Toimitusilmoitus & Mukanaottolista B2B 2026/2027 – ASN, pakkauslista, erä ja Excel | Word/PDF

Toimitusilmoitus & Seurantaletti B2B – Word, PDF ja Excel on asiakirjapakketti ruotsalaisille yrityksille, jotka tarvitsevat kotimaan tavaratoimitusten ilmoittamista ja seurantaa. Kokoa suunnitellut lähetykset, seurantalletit, pakettitiedot, muutokset ja vastaanottotiedot yhteiseen viitetasoon. Paketti sisältää 7 muokattavaa Word-asiakirjaa, 7 hakukelpoista PDF-tiedostoa sekä yhden Excel-työkirjan yhdeksällä välilehdellä.

Kenelle? Toimittajille, tukkureille, hankintatoimistoille, varaston vastaanottotiloille ja pienille yrityksille, joilla on tavaratoimituksia yritysten välillä. Asiakirjat toimivat manuaalisena hallinnollisena pohjana; ne eivät lähetä ASN-ilmoituksia sähköisesti eivätkä korvaa ERP-/WMS-järjestelmiä.

Täydellinen tiedostoluettelo – mitä saat

Tiedosto	Toiminto	Muoto
Toimitusilmoitus (ASN)	Ennakoilmoitus lähetys-/tilausviitteellä, suunnitellulla päivämäärällä, tuotteilla ja määrillä	Ruotsi · DOCX + PDF
Seurantaletti & pakkauslista	Määräytyvät tuotteet ja määrät, jotka ilmoitetaan sisältyvän varsinaiseen lähetykseen	Ruotsi · DOCX + PDF
Paketti- & lähetystiedot	Pakettitunnus, painotieto, merkintä ja yhteys tuoteriveihin	Ruotsi · DOCX + PDF
Muutoshallinta	Ehdotus muutoksesta päivämäärässä, määrässä tai kuljetuksessa vastauksikentällä	Ruotsi · DOCX + PDF
Vastaanottotarkastus	Todellisuudessa vastaanotetut tuotteet, näkyvät puutteet ja varaukset	Ruotsi · DOCX + PDF
Ruotsinkielinen käyttäjien opas	Työnkulku, täyttö, oikeustiedot, rajoitukset ja ruotsalaiset oikeuslähteet	Ruotsi · DOCX + PDF
English User Guide	Englanninkielinen käyttöohje ruotsalaisten mallipohjille	Englanti · DOCX + PDF
Toimitus- & pakettirekisteri	Yhdeksän Excel-välilehteä ilmoituksille, tuoteriveille, paketeille, kuljetukselle, vastaanotolle ja poikkeamille	Ruotsi · XLSX

Milloin käytät toimitusilmoitusta ja seurantalettia?

Toimitusilmoitus (ASN) jätetään yleensä ennen tavaratoimitusta, jotta vastaanottaja voi suunnitella tavaran vastaanottoa. Seurantaletti kuvaa, mitkä tuotteet tulevat mukana. Pakettitiedot yhdistävät esimerkiksi laatikot ja kuormalaat tuoteriveihin. Todellinen valinta asiakirjoista ja tiedoista riippuu osapuolten kauppasopimuksista ja logistiikkarutiineista.

Excel-rekisteri: yhdeksän työvälilehteä

Työkirja sisältää välilehdet Yleiskatsaus, Ilmoitukset, Tuoterivit, Pakettitiedot, Kuljetus, Vastaanotto, Poikkeamat, Asiakirjat ja Lue minua. Tuoteriveillä ja Vastaanotolla kaava vertailee ilmoitettuja määriä, näyttää poikkeaman vastaanotettuna/lähetettynä miinus ilmoitettu ja merkitsee negatiiviset tai ei-numeeriset syötteet. Tilalistat auttavat pitämään suunnitellun, ilmoitetun ja vastaanotetun lähetyksen erillään. Asiakkaalle ei sisälly fiktiivisiä kauppatiedostoja.

Tärkeää: Excel ei yhdisty kuljetusyritykseen, kirjanpitoon, laskutusohjelmaan tai yritysjärjestelmään. Se ei luo oikeudellisesti sitovia ilmoituksia eikä anna automaattista takuuta siitä, että sopimus on täytetty. Kaikkia viitteitä ja aikatietoja on tarkistettava todellisia toimitusasiakirjoja vasten.

