O szablonie dokumentu
Pakiet wzorów Umów z dostawcą 2026/2027 – Word/PDF + angielski | Prawo szwedzkie
Jest to kompletna i profesjonalna Umowa z dostawcą dla bieżących dostaw towarów i/lub usług B2B. Pakiet został opracowany dla firm, które chcą wyraźnie zarządzać relacjami z dostawcami z perspektywy zakupów i łańcucha dostaw – z konkretnymi zasadami dotyczącymi zamówień, prognoz, zdolności produkcyjnych, precyzji dostaw, jakości, gwarancji, zgodności produktów, podwykonawców, audytów, ciągłości działania, RODO, odpowiedzialności i wypowiedzenia.
Pakiet wzorów został prawnie zweryfikowany pod kątem obowiązującego prawa szwedzkiego i aktualnych regulacji UE na dzień 4 października 2026 r. i jest przeznaczony do użytku w latach 2026/2027. Zawiera szwedzką Umowę z dostawcą (Leverantörsavtal), kompletną anglojęzyczną Supplier Agreement zgodną z prawem szwedzkim oraz osobny szczegółowy przewodnik dla użytkownika.
Dostawa: 3 dokumenty w formatach Word (DOCX) i PDF – łącznie 6 plików, 37 stron A4 i 12 załączników/schedules. Produkt dostarczany jest cyfrowo. Żaden towar fizyczny nie jest wysyłany.
Co wchodzi w skład pakietu
- Umowa z dostawcą 2026/2027 – wersja szwedzka, 17 stron z 26 sekcjami umowy i 12 załącznikami.
- Supplier Agreement 2026/2027 – angielski / prawo szwedzkie, 17 stron z odpowiadającą strukturą i 12 załącznikami (schedules).
- Szczegółowy przewodnik użytkownika, 3 strony z punktami kontrolnymi, omówieniem wszystkich załączników oraz listą kontrolną na zakończenie.
Kiedy warto stosować Umowę z dostawcą?
Wzór jest przeznaczony dla zidentyfikowanych relacji między firmami, na przykład gdy spółka regularnie kupuje produkty, komponenty, części zamienne, materiały eksploatacyjne, usługi produkcyjne, wsparcie, serwis lub inne usługi od dostawcy.
Sprawdza się szczególnie wtedy, gdy klient chce mieć większą kontrolę nad wynikami dostawcy, niż jest to zazwyczaj możliwe przy zwykłym zamówieniu lub standardowym zamówieniu zakupu.
Różnica względem Umowy ramowej i Umowy z klientem
Umowa ramowa jest zazwyczaj bardziej neutralna i ogólna między stronami. Umowa z klientem koncentruje się zazwyczaj na relacji dostawcy z jego klientem. Niniejsza Umowa z dostawcą jest natomiast skonstruowana z perspektywy zakupów i łańcucha dostaw kupującego.
Oznacza to więcej wyraźnych klauzul dotyczących między innymi:
- precyzji dostaw i czasu realizacji,
- prognoz i zarezerwowanej zdolności produkcyjnej,
- kontroli zmian w zakresie fabryki, materiałów, procesów i podwykonawców,
- analizy przyczyn źródłowych (root cause) i powtarzających się wad jakościowych,
- zgodności produktów i procedur wycofywania (recall),
- krytycznych podwykonawców,
- audytów,
- ciągłości działania (business continuity) i alternatywnych źródeł zaopatrzenia.
26 sekcji umowy
Umowa główna obejmuje m.in.:
- tło i cel,
- dokumenty umowy i hierarchię dokumentów,
- zakres i Zamówienia,
- prognozy, zdolności i zobowiązania minimalne,
- ceny, koszty i zmianę cen,
- fakturowanie i płatności,
- dostawę towarów,
- usługi i produkty końcowe,
- jakość, specyfikację i kontrolę zmian,
- kontrolę, akceptację i reklamacje,
- wady, gwarancję i naprawy,
- zgodność produktów, identyfikowalność i wycofywanie,
- podwykonawców i łańcuch dostaw,
- ciągłość działania i gotowość dostawczą,
- audyt i monitoring,
- prawa własności intelektualnej i dokumentację,
- dane osobowe i bezpieczeństwo informacji,
- poufność i tajemnice przedsiębiorstwa,
- zgodność (compliance), sankcje i przeciwdziałanie korupcji,
- odpowiedzialność i jej ograniczenie,
- ubezpieczenie,
- siłę wyższą,
- okres obowiązywania umowy, wypowiedzenie i zakończenie,
- zakupy międzynarodowe i CISG,
- powiadomienia, cesję i zmiany,
- prawo szwedzkie i spory.
