O szablonie dokumentu
Pakiet szablonów: Wypis z rejestru RODO i prawa osób, których dane dotyczą 2026
Kompletny pakiet szablonów dla firm i organizacji zajmujących się obsługą żądań zgodnie z art. 15–22 RODO. Pakiet zawiera gotowe wzory odpowiedzi dotyczące wypisu z rejestru, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu i zautomatyzowanego podejmowania decyzji, a także szablon wewnętrznej procedury obsługi, wzór przedłużenia terminu/odmowy oraz narzędzie w formacie Excel do spraw DSAR.
Pakiet szablonów został sprawdzony pod kątem prawnym na dzień 3 października 2026 r. i opiera się na RODO, aktualnych wytycznych szwedzkiego organu nadzorczego (IMY) oraz wytycznych EROD 01/2022 dotyczących prawa dostępu do danych.
Zawartość pakietu – 15 plików
- Szablon wewnętrznej procedury obsługi praw osób, których dane dotyczą – Word + PDF
- Wypis z rejestru / prawo dostępu zgodnie z art. 15 – Word + PDF
- Sprostowanie i uzupełnienie danych zgodnie z art. 16 i 19 – Word + PDF
- Usunięcie i ograniczenie przetwarzania zgodnie z art. 17–19 – Word + PDF
- Przenoszenie danych zgodnie z art. 20 – Word + PDF
- Sprzeciw i zautomatyzowane podejmowanie decyzji zgodnie z art. 21–22 – Word + PDF
- Przedłużenie terminu, odmowa, opłaty i uzupełnienie danych identyfikacyjnych zgodnie z art. 12 – Word + PDF
- Narzędzie w programie Excel do obsługi spraw, terminów, wyszukiwania w systemach, odbiorców, sprzeciwów i rejestru decyzji
Jeden miesiąc – z prawidłową obsługą przedłużenia terminu
Żądanie zgodnie z art. 15–22 powinno zostać rozpatrzone bez zbędnej zwłoki, zazwyczaj w terminie miesiąca od otrzymania. Jeśli żądanie jest skomplikowane lub rozpatrywanych jest wiele żądań jednocześnie, termin ten można w razie potrzeby przedłużyć o kolejne dwa miesiące. Osobę, której dane dotyczą, należy poinformować o przedłużeniu terminu i jego przyczynach w ciągu pierwszego miesiąca.
Wypis z rejestru / art. 15
Szablon wypisu z rejestru pomaga organizacji udokumentować i przekazać informacje wymagane przez art. 15, w tym:
- informację, czy dane osobowe są przetwarzane
- cele przetwarzania oraz kategorie danych osobowych
- odbiorców lub kategorie odbiorców
- okres przechowywania danych lub kryteria jego ustalenia
- prawa przysługujące osobie oraz możliwość wniesienia skargi do organu nadzorczego
- źródło danych, jeśli nie zostały zebrane bezpośrednio od osoby
- zautomatyzowane podejmowanie decyzji/profilowanie, jeśli ma zastosowanie
- transfery do państw trzecich i zabezpieczenia
- kopię danych osobowych w odpowiednim formacie
Sprostowanie, usunięcie i ograniczenie przetwarzania
Pakiet zawiera oddzielne szablony odpowiedzi dla art. 16–19. Szablony dokumentują nie tylko samą decyzję, ale także obowiązek poinformowania w stosownych przypadkach odbiorców, którym wcześniej przekazano dane.
Szablon dotyczący usunięcia danych zawiera zarówno podstawy usunięcia, jak i wyjątki, dzięki czemu organizacja nie traktuje błędnie "prawa do bycia zapomnianym" jako absolutnego. Sekcja dotycząca ograniczenia przetwarzania obejmuje m.in. kwestionowanie prawidłowości danych, niezgodne z prawem przetwarzanie, dochodzenie roszczeń oraz trwające rozpatrywanie sprzeciwu.
