O szablonie dokumentu
Pensionspolicy mall 2026/2027 – tjänstepension, pensionsavtal och Excel för företag
Behöver företaget en professionell pensionspolicy för anställda, ordning på tjänstepensionslösningar eller en tydligare rutin för administration av pensionspremier? Detta kompletta dokumentpaket innehåller en redigerbar pensionspolicy, förmånsmatris, individuellt pensionsavtal, kontrollchecklista, medarbetarbrev samt guider och ett praktiskt Excelregister.
15 leveransfiler: sju Worddokument (DOCX), sju motsvarande sökbara PDF-filer och ett Excelregister (XLSX) med nio flikar. Paketet är framtaget för svenska företag och HR-/ekonomifunktioner som behöver ett strukturerat arbetsunderlag kring tjänstepension – oavsett om företaget har kollektivavtal eller individuella pensionslösningar.
Viktigt: En pensionspolicy ersätter aldrig kollektivavtal, pensionsförsäkringsavtal eller redan bindande pensionsutfästelser. Användaren måste kontrollera vilka regler, planvillkor och premier som faktiskt gäller för varje medarbetarkategori.
01. Paketets innehåll
- 7 redigerbara Wordfiler (DOCX) – fem svenska huvudmallar, svensk användarguide och English User Guide.
- 7 sökbara PDF-dokument – motsvarande utskrifts- och referensversioner.
- 1 Excel (XLSX) – nio flikar med pensionsöversikt, personalkategorier, åtaganden, inställningar, premieprognos, avvikelser, leverantörer, kontroller och instruktioner.
- 15 filer totalt, åtta unika dokument och verktyg, samlade i en nedladdningsbar ZIP-fil.
Dokumenten har en konsekvent professionell A4-layout och två faktiska inramade informationsrutor med syfte och kontroll inför användning. Dessa är redaktionella stödtexter som kan tas bort inför offentlig eller avtalad användning.
02. Vad filerna innehåller – dokument för dokument
| Fil | Användningsområde | Format |
|---|---|---|
| 01. Pensionspolicy för företag | En övergripande personal- och pensionspolicy med förmåner, pensionsformer, informationsansvar, uppföljning och kollektivavtalskontroll. | DOCX + PDF |
| 02. Pensionsplan och förmånsmatris | Tre personalkategorier, olika pensionsmodeller och kontrollpunkter för försäkringsgivare, premievillkor och ändrade anställningar. | DOCX + PDF |
| 03. Individuell tjänstepensionsöverenskommelse | Separat Wordavtal med uppgifter om parter, plan, premier, grundvillkor, frånvaro, ändring och underskrifter. | DOCX + PDF |
| 04. Pensionsadministration – checklista | Månadsvis, händelsestyrd och årlig kontroll av rapportering, fakturor och avvikelser. | DOCX + PDF |
| 05. Medarbetarinformation om tjänstepension | Informationsbrev som kan anpassas till faktisk pensionslösning, försäkringsgivare och kontaktväg. | DOCX + PDF |
| 06. Svensk användarguide | Tio steg om kollektivavtal, individuella pensioner, pensionsberäkning, skatt, information och Excel. | DOCX + PDF |
| 07. English User Guide | Engelsk vägledning för de svenska mallarna. Inga separata engelska pensionsavtal eller policyer ingår. | DOCX + PDF |
| 08. Pensionskostnad och register i Excel | Nio flikar med personalkategorier, pensionsåtaganden, premieprognos, avvikelser, leverantörer och kontroller. | XLSX |
Språk: De fem huvuddokumenten är på svenska. En separat engelsk användarguide ingår men inte engelska versioner av själva pensionsavtalet eller pensionspolicyn.
Excel för tjänstepensionskostnader – nio arbetsflikar
Excelarbetsboken innehåller Översikt, Inställningar, Personalkategorier, Pensionsåtaganden, Premieprognos, Avvikelser, Leverantörer, Kontroller och Läs mig. Du kan registrera faktiska pensionsavtal, kontrollera att löneunderlagen är rätt, jämföra en illustrativ premieberäkning med verklig leverantörsfaktura och dokumentera avvikelser.
