Asiakasrekisteröinti & laskutusohje B2B – Asiakaskortti, e-lasku ja Excel-rekisteri | Word/PDF/Excel

Asiakasrekisteröinti ja laskutusohje yrityksille – Word, PDF ja Excel. Hallinnollinen paketti yritysasiakkaiden laskutusosoitteen, organisaatiotietojen, ostotietojen ja e-laskutustietojen keräämiseen ja tarkistamiseen. Sopii talousosastoille, konsulttiyrityksille ja pienyrityksille, jotka haluavat järjestää B2B-asiakastietonsa. Ostoon sisältyy 15 asiakasasiakirjaa digitaalisessa ZIP-tiedostossa.

Tärkeä rajavus: asiakirjat eivät ole laskuja, ne eivät ole kirjanpitojärjestelmä eivätkä ne tee automaattista arvonlisäverotarkistusta. Ne eivät luo maksupakkoa tai oikeutta muuttaa sopimusta. Laskun todellinen sisältö, arvonlisävero ja tekninen toimitus on tarkistettava erikseen jokaisen tapahtuman osalta.

Mihin asiakasrekisteröintiä ja laskutusohjetta käytetään?

Kun uusi yritysasiakas rekisteröidään tai olemassa olevan asiakkaan tiedot muuttuvat, myyjän on tiedettävä, mille oikeushenkilölle laskutetaan, mikä osoite ja viite ovat voimassa sekä lähetetäänkö lasku Peppolin tai muun kanavan kautta. Paketti sisältää erillisiä asiakirjoja tietojen keräämiseen, muutosten tarkistamiseen, laskujen valmisteluun ja e-laskutustietoihin.

Kaikki asiakirjat ja tiedostomuodot

Tiedosto	Toiminto	Kieli / muoto
Asiakasrekisteröinti ja asiakaskortti	Tietoja oikeudellisesta ostajasta, viitteistä ja vahvistuslähteestä	Ruotsi · DOCX + PDF
B2B-laskutusohje	Ohje laskutusosoitteeseen, viitteisiin, vastaanottokanavaan ja Peppol-tunnukseen	Ruotsi · DOCX + PDF
Asiakastietojen muutoshakemus	Aiemmat ja uudet tiedot sekä oikeutustarkistus	Ruotsi · DOCX + PDF
Laskutustarkistus – tarkistuslista	Tietojen tarkistus ennen laskutusta erillisessä laskujärjestelmässä	Ruotsi · DOCX + PDF
E-lasku – testipöytäkirja	Tekninen vastaanottotarkistus, kuitti ja poikkeamat	Ruotsi · DOCX + PDF
Ruotsinkielinen käyttöopas	Täyttöjärjestys, oikeudelliset rajoitukset, laskutusehdot ja GDPR	Ruotsi · DOCX + PDF
English User Guide	Englanninkieliset ohjeet ruotsinkielisiin työasiakirjoihin	Englanti · DOCX + PDF
Excel-rekisteri – 9 välilehteä	Yleiskatselu, asiakasrekisteri, ohjeet, muutokset, tarkistukset, e-lasku, poikkeamat, lähteet, Lue minua	Ruotsi · XLSX

Käytännön työjärjestys

1. Kerää ja tarkista yrityksen nimi, organisaationumero ja laskutustiedot asiakaskortissa.
2. Tarkista sopimuksen mukainen maksutieto ja todellinen vastaanottokanava. Lähetä tai lataa laskutusohje.
3. Muutoksen yhteydessä: dokumentoi vanhat ja uudet tiedot sekä vahvista kriittiset muutokset riippumattoman, aiemmin tunnetun yhteydenottotavan kautta.
4. Ennen laskutusta: käytä tarkistuslistaa erillisen laskutusohjelmiston yhteydessä. Arvioi soveltuva arvonlisäverotilanne.
5. E-laskun yhteydessä: testaa tekninen muoto ja vastaanotto, dokumentoi kuitti sekä käsittele poikkeamat.
6. Seuraa asioita Excelissä. Hallinnollinen tila ei ole todiste oikeudellisesta noudattamisesta.

