemów IT dokumentuje techniczne zamknięcie aplikacji; ten pakiet skupia się dodatkowo na modelu AI, bibliotece promptów, historycznych wynikach, prawnej ocenie logów, odpowiedzialności dostawcy AI za dane i ludzkiej decyzji o zakończeniu. Pakiet AI Governance zarządza wdrażaniem i bieżącym wykorzystaniem AI, a nie całym zdarzeniem związanym z wygaszaniem konkretnego systemu AI.

Często zadawane pytania

Czy musimy natychmiast usuwać wszystkie logi AI?

Nie, nie można ustalić ogólnego obowiązku usuwania wszystkich logów. Oceń dane osobowe, wymogi przechowywania, zobowiązania umowne i ewentualne przepisy dotyczące AI wysokiego ryzyka dla każdej kategorii danych.

Czy to prawnie wiążące potwierdzenie usunięcia?

Nie. Szablon dostawcy służy do żądania, dokumentowania i monitorowania rzeczywistych działań w ramach odpowiedniej umowy i prawa. Rozpoczęte żądanie nie jest dowodem na wykonane usunięcie.

Czy pliki PDF można wypełniać?

Nie, pliki PDF są przeszukiwalne i drukowalne, nie są interaktywnymi formularzami. Edytuj dokumenty w formacie DOCX.

Czy główne szablony są po angielsku?

Nie. Pięć szablonów roboczych jest po szwedzku. Osobny English User Guide pokazuje, jak używać szwedzkich dokumentów.

Czy Excel blokuje przepływy pracy lub zatwierdza zgodność z AI Act?

Nie. Excel rejestruje i liczy statusy administracyjne; testy techniczne i decyzje prawne muszą być podejmowane przez uprawnione osoby.

Powiązane rzeczywiste zasoby

• Zarządzanie agentami AI – upoważnienie i rollback dla bieżącego upoważnienia przed wygaszaniem.
• Wygaszanie systemów IT i zamykanie aplikacji, gdy potrzeba jest techniczna, a nie specyficzna dla AI.

Źródła, wersja i przejrzystość

Wersja 1.0, 10 listopada 2026. AI-asystowane sprawdzenie źródeł prawnych powyższych przepisów UE i wytycznych organów oraz funkcjonalna kontrola plików. Nie przeprowadzono niezależnej zewnętrznej analizy prawnej. Dokumenty są szablonami roboczymi, a nie indywidualną opinią prawną. Cyfrowa dostawa ZIP będzie możliwa dopiero po opublikowaniu produktu na późniejszym etapie i podłączeniu odpowiedniego pliku.

Przeczytaj też praktyczny poradnik: Wycofanie systemu AI: eksport danych, logi i zakończenie współpracy z dostawcą.