Työnkulku – ilmoituksesta vastaanottoon

1. Tarkista kauppa. Perustu ruotsinkieliseen tilaus-/kehysoppimusviitteeseen, todelliseen toimitusosoitteeseen ja sopimisiin ehtoihin.
2. Ennakoile toimitus. Täytä ASN, päivämäärä, kuljetus- ja tilausviitteet sekä odotetut tuotemäärät.
3. Luo seurantaletti. Rekisteröi määrät, joiden ilmoitetaan pakatun, ja yhdistä tuoterivit pakettitunnuksiin.
4. Dokumentoi muutokset. Ilmoita uusista päivämääristä tai määristä ja rekisteröi vastapuolen vastaus. Muutoshallinta ei ole automaattisesti hyväksytty uusi sopimus.
5. Tarkista vastaanotto. Rekisteröi vastaanotetut paketit ja näkyvät virheet; dokumentoi lisätutkimus ja mahdolliset reklamaatioviestit erikseen.
6. Säilytä jäljitettävyys. Lisää tilaus-/ASN-viitteet, lähetysnumerot ja asiakirjatunnukset Excel-rekisteriin.

Ruotsalainen oikeus ja tärkeät rajoitukset

Ostolaki (1990:931) koskee pääasiassa liikkuvan omaisuuden ostamista sen soveltamisalueella. 3 §:n mukaan laki on suurelta osin dispositivinen – sopimusehdot ja tietyt sitovat kauppatavat voivat olla etusijalla. 22–29 §:n määräykset viivästystä sekä 31–32 §:n määräykset tutkimuksesta ja reklamaatiosta on arvioitava todellista tilannetta vasten. Vastaanottotodistus ei automaattisesti tarkoita, että tuote on laadullisesti hyväksytty, että riski on kaikissa tilanteissa siirtynyt tai että reklamaatioajat ovat päättyneet.

Seurantaletti ei ole arvonlisä- tai verolasku. Veroviraston laskutusopas kuvaa laissa määritellyt tiedot, jotka laskun on sisällettävä. Käytä erillistä laskutustoimintoa. Tämä paketti ei ole tarkoitettu kuluttajakauppaan, julkiseen hankintaan, kansainväliseen vientiin, vaaralliseen lastiin tai muihin erityisesti säännellyihin kuljetuksiin ilman erillistä mukauttamista.

Usein kysyttyä toimitusilmoituksesta

Mitä ASN tarkoittaa?

ASN tarkoittaa Advance Shipping Noticea, ja se on ennakoilmoitus suunnitellusta tavaratoimituksesta. Todellista tietoa ja muotoa määrittävät vastaanottajan vaatimukset ja osapuolten sopimus.

Ovatko toimitusilmoitus ja seurantaletti sama asia?

Eivät. Ilmoitus kuvaa, mitä suunnitellaan tulevan ja milloin, kun taas seurantaletti kuvaa tuotteet, joiden ilmoitetaan tulevan mukana varsinaisessa lähetyksessä.

Voiko Excel lähettää EDI-ilmoituksen?

Ei. Exceliä käytetään tietojen ja poikkeamien manuaaliseen seurantaan. EDI-integraatio, API-yhteys tai kuljetuksen seuranta eivät sisälly pakettiin.

Voiko vastaanottopöytäkirjan allekirjoitus korvata tutkimuksen?

Ei. Vastaanottotodistus ei automaattisesti osoita lopullista laadullista hyväksyntää. Mahdollinen tutkimus ja reklamaatio on arvioitava erikseen sopimuksen ja sovellettavan oikeuden mukaisesti.

Ovatko kaikki tiedostot muokattavissa olevia asiakirjoja?

Työasiakirjat ovat muokattavissa Wordissa (DOCX) ja Excelissä (XLSX). PDF-tiedostot ovat hakukelpoisia tulostustiedostoja, eivätkä ne ole lupauksia interaktiivisista lomakkeista. Englanninkielinen opas on ohje, ei englanninkielinen versio kaikista asiakirjoista.

Liittyvät asiakirjamallit

Itse tilauksen luomiseksi: Ostotilaus & toimituksen seuranta. Vastaanottoa ja toimitustarkastusta varten: Tavaravastaanottopöytäkirja & toimitustarkastus. Sovittuihin toimitusehtoihin: Toimitussopimus & toimitussuunnitelma B2B. Katso myös Ostot, toimittaja & palvelu – Mallit.

Asiakirjan versio ja viralliset lähteet

Versio 1.0, lähdekontrolli 28. lokakuuta 2026, Ruotsi. Sisäinen tekoälyavusteinen asiakirja- ja lähdetarkastus on tehty. Tämä ei tarkoita viranomaisen hyväksyntää, ulkopuolista lakimiesarviointia tai oikeudellista neuvontaa yksittäiseen ostoon.

• Ostolaki 1990:931 – Ruotsin parlamentti
• Verovirasto – arvonlisäverolain laskutussäännöt