Skriftowe upomnienie dla pracownika – krok po kroku dla pracodawcy

Przez Mallbutiken · Dane sprawdzone 1 października 2026

Przydatne pisemne upomnienie opisuje nie tylko to, z czego pracodawca jest niezadowolony – wskazuje również, co pracownik powinien robić inaczej oraz informuje, że dalsze niewłaściwe postępowanie może skutkować konsekwencjami prawnopracowniczymi.

1. Sprawdź, czym ma być dokument. Czy upomnieniem/ostrzeżeniem w trybie LAS, czy karą dyscyplinarną z określoną podstawą prawną?
2. Zbadaj zdarzenie. Zbierz obiektywne dane i wysłuchaj pracownika.
3. Sprawdź układ zbiorowy pracy. Mogą w nim istnieć zasady dotyczące procesu i kar.
4. Oceń, czy występuje kwestia choroby lub środowiska pracy. Wówczas może być potrzebna rehabilitacja, dostosowanie stanowiska lub inne badanie.
5. Opisz niewłaściwe zachowanie. Podaj konkretne zdarzenia oraz obowiązek, który nie został wypełniony.
6. Opisz oczekiwaną poprawę. Napisz, co pracownik ma robić w przyszłości i kiedy nastąpi ocena postępów.
7. Opisz konsekwencje w sposób proporcjonalny. Jeśli dokument ma pełnić funkcję ostrzeżenia zgodnie z ustawą LAS, należy wskazać ryzyko dla zatrudnienia, ale nie należy pisać, że przyszłe wypowiedzenie jest automatyczne.
8. Przekaż i udokumentuj. Daj pracownikowi możliwość przeczytania i zgłoszenia uwag. Podpis może służyć jako potwierdzenie odbioru, ale nie jest ogólnym wymogiem ważności dokumentu.
9. Kontroluj sytuację. Dokumentuj, czy zachowanie uległo poprawie, czy jest kontynuowane.

Przykład treści

Jasne pismo można podzielić na pięć części: tło, stwierdzone zdarzenie, obowiązujący wymóg, wymagana zmiana oraz konsekwencje, jakie może przynieść dalsze niewłaściwe zachowanie. Unikaj przesadnej terminologii prawniczej, jeśli nie jest ona niezbędna.

Zasada dwóch miesięcy w ustawie LAS

Przy wypowiedzeniu z przyczyn osobistych pracodawca co do zasady nie może opierać wypowiedzenia wyłącznie na okolicznościach, o których wiedział na ponad dwa miesiące przed zawiadomieniem zgodnie z § 30 ustawy LAS, z pewnymi wyjątkami. Nie jest to równoznaczne z tym, że każde upomnienie „obowiązuje przez dwa miesiące”.

Jeśli rozważane jest wypowiedzenie

Sprawdź § 7 ustawy LAS dotyczący uzasadnionych przyczyn i przeniesienia na inne stanowisko, oraz § 30 dotyczący zawiadomienia i uprzedzenia organizacji związkowej, jeśli pracownik jest jej członkiem. Stary wzór upomnienia nie zastępuje tego procesu.