Premieprognosen kan beräkna en användardefinierad modell med ett löneintervall och en premiesats under respektive över gränsen. Den beräknar även differensen mellan prognos och faktura. Alla nivåer måste anges för varje relevant rad och kontrolleras mot verkligt avtal och år. Detta är inte en automatiskt korrekt ITP-, SAF-LO- eller ITP 2-kalkyl.
2026 års ITP 1-gräns om 52 125 kr/månad finns som tydligt märkt referensexempel i inställningsfliken, inte som en regel för alla företag. När en annan pensionsplan eller ett senare beräkningsår gäller måste användaren ange den korrekta gränsen och aktuella premiesatserna. ITP 2 är huvudsakligen förmånsbestämd, så en enkel procentformel räcker inte för att beräkna dess premie.
Arbetsboken levereras utan personuppgifter och utan sparade testfall. Översikten visar åtta nyckeltal som utgår från användarens inmatade uppgifter; tomma register visar noll. Filerna får inte användas som ett komplett lönesystem, försäkringsbesked, skattedeklaration eller automatiskt juridiskt beslutsstöd.
Så upprättar du företagets pensionspolicy – steg för steg
- Kartlägg organisationen, anställningsformer, pensionsplaner och vilka medarbetarkategorier som omfattas.
- Kontrollera kollektivavtal och vilka bindande regler som gäller. En egen policy får inte ersätta eller inskränka avtalsenliga rättigheter.
- Identifiera pensionslösningar som ITP, SAF-LO eller individuella försäkringar. Kontrollera inträdesålder, löneslag, frånvaroregler och andra villkor.
- Fyll i policyn med korrekt ansvar, försäkringsgivare, pensionsadministratör, information, uppföljning och beslutsordning.
- Upprätta förmånsmatrisen och skilj olika personalkategorier och avtal från varandra.
- Granska individuella avtal separat innan de undertecknas, särskilt om de innebär långsiktiga pensionsutfästelser.
- Ange beräkningsantaganden i Excel utifrån kontrollerade faktiska premier och relevant period.
- Stäm av kostnader och särskild löneskatt med ekonomifunktionen. Excel gör inte hela skatteunderlagsberäkningen.
- Godkänn policy och medarbetarinformation och säkerställ att ansvariga har behörighet att fatta bindande beslut.
- Följ upp löpande genom checklistan och avvikelseregistret vid exempelvis nyanställningar, tjänstledighet och upphörda anställningar.
Tjänstepension i Sverige – regler och förutsättningar
Finns det krav på tjänstepension för alla anställda?
Det finns inte ett generellt lagkrav som innebär att varje privat arbetsgivare måste erbjuda en viss tjänstepensionsplan. Enligt Pensionsmyndigheten styrs tjänstepensionen oftast av kollektivavtal eller individuella avtal. Har företaget kollektivavtal krävs korrekt tillämpning av det aktuella pensionsavtalet. Kollektivavtalad tjänstepension kan dessutom omfatta andra försäkringsskydd än själva ålderspensionen.
Skillnaden mellan ITP 1, ITP 2 och Avtalspension SAF-LO
Collectum beskriver ITP 1 som huvudsakligen premiebestämd med 2026 års ålders- och lönegränser enligt pensionsavtalet. ITP 2 är huvudsakligen förmånsbestämd med premie som beräknas individuellt av Alecta, och har ITPK som kompletterande premiebestämd del. Avtalspension SAF-LO för arbetare följer ett annat avtal och ska kontrolleras hos ansvarig administratör eller försäkringsgivare. Det är viktigt att inte beskriva alla lösningar med en och samma procentsats.
Individuell tjänstepension utan kollektivavtal
Arbetsgivare kan avtala om tjänstepension individuellt. Då måste det framgå vilka villkor som gäller och hur åtagandet tryggas. Tilläggsförmåner och löneväxling kräver egna analyser av ersättning, skatt, försäkringsskydd och eventuell påverkan på allmän pension eller andra förmåner.