Excel – asiakasrekisteri yhdeksällä välilehdellä

Yleiskatselu tiivistää rekisteröidyt asiakkaat, asiakaskortit manuaalisella tilaruudulla ”Valmis”, käynnissä olevat muutoshakemukset, teknisesti valmiit e-laskutustarkistukset ja avoimet poikkeamat. Työkirja toimitetaan tyhjänä, ilman esimerkkivirejä ja ilman ulkoisia yhteyksiä. Mikään kaava ei määritä, onko lasku oikeudellisesti tai verotuksellisesti oikein. Muokataan Excelissä tai yhteensopivassa laskentataulukko-ohjelmassa.

Säännöt ja rajoitukset Ruotsin lain mukaan

Täydellisen laskun on yleensä sisällettävä arvonlisäverolain (2023:200) 17 luvun 24 §:ssä määritellyt tiedot. On erityisiä sääntöjä esimerkiksi yksinkertaistetulle laskulle ja tietyille arvonlisäverotilanteille. Verovirasto selittää laskun sisällön ja poikkeukset.

Sähköpostitse lähetetty PDF ei ole automaattisesti rakenteellinen e-lasku. Laki (2018:1277) koskee erityisiä ehtoja julkisten hankintojen seurauksena syntyville laskuille, ei kaikkia yksityisiä B2B-laskuja. Hankintaviranomainen e-laskusäännöistä.

Nimen ja yhteystietojen sisältävä asiakasrekisteri, jossa on luonnollisia henkilöitä, kuuluu GDPR:n piiriin, kun henkilötietoja käsitellään. Yrityksen on arvioitava oikeudellinen peruste, tarkoitus, pääsy ja poistaminen. IMY oikeudellisesta perusteesta.

Usein kysyttyä

Onko asiakaskortti lasku?

Ei. Asiakaskortti on hallinnollisia tietoja sisältävä asiakirja. Todellinen lasku laaditaan laskujärjestelmässä, ja sen on täytettävä sovellettavat vaatimukset sisällöstä ja arvonlisäverosta.

Voinko lähettää PDF:n Peppol-laskun sijaan?

Se riippuu vastaanottajasta ja sovellettavista säännöistä. Sähköpostitse lähetetty PDF ei ole rakenteellinen e-lasku. Jotkin julkiset hankinnat kuuluvat rakenteellisen e-laskun vaatimusten piiriin.

Voiko Excel tarkistaa automaattisesti arvonlisäveron ja luottokelpoisuuden?

Ei. Työkirja laskee hallinnollisia asioita ja tilaruutuja. Se ei tee arvonlisäverolaskentaa, luottopäätöstä tai oikeudellista tarkistusta.

Miten käsittelen muuttuneita maksutietoja?

Muutoksen tulisi vahvistaa riippumattoman, tunnetun yhteydenottotavan kautta. Uusia tietoja sisältävä sähköposti ei riitä varmaksi tarkistukseksi; erityisesti pankkitietojen muutokset vaativat varovaisuutta.

Ovatko mallit englanniksi?

Viisi työasiakirjaa ja ruotsinkielinen opas ovat ruotsiksi. Mukana tuleva English User Guide selittää niiden käyttöä englanniksi, mutta se ei ole asiakirjojen käännös.

Aiheeseen liittyvät mallit

Katso Laskutukseen liittyvät mallit, kun tarvitset varsinaisen laskumallin tai muun asiakaslaskutukseen liittyvän asiakirjan.

Lähteet ja versio

Tuoteversio 1.0. Sisäinen tekoälyn avustama oikeuslähteiden läpikäynti 28. lokakuuta 2026: Verovirasto, arvonlisäverolaki (2023:200) 17 luku, laki (2018:1277) ja IMY:n GDPR-opas. Toiminnalliset asiakirjatestit on suoritettu. Ulkoista lakimiesarviointia tai viranomaisen hyväksyntää ei väitetä.