O szablonie dokumentu
Dostosowanie stanowiska pracy i rehabilitacja 2026/2027 – Plan powrotu do pracy, procedury i działania następcze
Jest to kompletny pakiet dla pracodawców i działów HR dotyczący dostosowania stanowiska pracy, absencji chorobowej i powrotu do pracy. Pakiet pomaga pracodawcy wczesne wykrywanie potrzeb, badanie możliwych rozwiązań, dokumentowanie podjętych decyzji, monitorowanie efektów oraz – gdy wymagają tego przepisy – sporządzanie planu powrotu do pracy.
Zestaw wzorów został poddany przeglądowi prawnemu w dniu 4 października 2026 r. pod kątem przede wszystkim przepisów AFS 2023:2 rozdz. 3 dotyczących dostosowania stanowiska pracy, AFS 2023:1 dotyczących systematycznej pracy w zakresie środowiska pracy oraz rozdz. 30 § 6 ustawy o ubezpieczeniach społecznych.
Dostawa: 6 oddzielnych dokumentów zarówno w formacie Word (DOCX), jak i PDF – łącznie 12 plików i 12 stron A4 w każdym formacie.
Co zawiera zestaw
- Ocena potrzeb – Dostosowanie stanowiska pracy 2026/2027 – 2 strony.
- Plan powrotu do pracy 2026/2027 – 2 strony.
- Plan dostosowania stanowiska pracy – Działania i działania następcze – 2 strony.
- Procedura – Dostosowanie stanowiska pracy i rehabilitacja – 2 strony.
- Podstawa do rozmowy – Dostosowanie stanowiska pracy i powrót – 2 strony.
- Szczegółowy przewodnik użytkownika – 2 strony.
Dostosowanie stanowiska pracy jako bieżący obowiązek pracodawcy
Przepisy AFS 2023:2 wymagają, aby pracodawca stale sprawdzał, czy którykolwiek z pracowników potrzebuje dostosowania stanowiska pracy. Dostosowanie może mieć charakter profilaktyczny, aby uniknąć problemów zdrowotnych i absencji, ale jest również stosowane, gdy pracownik ma kontynuować pracę lub powrócić do niej po zwolnieniu lekarskim.
Dostosowanie stanowiska pracy może dotyczyć na przykład:
- dostosowanych obowiązków zawodowych lub zmiany podziału pracy,
- dostosowanego czasu pracy, tempa pracy, przerw lub grafiku,
- pomocy technicznych,
- fizycznego dostosowania miejsca pracy,
- szkoleń, wprowadzenia, nadzoru lub wzmocnionego wsparcia,
- innych tymczasowych lub trwałych rozwiązań indywidualnych.
Po stwierdzeniu potrzeby
Gdy stwierdzono potrzebę dostosowania stanowiska pracy, pracodawca zgodnie z AFS 2023:2 powinien:
- jak najszybciej zbadać i zdecydować, w jaki sposób dostosowanie ma zostać przeprowadzone,
- jak najszybciej wdrożyć dostosowanie,
- stale monitorować i sprawdzać, czy rozwiązanie działa,
- korygować dostosowanie w razie potrzeby.
Ocena potrzeb oraz plan dostosowania stanowiska pracy zawarte w pakiecie są zbudowane bezpośrednio wokół tego procesu.
Procedury przyjmowania informacji o potrzebach
Pracodawca musi posiadać procedury, w których określono:
- kto przyjmuje informacje o potrzebie dostosowania stanowiska pracy,
- co osoba przyjmująca powinna zrobić,
- w jaki sposób informacje mają być przetwarzane.
Procedury muszą być znane wszystkim pracownikom. Jeśli pracodawca zatrudnia dziesięciu lub więcej pracowników, procedury muszą mieć formę pisemną. Dlatego pakiet zawiera odrębną wewnętrzną procedurę pracodawcy.
Plan powrotu do pracy – zasada 30/60
Jeśli można założyć, że zdolność pracownika do pracy będzie ograniczona z powodu choroby przez co najmniej 60 dni, pracodawca zgodnie z rozdz. 30 § 6 ustawy o ubezpieczeniach społecznych powinien zazwyczaj sporządzić plan powrotu do pracy najpóźniej w dniu, w którym zdolność do pracy była ograniczona przez 30 dni.
Jeśli pracodawca początkowo ocenił, że okres choroby będzie krótszy, ale później okaże się, że ograniczenie prawdopodobnie potrwa co najmniej 60 dni, plan należy sporządzić niezwłocznie.