Särskild löneskatt på pensionskostnader
Enligt Skatteverket är särskild löneskatt på pensionskostnader 24,26 procent enligt de regler som gäller under 2026. Skatteunderlaget beräknas inte alltid som en enda premiefaktura: försäkringspremier, pensionsavsättningar och lagreglerade justeringar kan påverka beloppet. Excelpaketets inställningsflik visar aktuell procentsats som ett upplysningsvärde, men gör inte en fullständig beräkning av deklarationsunderlaget.
Detta paket innehåller generella administrativa och avtalsrelaterade mallar. De är inte externt advokatgranskade, kollektivavtalstolkade av fack eller arbetsgivarorganisation, godkända av försäkringsbolag eller attesterade av revisor. De ersätter inte faktisk pensionsplan, kollektivavtal, försäkringsbrev, bindande individuell överenskommelse, skatteunderlagsberäkning eller särskild arbetsrättslig prövning. Källgenomgång utförd 18 oktober 2026. Produktversionen 2026/2027 garanterar inte att senare regler är oförändrade.
Relaterade mallar på Mallbutiken.se
- Löneväxlingsavtal Pension 2026/2027 – för separat överenskommelse om löneväxling och viktiga konsekvenskontroller.
- Lönebudget och personalkostnadskalkyl – för bredare löne-, arbetsgivaravgifts- och budgetuppföljning.
- Besked om pensionering – för pensionsrelaterad information när anställning närmar sig avslut.
Vanliga frågor om pensionspolicy
Vad ska en pensionspolicy innehålla?
Beskriv vilka medarbetarkategorier som omfattas, vilka pensionsplaner som gäller, administrativt ansvar, försäkringar, rapportering, frånvaro, löneunderlag, information och ändringsrutiner. Villkoren ska vara förenliga med faktiskt tillämpliga avtal.
Måste ett aktiebolag utan kollektivavtal ha tjänstepension?
Det finns inte ett generellt krav på en viss tjänstepensionsplan för alla privata arbetsgivare utan kollektivavtal. Arbetsgivaren kan ha avtalat om tjänstepension individuellt och måste i så fall följa sina faktiska åtaganden.
Är mallen ett korrekt ITP 1- eller ITP 2-avtal?
Nej. Paketet är ett anpassningsbart besluts- och dokumentationsunderlag. ITP:s premiesystem, försäkringsregler och förmåner ska tillämpas enligt det faktiska avtalet.
Kan Excel beräkna tjänstepensionspremier?
Excel kan räkna en illustrativ premiebestämd modell när du själv matar in lön, gräns och två premiesatser. För ITP 2, särskilda kollektivavtal och komplexa individuella utfästelser behövs avtals- eller försäkringsgivarens riktiga beräkning.
Ingår en mall för individuellt pensionsavtal?
Ja. En separat redigerbar överenskommelse om tjänstepension ingår. Den måste kompletteras och rättsligt granskas innan den undertecknas.
Räknar Excel särskild löneskatt åt mig?
Nej. Den visar skattesatsen som ett referensvärde men gör inte en fullständig skattedeklaration eller beräkning av pensionskostnadernas rättsliga skatteunderlag.
Ingår engelska dokument?
En English User Guide ingår. De fem svenska huvudmallarna levereras inte separat översatta till engelska.
Vad händer om kollektivavtalet ändras?
Du måste kontrollera och uppdatera policy, förmånsmatris, premier och eventuella individuella avtal. En gammal mall eller ett tidigare beräkningstal är inte bevis på gällande kollektivavtal.
Officiella källor
- Pensionsmyndigheten – Har du tjänstepension?
- Collectum – Ålderspension ITP 1 och ITP 2
- Skatteverket – särskild löneskatt på pensionskostnader
Svenska Dokumentmallar · Version 1.0 (2026/2027) · Källkontroll 2026-10-18 · Svensk rätt · DOCX / PDF / XLSX.
