Signeringspolicy & Signeringsjournal 2026/2027 – Elektronisk underskrift, formkrav och bevis | Word/PDF/Excel

Signeringspolicy för elektroniska underskrifter – Word, PDF och Excel

Vilka avtal kan er organisation signera digitalt? Hur ska identitet, firmateckningsrätt, val av underskriftstjänst, formkrav och signeringsbevis dokumenteras? Det här mallpaketet hjälper företag och föreningar att införa en tydlig signeringspolicy och föra en praktiskt användbar signeringsjournal, utan att förväxla intern administrativ status med juridisk giltighet.

Vanliga användningssituationer: elektroniska företagsavtal, beställningar av signering, kontroll av vem som får underteckna, bevisjournal, hantering av fel filversion och dokumentation vid ny signering. Paketet omfattar mallar – inte någon signeringstjänst, e-legitimation eller utfärdande av certifikat.

Excelverktyget – nio flikar med faktisk uppföljning

Arbetsboken innehåller Översikt, Dokumentregister, Signeringsärenden, Signatärer, Behörighet, Kontrolljournal, Avvikelser, Beslut och Läs mig. Den har listrutor för relevanta administrativa statusvärden och formler för summering av dokument, ärenden, öppna avvikelser och kontroller. En post som anges som ”Slutfört (admin)” eller ”Bevis granskade” innebär inte i sig att underskriften är rättsligt giltig.

Så använder du mallarna

1. Bestäm organisationens ansvar, risknivåer och omfattning i signeringspolicyn.
2. Pröva varje dokumenttyps formkrav, signatärernas behörighet och val av signeringsnivå före utskick.
3. Fyll i signeringsuppdraget med dokumentversion, parter och intern attest.
4. Låt en verklig signeringstjänst utföra underskriften – Word/PDF-filerna gör inte detta själva.
5. Dokumentera de faktiska signeringsbevisen och kontrollera att rätt version signerats.
6. Hantera avvikelser, omsignering och eventuella rättsliga bedömningar separat. Följ upp händelser i Excel.

Juridisk grund och formkrav

Enligt eIDAS-förordningen (EU) nr 910/2014, artikel 25.1 får en elektronisk underskrift inte förvägras rättslig verkan eller bevisvärde enbart på grund av elektronisk form eller för att den inte är kvalificerad. Detta innebär däremot inte att alla elektroniska underskrifter eller alla typer av rättshandlingar automatiskt är giltiga. En kvalificerad elektronisk underskrift ska enligt artikel 25.2 ha motsvarande rättsliga verkan som en handskriven. Artikel 26 anger krav för avancerade elektroniska underskrifter.

Viktiga undantag: Särskild svensk lagstiftning, myndighetsförfaranden, bevittning, rätt signatär och andra formkrav måste kontrolleras för varje dokument. Bolagsverket anger exempelvis att en digitalt undertecknad årsredovisning behöver en avancerad elektronisk underskrift. Testamenten omfattas av särskilda form- och vittnesregler i 10 kap. ärvdabalken och ska inte hanteras genom ett generiskt signeringsflöde.

En BankID-inloggning, ett inskannat namnteckningsfält och en kvalificerad elektronisk underskrift är inte automatiskt samma sak. Bedöm metoden och kontrollera tjänsteleverantörens faktiska status mot de officiella betrodda listorna när det behövs.

När krävs individuell rådgivning?

Vid testamente, fastighetsrättsliga originalhandlingar, särskilda myndighetsformkrav, internationella avtal, tvister, ifrågasatt firmateckningsrätt eller högt ekonomiskt värde behövs normalt separat rättslig och teknisk bedömning. Policyn är ett internt besluts- och dokumentationsstöd, inte en rättslig garanti eller myndighetsgodkänd signeringstjänst.

Vanliga frågor om digitala underskrifter

Är varje elektronisk underskrift juridiskt giltig?

Nej. eIDAS skyddar mot vissa generella invändningar baserade på underskriftens elektroniska form, men själva handlingens formkrav, signatärens behörighet och bevisning kan fortfarande ha avgörande betydelse.

Är BankID alltid en kvalificerad elektronisk underskrift?

Nej. Kvalificerad status kan inte antas enbart av att BankID används för identifiering. Den beror på den faktiska underskriftslösningen och eIDAS-kravens uppfyllande.

Kan jag signera ett testamente med den här mallen?

Nej, detta paket är inte utformat för att uppfylla testamentes särskilda formkrav. Använd specialistbedömning och kontrollera gällande lagstiftning.

Skapar Excelregistret juridiskt giltiga underskrifter?

Nej. Det registrerar administrativa händelser och referenser till verkliga bevis men utfärdar inga elektroniska underskrifter eller certifikat.

Är paketet helt tvåspråkigt?

Nej. Fem arbetsmallar är på svenska och det finns en svensk respektive engelsk användarguide.

Relaterade dokumentmallar

För ett avtal som kan behöva signeras: Sekretessavtal (NDA). Vid byte av avtalspart: Partsbytesavtal och avtalsöverlåtelse. För styrning och beslutsordning: Styrelsens arbetsordning och VD-instruktion. Se även Mallbutikens FAQ.

Officiella rättskällor och versionsinformation

• EUR-Lex – eIDAS 910/2014, särskilt artiklarna 25–26
• PTS – kvalificerad elektronisk underskrift
• Bolagsverket – underteckna årsredovisning
• Ärvdabalken 10 kap. – testamentes formkrav

Dokumentversion 1.0 · Källgenomgång 27 oktober 2026 · AI-assisterad kontroll av färdiga mallar och fyra användningsscenarier. Ingen extern advokat- eller juristgranskning har utförts. Kontrollera lag och myndighetskrav vid faktisk användning.