12 praktycznych załączników
- Produkty, usługi i specyfikacja – produkt/SKU, wersja, krytyczność i dokumentacja.
- Proces zamówień, uprawnienia i kontakty – kanał zamówień, upoważnieni zamawiający i potwierdzenie zamówienia.
- Prognozy, wolumeny i zdolności – horyzont prognozy, część wiążąca, minimalne zakupy, zarezerwowana zdolność i zapasy bezpieczeństwa.
- Cennik, indeksacja i płatności – ceny, opłaty, mechanizm zmiany cen i warunki płatności.
- Dostawy, logistyka i Incoterms – miejsce dostawy, Incoterms 2020, czas realizacji, precyzja dostaw i przejście ryzyka.
- Usługi, kamienie milowe i akceptacja – rezultaty, kluczowy personel i kryteria akceptacji.
- Jakość, kontrola zmian i plan kontroli – standard jakości, kluczowe cechy i uprzednia zgoda na zmiany.
- Gwarancja, reklamacje i naprawy – okres gwarancji, RMA, czasy reakcji i proces ustalania przyczyn źródłowych.
- Zgodność produktów, incydenty i wycofywanie – zasady specyficzne dla produktu, identyfikowalność, dokumentacja i wycofywanie.
- Podwykonawcy, audyt i ciągłość – krytyczni podwykonawcy, audyt, BCP i alternatywne źródła zaopatrzenia.
- IP, dane i bezpieczeństwo informacji – prawa własności intelektualnej, RODO, umowa powierzenia przetwarzania danych i zgłaszanie incydentów.
- Zgodność, odpowiedzialność, czas trwania, CISG i spory – limity odpowiedzialności, ubezpieczenie, wypowiedzenie, prawo właściwe i forum.
Zamówienia i standardowe warunki dostawcy
Załącznik 2 określa, w jaki sposób zamówienie staje się wiążące i kto dokładnie jest uprawniony do składania zamówień. Umowa zawiera również jasną hierarchię dokumentów między umową główną, załącznikami a zamówieniem.
Własne standardowe warunki dostawcy nie obowiązują automatycznie tylko dlatego, że są wpisane na potwierdzeniu zamówienia, fakturze lub stronie internetowej. Muszą zostać wyraźnie zaakceptowane przez Zamawiającego, aby miały pierwszeństwo.
Prognozy to nie to samo co gwarancja zakupu
W wielu relacjach z dostawcami klient przesyła toczące się prognozy (forecasts). Częstym sporem jest sytuacja, gdy dostawca traktuje prognozę jako wiążącą, podczas gdy klient postrzega ją jako informację planistyczną.
Załącznik 3 rozróżnia zatem:
- niewiążącą prognozę,
- ewentualne wiążące okno prognozy,
- minimalne zakupy,
- zarezerwowaną zdolność produkcyjną,
- zapasy bezpieczeństwa.
Jeśli którykolwiek z tych punktów ma być wiążący, musi to zostać wyraźnie określone.
Zmiana ceny i warunki płatności
Załącznik 4 umożliwia stosowanie stałych cen, indeksacji lub innych wyraźnie zdefiniowanych formuł cenowych. Dostawca nie może automatycznie odwoływać się do późniejszego cennika, jeśli umowa nie zezwala na taką zmianę ceny.
W przypadku roszczeń B2B za towary i usługi, zgodnie ze szwedzką ustawą o odsetkach (Räntelagen), płatność co do zasady powinna nastąpić najpóźniej 30 dni po wezwaniu do zapłaty. Między przedsiębiorcami można stosować dłuższe terminy płatności, jeśli wierzyciel wyraźnie wyraził na to zgodę.
Dlatego wzór wykorzystuje 30 dni jako podstawę i zaznacza dłuższe terminy jako aktywny wybór kontraktowy.
Precyzja dostaw i Incoterms
Dla towarów fizycznych Załącznik 5 zawiera pola na:
- miejsce dostawy,
- Incoterms 2020,
- czas realizacji,
- precyzję dostaw/KPI,
- opakowanie i etykietowanie,
- przejście ryzyka.
