O szablonie dokumentu
Lönepolicy och lönerevision – professionella mallar för svenska arbetsgivare
Vill du ta fram en tydlig lönepolicy, genomföra en strukturerad lönerevision och dokumentera riktiga lönebeslut? Paketet samlar fem separata svenska arbetsdokument, en svensk guide, en English User Guide och ett Excelverktyg. Här finns underlag för lönekriterier, lönesamtal, budget, löneförslag, kalibrering, samverkan, beslut och avvikelsekontroller.
För HR-ansvariga, arbetsgivare, ekonomichefer och lönesättande chefer som vill skilja på förslag, förhandling, beslut och genomförande.
En intern lönepolicy ersätter inte kollektivavtal, individuella anställningsvillkor eller arbetsgivarens skyldighet att årligen genomföra lönekartläggning enligt diskrimineringslagen. Ett löneförslag är inte ett lönebeslut. Svenska regler om EU:s lönetransparensdirektiv måste kontrolleras vid användning – framtida lagkrav antas inte vara i kraft.
01. Paketets innehåll
15 filer i en ZIP: 7 redigerbara Wordfiler (DOCX), 7 motsvarande sökbara PDF-filer för A4 och 1 Excelarbetsbok (XLSX) med nio flikar. Fem svenska huvudmallar plus svensk användarguide och English User Guide.
Språk: Svenska huvudmallar, svensk och engelsk guide. Format: DOCX / PDF / XLSX. Version: 2026/2027, utgåva 1.0. Leverans: Digital ZIP, ingen fysisk frakt.
02. Vad filerna innehåller
| Fil | Praktiskt användningsområde | Format |
|---|---|---|
| 01. Lönepolicy & löneprinciper | Principer, mandat, kriterier, saklighet, dataskydd, årlig översyn. | DOCX/PDF |
| 02. Lönekriterier & bedömningsmatris | Observerbara kriterier, nivåer, bevisning och mänsklig kalibrering. | DOCX/PDF |
| 03. Lönerevisionsplan & samverkan | Tidsplan, kollektivavtalskontroll, revisionsram, förhandlingssteg och beslutsgrind. | DOCX/PDF |
| 04. Lönesamtal & återkoppling | Dokumentationsmall för saklig dialog, medarbetarens syn och uppföljning. | DOCX/PDF |
| 05. Lönebeslut & lönebesked | Beslutsdokument och meddelande där föreslagna belopp hålls åtskilda från verkliga beslut. | DOCX/PDF |
| 06. Svensk användarguide | Arbetsordning, Excel, avtal, lagstiftning, integritet och fallgropar. | DOCX/PDF |
| 07. English User Guide | Engelsk guide till de svenska huvudmallarna, inte engelska avtalsversioner. | DOCX/PDF |
| 08. Lönerevision – Excel | Dashboard och åtta ytterligare flikar för lönerevisionens underlag, budget, process och verkliga beslut. | XLSX |
Lönerevision i Excel med nio fungerande flikar
Översikt visar registrerade medarbetare, löneförslag, fastställda beslut och öppna avvikelser. Medarbetare lagrar grundlön och avtalsområde. Löneförslag räknar förändring i kronor och procent men godkänner ingenting. Budget jämför per enhet planerad ram och förslag. Kriterier ger strukturerad, arbetsrelaterad bedömning. Lönesamtal spårar datum och dokumentreferens. Beslut registrerar verkligt manuellt fastställda löner. Kontroll följer öppna och verifierade avvikelser. Läs mig innehåller användarguide och källor.
Excel innehåller datavalidering, beräkningar och statuslistor. Formlerna har testats med tillfälliga belopp och leveransen saknar testdata. Ett avtal, ett beslut eller en förhandling behöver fortfarande mänsklig och rättslig kontroll.
Så använder du paketet – steg för steg
- Identifiera kollektivavtal, lokala löneavtal, revisionsdatum, ansvar och mandat.
- Anpassa och fastställ lönepolicyn efter verkliga roller och processer.
- Välj arbetsrelaterade kriterier och dokumentera bedömningsunderlag.
- Planera processen inklusive eventuellt krav på facklig samverkan/förhandling.
- Håll lönesamtal, registrera förslag och kontrollera budget och avvikelser.
- Fatta och dokumentera faktiska beslut; kommunicera och verkställ dem efter kontroll.
Lönepolicy, kollektivavtal och lönekartläggning – juridik
Lönepolicy är normalt ett internt styrdokument. Den skapar inte på egen hand lagligt stöd för att avvika från kollektivavtal eller avtala om ändrade löner. En lönerevision måste följa tillämpliga avtalsbestämmelser om exempelvis förhandlingsordning, tidpunkter och individuella garantier. Alla arbetsgivare ska enligt diskrimineringslagen genomföra årlig lönekartläggning; arbetsgivare med minst tio anställda vid ingången av året omfattas dessutom av ett särskilt skriftligt dokumentationskrav för kartläggningen.
Hantera löneuppgifter och prestationsbedömningar med begränsad behörighet och dataskydd. Notera att Excel inte automatiskt bedömer om en löneskillnad är saklig eller att en åtgärd är verifierad.
Relaterade mallpaket och fördjupning
- Lönekartläggning – separat mallpaket för det lagstadgade arbetet.
- Personalhandbok och HR-policy för bredare personalrutiner.
- Jämställdhetspolicy och aktiva åtgärder.
- Fler mallar inom HR och arbetsrätt.
Vanliga frågor
Är en lönepolicy obligatorisk för alla arbetsgivare?
Nej, inte som ett generellt fristående dokument i alla verksamheter. Tillämpliga lagregler, kollektivavtal och andra faktiska skyldigheter måste följas. En skriftlig policy kan vara ett användbart arbetsstöd.
Är lönerevision och lönekartläggning samma sak?
Nej. Lönerevision handlar om att ompröva och besluta löner. Lönekartläggning är en separat årlig skyldighet enligt diskrimineringslagen för att undersöka och analysera osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män.
Kan Excel automatiskt besluta en ny lön?
Nej. Excel beräknar förslag och budgetutfall, men beslutsstatus Fastställt får endast anges efter faktisk kontroll och beslut.
Gäller paketet om vi har kollektivavtal?
Ja, som anpassningsbart arbetsmaterial, men ni måste först kontrollera just era centrala och lokala avtal. Inga generella belopp eller revisionsdatum kan ersätta avtalets bestämmelser.
Är huvudmallarna översatta till engelska?
Nej. Fem huvudmallar är svenska. En English User Guide beskriver hur de används.
Officiella källor och uppdatering
Diskrimineringslagen (2008:567) · DO:s vägledning om lönekartläggning · Medlingsinstitutet om löneavtal · Regeringens information om lönetransparensdirektivet (juni 2026).
Källgenomgång: 17 oktober 2026. Version: 1.0 / 2026–2027. Versionsåret innebär inte juridiskt godkännande för en framtida tidpunkt. Ingen extern advokatgranskning eller myndighetscertifiering påstås.