Kiedy nie trzeba sporządzać planu od razu
Przepisy przewidują sytuacje, w których plan nie musi być sporządzany w określonym terminie. Pakiet zawiera zatem osobną część dokumentacyjną dla stanowiska pracodawcy w tej kwestii.
Może to dotyczyć sytuacji, gdy np.:
- ocenia się, że pracownik będzie mógł powrócić do pracy w pełnym zakresie w ciągu 60 dni,
- powrót może nastąpić bez szczególnych działań,
- stan zdrowia wyraźnie wskazuje, że powrót nie jest obecnie możliwy,
- pracownik tymczasowo nie może uczestniczyć w planowaniu.
Jeśli warunki ulegną zmianie, potrzebę należy ocenić ponownie, a plan przygotować tak szybko, jak to będzie wymagane.
Plan jako praktyczne narzędzie pracy
Plan powrotu do pracy zawarty w pakiecie obejmuje m.in.:
- pierwszy dzień choroby i kontrolę w 30. dniu,
- ocenę, czy oczekuje się, że zdolność do pracy będzie ograniczona przez co najmniej 60 dni,
- stan obecny i cele powrotu,
- obowiązki, które są wykonywane prawidłowo i które wymagają dostosowania,
- zaplanowane działania wraz z osobą odpowiedzialną i harmonogramem,
- działania następcze i rewizję,
- plan kontaktów i spotkań.
Przykłady działań w planie powrotu
Wzór pomaga stronom ocenić m.in.:
- zwolnienie chorobowe w niepełnym wymiarze godzin lub stopniowe zwiększanie zaangażowania,
- dostosowanie obowiązków lub nakładu pracy,
- dostosowanie czasu pracy, grafiku lub przerw,
- pomoce techniczne lub fizyczne dostosowanie miejsca pracy,
- inne odpowiednie obowiązki zawodowe w razie potrzeby,
- szkolenia lub przekwalifikowanie,
- medycynę pracy lub inne zewnętrzne kompetencje rehabilitacyjne.
Ocena potrzeb bez zbędnej dokumentacji medycznej
Pracodawca musi zrozumieć, które elementy pracy funkcjonują dobrze, jakie wymagania stwarzają problemy i jakie dostosowania są potrzebne. Nie oznacza to, że pracodawca zawsze musi znać diagnozę lub szczegółowe informacje medyczne.
Ocena potrzeb jest zatem skonstruowana wokół zdolności do pracy, wymagań zawodowych, ograniczeń i działań, a nie wokół diagnoz.
Podstawa do rozmowy dla przełożonego i pracownika
Odrębna podstawa do rozmowy pomaga przełożonemu przeprowadzić ustrukturyzowaną dyskusję na temat:
- które części pracy funkcjonują dobrze,
- które obowiązki lub sytuacje są najtrudniejsze,
- czy pewne pory dnia lub warunki pracy sprawdzają się lepiej lub gorzej,
- jakie dostosowania mogą przynieść największą korzyść,
- potrzeby pomocy, szkoleń, wsparcia lub nadzoru,
- sposobu prowadzenia dalszego kontaktu i działań następczych.
Pracownik powinien współuczestniczyć
Pracownikowi należy umożliwić udział w dochodzeniu, kształtowaniu i monitorowaniu dostosowania stanowiska pracy. Pakiet zawiera zatem wspólne pola na decyzje, działania następcze i podpisy.
Monitorowanie faktycznych efektów – a nie tylko wykonania działania
Dostosowanie stanowiska pracy nie kończy się na wdrożeniu danego działania. Należy monitorować, czy w praktyce przynosi ono efekty.
Dlatego odrębny plan dostosowania stanowiska pracy dokumentuje:
- podjęte działanie,
- osobę odpowiedzialną,
- początek i koniec,
- datę przeglądu,
- wynik i faktyczny efekt,
- decyzję o kontynuowaniu, zmianie lub zakończeniu działania.
Medycyna pracy i fachowa pomoc
Gdy kompetencje wewnątrz własnej organizacji nie są wystarczające do przeprowadzenia dostosowania stanowiska pracy, pracodawca powinien skorzystać z medycyny pracy lub innej fachowej pomocy w niezbędnym zakresie.
Szwedzki Urząd Ubezpieczeń Społecznych (Försäkringskassan) oferuje również wsparcie w zakresie rehabilitacji ukierunkowanej na miejsce pracy, które w niektórych przypadkach można wykorzystać do finansowania takich działań.