Przenoszenie danych / art. 20
Szablon dotyczący przenoszenia danych zawiera kontrolę spełnienia szczególnych warunków: przetwarzanie musi być m.in. zautomatyzowane i opierać się na zgodzie lub umowie. Szablon odróżnia także dane osobowe dostarczone przez osobę, której dane dotyczą, od danych nieobjętych art. 20.
Sprzeciw i marketing bezpośredni
Szablon dotyczący sprzeciwu odróżnia standardowe przetwarzanie na podstawie art. 21 ust. 1 od marketingu bezpośredniego. W przypadku marketingu bezpośredniego przetwarzanie w tym celu musi ustać, gdy osoba, której dane dotyczą, zgłosi sprzeciw. W przypadku innego przetwarzania wymagana jest udokumentowana ocena nadrzędnych prawnie uzasadnionych podstaw lub roszczeń prawnych.
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji / art. 22
Pakiet zawiera również weryfikację, czy decyzja opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i wywołuje skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływa na osobę, a także pola dla wyjątków, ingerencji człowieka, możliwości przedstawienia stanowiska, zakwestionowania decyzji oraz przekazania informacji o logice przetwarzania.
Art. 12 – przedłużenie terminu, odmowa i opłaty
Osobny szablon dotyczący art. 12 pomaga organizacji zarządzać sytuacjami, w których:
- konieczne jest przedłużenie terminu
- żądanie jest uwzględniane tylko częściowo lub odrzucane
- żądanie jest uznawane za ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne
- konieczne jest żądanie dodatkowych informacji w celu weryfikacji tożsamości z powodu uzasadnionych wątpliwości
Weryfikacja tożsamości bez nadmiarowego gromadzenia danych
Szablony zakładają, że organizacja powinna ułatwiać realizację praw. Dodatkowe informacje w celu weryfikacji tożsamości powinny być żądane tylko wtedy, gdy istnieją uzasadnione wątpliwości co do tożsamości, a sama weryfikacja powinna być proporcjonalna.
Narzędzie Excel z kontrolą terminów
Narzędzie w programie Excel zawiera pulpit nawigacyjny (dashboard) oraz osobne arkusze dla:
- wszystkich spraw dotyczących praw RODO/DSAR
- automatycznego naliczania standardowego miesięcznego terminu
- przedłużonego trzymiesięcznego terminu w przypadku korzystania z przedłużenia
- statusu terminów i spraw zaległych
- wyszukiwania w systemach i źródeł danych
- odbiorców zgodnie z art. 19
- sprzeciwów zgodnie z art. 21
- decyzji, opłat, odmów i przedłużeń
- źródeł prawa
Wytyczne EROD dotyczące prawa dostępu
Sekcja dotycząca wypisu z rejestru uwzględnia ostateczną wersję wytycznych EROD 01/2022 dotyczących prawa dostępu. Wytyczne wyjaśniają m.in., jak organizacja powinna rozumieć żądanie, przeszukiwać zasoby w celu znalezienia odpowiednich danych, zarządzać kopiami, formatami elektronicznymi oraz prawami innych osób.
Dla kogo jest ten pakiet?
- firm i sklepów internetowych
- spółek SaaS i IT
- działów HR i kadr
- działów obsługi klienta i wsparcia
- inspektorów ochrony danych (IOD)
- działów prawnych i ds. zgodności (compliance)
- organizacji chcących wdrożyć identyfikowalny i spójny proces obsługi praw osób, których dane dotyczą
Podstawa prawna
- Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (UE) 2016/679, w szczególności art. 12, 15–22 oraz art. 19
- aktualne wytyczne IMY dotyczące praw osób, których dane dotyczą, oraz terminów
- wytyczne EROD 01/2022 w sprawie praw osób, których dane dotyczą – prawo dostępu, wersja 2.1
Format: Word (DOCX) + PDF + Excel (XLSX)
Język: szwedzki
Jurysdykcja: Szwecja / UE
Liczba plików: 15
Wersja: 1.0 – 2026-10-03
Szablony stanowią ogólną dokumentację. Przepisy sektorowe, tajemnica zawodowa, zasady archiwizacji, wymogi księgowe oraz inne obowiązki prawne mogą wpływać na sposób obsługi konkretnego żądania.
