Dopasowanie trójstronne zamówienie zakupu–dostawa–faktura 2026/2027 – kontrola faktur i Excel | Word/PDF

Uzgodnienie trójstronne 2026/2027 – porównaj zamówienie zakupu, dokument przyjęcia towaru i fakturę od dostawcy

Czy dostawca zafakturował właściwą ilość i uzgodnioną cenę za to, co faktycznie dotarło? Dzięki temu pakietowi dokumentów firmy mogą uporządkować proces uzgodnienia trójstronnego (three-way matching) przed zatwierdzeniem faktury. Otrzymasz funkcjonalny szablon Excel, procedury kontroli wewnętrznej, protokół uzgodnień, formularz rozbieżności, dokument roboczy w języku angielskim oraz szczegółową instrukcję obsługi.

Cena 79 kr · Word (DOCX), PDF i Excel (XLSX) · Szwedzki z English working form. Opracowany dla szwedzkich firm, magazynów, warsztatów, zespołów zakupowych, stowarzyszeń i innych podmiotów realizujących zakupy towarów.

Co zawiera pakiet dokumentów

Łącznie 11 plików w ZIP: 5 edytowalnych dokumentów Word, 5 przeszukiwalnych plików PDF w formacie A4 oraz 1 skoroszyt Excel. Brak opłat miesięcznych i dostawy fizycznej.

Szablon Excel do uzgodnienia trójstronnego i kontroli faktur

• Przegląd: liczba wierszy zamówienia, zarejestrowane przyjęcia, zafakturowane wiersze, wiersze poddane podstawowej kontroli i wskaźniki rozbieżności.
• Wiersze zamówienia: do 100 wierszy artykułów z unikalnymi kluczami wiersza, uzgodnioną ceną i zamówioną ilością.
• Przyjęcia: do 160 wierszy, gdzie poszczególne dostawy częściowe są powiązane z ID wiersza zamówienia.
• Wiersze faktury: do 160 pozycji z numerem faktury, artykułem, zafakturowaną ilością i ceną jednostkową bez VAT.
• Kontrola uzgodnień: automatyczne sumowanie otrzymanych i zafakturowanych ilości, różnic cenowych oraz flagi dla niewystarczających przyjęć, przekroczonych zamówień i wyższych cen na fakturze.
• Rozbieżności: do 100 spraw wyjaśniających z osobą odpowiedzialną, działaniem, datą końcową i ręcznym statusem decyzji.
• Ustawienia: możliwość określenia firmy i zatwierdzonej dodatniej tolerancji cenowej (domyślnie zero procent).
• Instrukcje: wbudowany przewodnik, opis procesu i odniesienia do źródeł.

Jak wykonać uzgodnienie trójstronne

1. Zbierz ważne zamówienie zakupu, dowód przyjęcia towaru i fakturę od dostawcy.
2. Utwórz unikalny klucz wiersza, np. PO-001|1, dla każdego wiersza zamówienia w Excelu.
3. Zarejestruj zamówioną ilość i uzgodnioną cenę bez VAT w zakładce Wiersze zamówienia.
4. Zarejestruj faktycznie otrzymaną ilość w zakładce Przyjęcia; dodaj każdą dostawę częściową osobno.
5. Zarejestruj zafakturowane wiersze artykułów i ceny jednostkowe w zakładce Wiersze faktury.
6. Sprawdź Kontrolę uzgodnień: porównaj zamówienie, przyjęcie, fakturę i cenę. Wyjaśnij wszystkie niezgodne wiersze.
7. Udokumentuj korektę, notę kredytową lub inny dowód i podejmij odrębną decyzję o zatwierdzeniu zgodnie z wewnętrznym mandatem firmy.

Przykład praktyczny

Firma zamawia 100 jednostek po 40 kr każda. Magazyn przyjął tylko 80 jednostek, ale dostawca zafakturował 100. Excel wyświetli wtedy flagę PRZEKRACZA PRZYJĘCIA. Jeśli faktura opiewa na 80 jednostek po 41 kr, a nie ustalono dodatniej tolerancji cenowej, pojawi się flaga ROZBIEŻNOŚĆ CENOWA. Dostawca może zostać poproszony o wyjaśnienie rozbieżności lub przesłanie skorygowanej faktury przed dalszym procesowaniem.

Ustawa o rachunkowości, dokumenty księgowe i kontrole wewnętrzne

Uzgodnienie trójstronne jest metodą kontroli wewnętrznej, a nie samym w sobie wymogiem prawnym dla tego typu dokumentów. Obowiązuje jednak ustawa o rachunkowości (1999:1078), w tym rozdział 5, paragrafy 6–9 dotyczące dokumentów księgowych i poprawek. Szwedzki urząd skarbowy podkreśla, że faktury i inne otrzymane dokumenty mogą stanowić podstawę księgową, a związek między zdarzeniem gospodarczym a dokumentacją musi być możliwy do ustalenia. Wypełniony szablon Excel nie zastępuje faktury ani ustawowej księgowości i nie rozstrzyga, czy faktura jest prawidłowa pod względem materialnym lub prawno-umownym.

Oficjalne i techniczne źródła: Szwedzki Parlament – Ustawa o rachunkowości · Skatteverket – Dokumenty księgowe 2026 · Microsoft Learn – Metoda uzgodnienia trójstronnego.

Najczęstsze pytania

Czym jest uzgodnienie trójstronne?

Porównanie trzech dokumentów: zamówienia zakupu, dowodu przyjęcia towaru i faktury od dostawcy. Celem jest wykrycie rozbieżności w ilościach lub cenach, zanim upoważniona osoba zatwierdzi fakturę.

Czy Excel obsługuje dostawy częściowe i faktury częściowe?

Tak, wiele zarejestrowanych wierszy przyjęć i faktur może być sumowanych względem tego samego unikalnego klucza wiersza zamówienia. Złożone przypadki nadal wymagają ręcznej weryfikacji.

Czy Excel automatycznie zwalnia faktury do płatności?

Nie. Flaga statusu jest tylko wsparciem administracyjnym. Uprawnione zatwierdzenie i faktyczna obsługa płatności muszą odbywać się w ramach standardowego procesu firmy.

Czy szablon działa z Fortnox lub Microsoft Dynamics?

Dokumenty mogą być używane jako samodzielne wsparcie przy pracy w innych systemach. Nie obejmuje to bezpośredniej integracji, automatycznego importu ani eksportu do takich systemów.

Czy to jest to samo co rozrachunki z dostawcami?

Nie. Rozrachunki z dostawcami śledzą nieuregulowane zobowiązania wobec dostawców i płatności. Ten produkt weryfikuje zamówione, dostarczone i zafakturowane pozycje na poziomie wiersza artykułu.

Czy dołączone są dokumenty angielskie?

Tak, osobny angielski formularz roboczy i krótka instrukcja użytkowania. Dokumenty szwedzkie są wersjami głównymi i opierają się na szwedzkich realiach.

Czy wszystkie firmy muszą stosować uzgodnienie trójstronne według prawa?

Nie, nie jest to ogólna metoda obowiązkowa. Może być włączona jako odpowiedni element kontrolny w zależności od wolumenu zakupów i kontroli wewnętrznej firmy.

Dostawa cyfrowa

11 plików cyfrowych w formacie ZIP (5 DOCX + 5 PDF + 1 XLSX). Produkt nie jest fizyczny. Plik do pobrania musi być faktycznie powiązany z Digital Products w celu automatycznej dostawy do klienta.