ROT/RUT & zielona technologia 2027 – podwykonawca, obsługa & baza pracowników | Word/PDF/Excel

Czy Twoja firma budowlana, sprzątająca lub instalacyjna korzysta z usług podwykonawców lub firm świadczących usługi kadrowe w projektach objętych systemem ROT, RUT lub ulgą podatkową na zielone technologie? Na rok 2027 proponuje się nowy obowiązek kontrolny w wniosku o wypłatę: wykonawca ma oddzielnie wskazać, czy zatrudnił podwykonawców oraz czy skorzystał z usług firm świadczących usługi kadrowe. Zaostrzono również przepisy dotyczące rejestrów pracowników dla podmiotów, które już podlegają temu obowiązkowi. Ten specjalistyczny pakiet dokumentów pomoże Twojej firmie zebrać odpowiednie dowody, uzyskać prawidłowe odpowiedzi „tak/nie”, skorygować nieprawidłowości i sporządzić odpowiednią wewnętrzną atestację.

Stan prawny na dzień 10 listopada 2026 r.: Wniosek rządowy 2025/26:282 jest kolejną propozycją. Termin głosowania Sejmu nad sprawozdaniem 2026/27:SkU3 został wyznaczony na 11 listopada 2026 r.. Jeśli wniosek zostanie przyjęty, główny termin wejścia w życie to 1 stycznia 2027 r.; według wniosku nowe obowiązki dotyczące rejestrów pracowników oraz eksportu danych elektronicznych mają zacząć obowiązywać 1 lipca 2027 r.. Przed użyciem sprawdź decyzje, treść ustawy oraz rzeczywisty serwis elektroniczny Urzędu Skarbowego.

Pięć szablonów pracy

1. A01 – Deklaracja projektu i podwykonawców: dwie niezależne odpowiedzi „tak/nie” – czy zatrudniono podwykonawców i czy skorzystano z usług firm świadczących usługi kadrowe? Wewnętrznie oznacz jako „nieznane”, dopóki faktyczne warunki nie zostaną wyjaśnione.
2. A02 – Kontrola wypłaty: sprawdź, czy praca została wykonana, czy płatność klienta jest elektronicznie śledzalna, czy koszty pracy/materiałów/inne koszty nie zostały pomylone oraz czy odpowiednia uprawniona osoba zweryfikowała wniosek.
3. A03 – Łańcuch dowodowy podwykonawcy: zbierz wewnętrzne odniesienia do umów, zamówień, faktur i raportów czasowych. Zgodnie z wnioskiem nie jest ogólnie wymagana pełna lista identyfikacyjna każdego podwykonawcy jako nowe pole w samym wniosku o wypłatę; lista służy jako wewnętrzne wsparcie kontrolne.
4. A04 – Rejestry pracowników i wynajmowany personel: najpierw oceń, czy rejestry pracowników są w ogóle wymagane na danym miejscu pracy. Następnie przygotuj odpowiednie dane identyfikacyjne pracodawcy wynajmującego personel oraz sprawdź elektroniczny eksport zgodnie z proponowanymi przepisami, które mają zacząć obowiązywać 1 lipca 2027 r..
5. A05 – Nieprawidłowość, korekta i końcowa atestacja: zarządzaj sprzecznymi odpowiedziami dotyczącymi podwykonawców, błędnymi podstawami faktur, niejasnymi rejestrami pracowników lub już złożonymi danymi. Rozróżnij planowaną korektę, faktycznie wykonaną korektę, potwierdzenie organu administracji oraz decyzję organu administracji.

Excel z dziewięcioma praktycznymi zakładkami

Przegląd, Sprawy, Podwykonawcy_Kadry, Wypłata, Rejestry pracowników, Łańcuch dowodowy, Nieprawidłowości, Decyzje i Źródła. Arkusz jest pusty w zakresie testowych spraw, ale zawiera pola rejestracyjne, przygotowane listy statusów, wskaźniki oraz przegląd kontrolny. Excel wyświetla m.in. WYJAŚNIJ PODWYKONAWCÓW/KADRY, gdy dane są niekompletne, BRAK PRACY / PŁATNOŚCI, gdy brakuje kluczowych podstaw, oraz BRAK ID PRACODZIEWCY w procesie przygotowania rejestrów pracowników. Kompletna wewnętrzna kontrola jest oznaczana jako WNĘTRZNE PODSTAWY KOMPLETNE – NIE DECYZJA ORGANU ADMINISTRACJI, nigdy jako zatwierdzona ulga podatkowa.

Testy obejmują 15 konkretnych sytuacji, w tym dwa oddzielne komunikaty dotyczące podwykonawców/kadry, ujemną kwotę, brak płatności, brak ID pracodawcy, niekompletny test eksportu, brak podpisu oraz pustą wersję dla klienta. Nie są wstępnie wypełnione żadne rzeczywiste numery PESEL, płatności klientów ani fikcyjne sprawy.

Co nowego proponuje się na rok 2027?