Ważne jest, aby nie tylko wpisać np. „FCA” lub „DAP”, ale także wskazać konkretne miejsce, do którego wybraną regułę Incoterms należy przypisać.
Szwedzka ustawa o sprzedaży (Köplagen) – dyspozytywne przepisy B2B
Ustawa o sprzedaży (1990:931) ma zastosowanie do sprzedaży mienia ruchomego i jest w dużej mierze dyspozytywna. Oznacza to, że strony mogą umówić się na rozwiązania inne niż standardowe zasady ustawy.
Dlatego umowa z dostawcą wyraźnie reguluje m.in. dostawy, kontrolę, wady, gwarancję i odpowiedzialność. W przypadku umów mieszanych, gdzie usługa stanowi przeważającą część zobowiązań dostawcy, ustawa o sprzedaży zazwyczaj nie ma zastosowania do całego świadczenia.
Jakość i kontrola zmian
Załącznik 7 jest zaprojektowany dla relacji, w których Zamawiający potrzebuje kontroli nad zmianami, które mogą wpłynąć na produkt lub dostawę.
Strony mogą wskazać, że dostawca musi uzyskać pisemną zgodę przed np.:
- zmianą materiałów,
- zmianą procesu produkcyjnego,
- przeniesieniem miejsca produkcji,
- zmianą konstrukcji,
- zmianą krytycznego podwykonawcy.
Jest to szczególnie istotne w przemyśle, dostawach komponentów, technice i produktach regulowanych.
Gwarancja, RMA i przyczyny źródłowe
Załącznik 8 zawiera ustrukturyzowane pola dotyczące okresu gwarancji, czasu reakcji w przypadku krytycznej awarii, procesu RMA/zwrotów, odpowiedzialności za koszty i powtarzających się błędów.
W ten sposób umowa wiąże problem jakościowy z konkretnym procesem naprawczym, zamiast ogólnego sformułowania, że dostawca „odpowiada za wady”.
GPSR i zgodność produktów – poprawne wytyczne
Unijne ogólne rozporządzenie o bezpieczeństwie produktów (GPSR) (UE) 2023/988 nakłada wymagania na podmioty gospodarcze, które produkują lub wprowadzają do obrotu produkty konsumenckie w zakresie rozporządzenia. Zasady obejmują m.in. bezpieczeństwo, identyfikowalność, dokumentację techniczną i działania naprawcze.
Wzór nie zakłada jednak, że GPSR automatycznie dotyczy wszystkich towarów B2B. Załącznik 9 jest wykorzystywany do identyfikacji, jakie ramy prawne dla produktu faktycznie mają zastosowanie, np.:
- GPSR,
- ustawodawstwo harmonizacyjne związane z CE,
- specyficzne dla produktu rozporządzenie lub dyrektywa UE,
- szczegółowe szwedzkie ustawodawstwo krajowe.
Wycofywanie (recall) i zarządzanie incydentami
Załącznik 9 zawiera pola dla identyfikowalności, numerów partii/serii, dokumentacji technicznej, kontaktu w sprawie incydentów i zasady ponoszenia kosztów w przypadku wycofywania towaru.
Pozwala to na wcześniejsze ustalenie, jak strony mają współpracować w razie incydentu dotyczącego bezpieczeństwa lub wycofania produktu, w tym kto ponosi jakie koszty.
Podwykonawcy i łańcuch dostaw
Dostawca ponosi pełną odpowiedzialność za swoich podwykonawców. Załącznik 10 umożliwia identyfikację krytycznych ogniw dostaw oraz wymaga uprzedniej zgody przed zmianą niektórych podwykonawców lub miejsc produkcji.
Odpowiednie wymagania dotyczące jakości, bezpieczeństwa, poufności, ochrony danych i zgodności mogą być ponadto przenoszone w dół łańcucha dostaw.
Plan ciągłości działania (BCP) – gotowość dostawcza
Dla krytycznych dostaw strony mogą udokumentować:
- zapasy bezpieczeństwa,
- alternatywne miejsce produkcji,
- alternatywne źródło zaopatrzenia,
- czas odzyskania sprawności (recovery time target),
- kontakt w razie incydentu,
- częstotliwość testowania planu ciągłości.
Dzięki temu umowa jest przydatna również dla dostawców, których przestoje wpłynęłyby na własną produkcję Zamawiającego lub jego dostawy do klientów.