Prywatność i wrażliwe dane osobowe
Informacje o stanie zdrowia mogą być wrażliwymi danymi osobowymi. Pakiet przypomina zatem o:
- dokumentowaniu tylko tego, co niezbędne do dostosowania pracy i planowania rehabilitacji,
- unikaniu zbędnych diagnoz i szczegółów medycznych,
- ograniczaniu dostępu do dokumentacji,
- przestrzeganiu procedur ochrony danych i poufności obowiązujących w firmie.
Dostosowanie stanowiska pracy a ogólne środowisko pracy
Indywidualne dostosowanie stanowiska pracy nie może stać się sposobem na ukrycie ogólnych problemów w środowisku pracy. Jeśli indywidualna sprawa wykaże np. niedociągnięcia w zakresie obciążenia pracą, ergonomii, organizacji czy czasu pracy, pracodawca powinien również uwzględnić te wnioski w ramach systematycznej pracy nad środowiskiem pracy.
Załączony szczegółowy przewodnik użytkownika
Przewodnik wyjaśnia krok po kroku:
- różnicę między dostosowaniem stanowiska pracy a planowaniem rehabilitacji,
- bieżący obowiązek pracodawcy zgodnie z AFS 2023:2,
- zasadę 30/60 dotyczącą planu powrotu do pracy,
- kiedy plan można przełożyć lub kiedy nie jest w danej chwili potrzebny,
- zalecany proces pracy od sygnału do monitorowania efektów,
- przykłady działań w zakresie dostosowania stanowiska pracy,
- korzystanie z medycyny pracy i wsparcia zewnętrznego,
- prywatność i wrażliwe dane osobowe,
- kiedy należy skorzystać z indywidualnej porady prawnej lub z zakresu prawa pracy.
Poddane przeglądowi prawnemu na lata 2026/2027
Dokumenty zostały poddane przeglądowi w dniu 4 października 2026 r., w oparciu m.in. o:
- AFS 2023:2 rozdz. 3 – dostosowanie stanowiska pracy.
- AFS 2023:1 – systematyczna praca nad środowiskiem pracy i fachowa pomoc w razie potrzeby.
- Ustawę o środowisku pracy (1977:1160).
- Ustawę o ubezpieczeniach społecznych (2010:110), rozdz. 30 § 6 – plan powrotu do pracy.
- Aktualne wytyczne Försäkringskassan dotyczące planu pracodawcy w zakresie powrotu do pracy.
Format i dostawa
- 6 dokumentów.
- Łącznie 12 plików.
- Word (DOCX) + PDF.
- 12 stron A4 w każdej serii formatów.
- Produkt cyfrowy – brak wysyłki fizycznej.
Najczęściej zadawane pytania
Kiedy musi istnieć plan powrotu do pracy?
Gdy można założyć, że zdolność do pracy będzie ograniczona z powodu choroby przez co najmniej 60 dni, plan powinien być zazwyczaj sporządzony najpóźniej do 30. dnia.
Czy pracodawca musi czekać, aż ktoś będzie na zwolnieniu lekarskim, aby dostosować stanowisko pracy?
Nie. Dostosowanie może być stosowane profilaktycznie, aby uniknąć problemów zdrowotnych i absencji.
Czy pracodawca musi znać diagnozę?
Niekoniecznie. Skupienie powinno być na zdolności do pracy, wymaganiach zawodowych i potrzebnych dostosowaniach.
Czy pracodawca musi mieć procedurę dostosowania stanowiska pracy?
Tak. Procedury muszą być znane wszystkim pracownikom. Przy co najmniej dziesięciu pracownikach procedury muszą być pisemne.
Czy Försäkringskassan może zażądać planu?
Tak. Plan może być użyty jako dokumentacja w procesie rozpatrywania sprawy przez Försäkringskassan, a urząd może wystąpić o jego udostępnienie.
Czy wzór zastępuje formularz Försäkringskassan?
Jest to niezależny wzór pracodawcy oparty na obowiązujących przepisach i aktualnych wytycznych organów. Jeśli Försäkringskassan wyraźnie wymaga określonego formularza lub dokumentacji, należy postępować zgodnie z ich instrukcjami.
Ważne
Dostosowanie stanowiska pracy i rehabilitacja to procesy indywidualne. Układy zbiorowe pracy, prawo antydyskryminacyjne, ochrona zatrudnienia, kwestie niepełnosprawności, przeniesienia służbowe oraz inne uwarunkowania prawa pracy mogą wpływać na ocenę. W sytuacjach złożonych lub spornych należy skorzystać z indywidualnej porady prawnej.