Wniosek o wypłatę: zgodnie z proponowanymi zmianami w ustawie (2009:194) o postępowaniu w sprawach ulgi podatkowej na prace domowe oraz ustawie (2020:1066) o zielonych technologiach, należy oddzielnie wskazać, czy zatrudniono podwykonawców lub skorzystano z usług firm świadczących usługi kadrowe. Dane należy złożyć na honorze i sumienie. Propozycja nie powinna być mylona z gotowym nowym formularzem w serwisie elektronicznym Urzędu Skarbowego przed aktualizacją ustawy i serwisu.

Rejestry pracowników: dla podmiotów objętych tym obowiązkiem proponuje się uzupełniające dane dotyczące pracodawcy wynajmującego pracowników oraz elektroniczne przesyłanie danych z elektronicznego rejestru pracowników na żądanie Urzędu Skarbowego. Zgodnie z wnioskiem proponowane przepisy mają zacząć obowiązywać najwcześniej 1 lipca 2027 r.; obowiązek eksportu danych nie dotyczy danych z rejestrów dotyczących okresu przed tą datą.

Obecnie obowiązujące kontrole ROT: Urząd Skarbowy określa m.in. wymogi dotyczące wykonania pracy, elektronicznej płatności oraz składania wniosku w odpowiednim terminie. Wykonawca powinien oddzielać koszty pracy od materiałów i innych kosztów. Ten pakiet nie zastępuje formularzy organu administracji ani porad prawnych dotyczących indywidualnej ulgi podatkowej.

Różnica w stosunku do szablonu faktury ROT z Mallbutiken

Faktura ROT & ulga ROT pomaga w wystawianiu faktur dla klientów, rozliczaniu kosztów pracy i rejestrowaniu odliczeń. Nowy pakiet obejmuje kolejny punkt ryzyka: główny wykonawca musi być w stanie udowodnić, czy zatrudniono podwykonawców lub skorzystano z usług firm świadczących usługi kadrowe, jak to zostało zweryfikowane przed złożeniem wniosku oraz czy procedura rejestrów pracowników obejmuje nadchodzące dodatkowe kontrole.

Często zadawane pytania

Czy nowe przepisy na rok 2027 zostały już zatwierdzone?

Nie, nie według stanu na 10 listopada 2026 r. Sejm zaplanował głosowanie na 11 listopada. Przed użyciem sprawdź, czy wniosek został przyjęty oraz jaką ostateczną formę przybrała zmiana ustawowa.

Czy firma musi podać w wniosku ROT nazwę każdego podwykonawcy?

Nie jako ogólny nowy wymóg zgodnie z obecnym wnioskiem rządowym. Propozycja dotyczy dwóch oddzielnych informacji o tym, czy zatrudniono podwykonawców i czy skorzystano z usług firm świadczących usługi kadrowe. W pakiecie dane identyfikacyjne firm stanowią osobny wewnętrzny łańcuch dowodowy i mogą zostać zapytały w innych odpowiednich kontekstach.

Czy rejestry pracowników obowiązują przy każdej mniejszej pracy ROT lub RUT?

Nie. Najpierw należy ocenić, czy dla danej działalności i miejsca pracy faktycznie obowiązuje wymóg ustawowy oraz czy istnieją ewentualne wyjątki. Sam fakt, że klient może otrzymać ulgę ROT lub RUT, nie tworzy automatycznie obowiązku prowadzenia rejestrów pracowników.

Kiedy proponuje się wejście w życie nowych wymogów dotyczących rejestrów pracowników?

Nowe dane dotyczące pracodawcy wynajmującego osoby oraz elektroniczny eksport mają zacząć obowiązywać 1 lipca 2027 r., mimo że pozostałe zmiany ustawowe mają wejść w życie 1 stycznia.

Czy Excel może złożyć wniosek ROT lub wypłacić świadczenie na zielone technologie?

Nie. Excel dokumentuje sprawy kontrolne; nie wykonuje wniosków, potwierdzeń, wypłat ani eksportu elektronicznego. Używaj rzeczywistych systemów Urzędu Skarbowego.

Czy wszystkie szablony pracy są po angielsku?

Nie. Pięć szablonów pracy, szwedzki przewodnik i arkusz Excel są po szwedzku. W zestawie znajduje się osobny angielski przewodnik użytkownika. Pliki DOCX i XLSX są edytowalne, a PDF przeszukiwalne/nadające się do druku, ale nie są cyfrowo wypełnialnymi formularzami.

Wersja, źródła prawne i ograniczenia

Wersja 1.0, wewnętrzna kontrola źródeł prawnych wspomagana przez AI z dnia 10 listopada 2026 r.. Źródła: Wniosek rządowy 2025/26:282, rozdziały 5, 7 i 10; sprawozdanie 2026/27:SkU3; Urząd Skarbowy – ROT dla firm; ustawa o postępowaniu podatkowym (2011:1244), ustawa (2009:194) oraz ustawa (2020:1066).

W zestawie nie ma zewnętrznej niezależnej opinii prawnej, certyfikatu biegłego rewidenta, decyzji Urzędu Skarbowego, wniosku do organu administracji ani certyfikowanego rejestru pracowników. Pakiet jest administracyjnym materiałem pomocniczym i nie gwarantuje ulgi podatkowej, zgodności ani wypłaty. Plik ZIP dla klienta nie zostanie połączony z aplikacją do pobierania, dopóki właściciel sklepu nie zdecyduje o jego publikacji.