Audyt – proporcjonalna kontrola
Umowa zawiera możliwość monitorowania dostawcy oraz, jeśli strony tak postanowią, audytu. Prawo do audytu jest celowo ograniczone do informacji niezbędnych do zweryfikowania np. jakości, faktur lub istotnej zgodności.
W ten sposób unika się nieproporcjonalnej klauzuli audytowej, która niepotrzebnie ujawniałaby tajemnice przedsiębiorstwa dostawcy.
RODO i umowa powierzenia przetwarzania danych
Jeśli dostawca przetwarza dane osobowe w imieniu Zamawiającego, strony zazwyczaj potrzebują osobnej umowy powierzenia przetwarzania danych (PUB) zgodnie z art. 28 RODO.
Załącznik 11 służy do dokumentowania ról, systemów, terminów zgłaszania incydentów, przechowywania i usuwania danych, ale nie zastępuje pełnej umowy PUB, gdy występuje relacja podmiotu przetwarzającego.
Odpowiedzialność i ubezpieczenie
Załącznik 12 zawiera pola do wypełnienia dotyczące limitów odpowiedzialności, wyłączeń (carve-outs) i poziomów ubezpieczenia. Wzór pozostawia kwoty otwarte, ponieważ rozsądna odpowiedzialność musi być dostosowana do wartości kontraktu, krytyczności, ubezpieczenia i faktycznego ryzyka.
Międzynarodowa sprzedaż towarów i CISG
W przypadku międzynarodowej sprzedaży towarów może mieć zastosowanie CISG oraz ustawa (1987:822) o międzynarodowej sprzedaży towarów. Załącznik 12 wymaga zatem, aby strony aktywnie wskazały, czy CISG ma zastosowanie, czy jest wykluczone.
Dla zakupów, w których zarówno sprzedawca, jak i kupujący mają swoje siedziby w Danii, Finlandii, Islandii, Norwegii lub Szwecji, stosuje się szczególną nordycką zasadę z § 2 ustawy o międzynarodowej sprzedaży.
Supplier Agreement po angielsku zgodnie z prawem szwedzkim
Wersja angielska zawiera tę samą strukturę i 12 załączników (schedules). Jest przeznaczona do sytuacji, w których dostawca, klient, funkcje korporacyjne lub doradcy pracują w języku angielskim, ale powinno mieć zastosowanie materialne prawo szwedzkie.
Jest to więc anglojęzyczny wzór zgodny z prawem szwedzkim, a nie brytyjski lub amerykański standardowy wzór umowy.
Szczegółowy przewodnik użytkownika w zestawie
Osobny przewodnik użytkownika omawia:
- kiedy Umowa z dostawcą jest właściwą formą prawną,
- różnicę względem Umowy ramowej i Umowy z klientem,
- ustawę o sprzedaży (Köplagen),
- zasadę 30 dni w ustawie o odsetkach,
- CISG,
- RODO/umowę powierzenia przetwarzania danych,
- GPSR i regulacje specyficzne dla produktu,
- wszystkie 12 załączników,
- częste błędy, których należy unikać,
- listę kontrolną przed podpisaniem.
Zweryfikowano na lata 2026/2027
Przegląd prawny datowany jest na 4 października 2026 r. Pakiet został sprawdzony pod kątem m.in.:
- ustawy (1915:218) o umowach i innych czynnościach prawnych w zakresie prawa majątkowego,
- ustawy o sprzedaży (1990:931),
- ustawy o odsetkach (1975:635),
- ustawy (1987:822) o międzynarodowej sprzedaży towarów i CISG,
- ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (UE) 2016/679 (RODO),
- rozporządzenia (UE) 2023/988 w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów (GPSR), tam gdzie ma zastosowanie,
- ustawy (2018:558) o tajemnicy przedsiębiorstwa.
Format i dostawa
3 dokumenty • 6 plików • 37 stron • 12 załączników
- Word (DOCX) – w pełni edytowalny.
- PDF – do celów referencyjnych, druku i kontroli układu.
- Szwedzka + angielska umowa główna.
- Pobieranie cyfrowe – żaden fizyczny produkt nie jest wysyłany.
Ważne
Pakiet wzorów stanowi profesjonalną ogólną podstawę umowną i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej. Produkty regulowane, wyroby medyczne, żywność, chemikalia, pojazdy, materiały obronne, kompleksowy outsourcing IT, złożony handel międzynarodowy lub inne dostawy wysokiego ryzyka mogą wymagać klauzul specyficznych dla produktu lub branży.
