Siivoussuunnitelma & laadunvalvonta 2026/2027 – Siivouspäiväkirja, poikkeamat | Excel, Word & PDF

Suunnittele siivous, dokumentoi suoritetut työt ja seuraa laatua – ilman kalliita toiminnanohjausjärjestelmiä. Siivoussuunnitelma & Laadunvalvonta 2026/2027 on digitaalinen pohjapaketti siivousyrityksille, siivoojille, isännöitsijöille, toimistoille, asunto-osakeyhtiöille ja muille toimijoille, joilla on toistuvia siivouspalveluita. Paketti sisältää Excel-työkalun, jossa on 7 välilehteä, sekä muokattavat Word-asiakirjat ja PDF-tiedostot ruotsiksi ja englanniksi.

Tämä sisältyy pakettiin

13 toimitettavaa tiedostoa ZIP-arkistossa – kuusi muokattavaa DOCX-tiedostoa, kuusi vastaavaa haettavaa PDF-tiedostoa sekä yksi Excel-työkirja XLSX-muodossa.

Excel, jossa on 7 toisiinsa kytkettyä työvälilehteä

• Yleiskatsaus: kohteiden määrä, suunnitellut tehtävät, valmistuneet tehtävät, suoritusaste, viivästyneet tehtävät, hyväksyttyjen tarkistuspisteiden osuus ja avoimet poikkeamat.
• Kohteet: jopa 100 kohdetta asiakasyhteystiedoilla, laajuudella, sovitulla frekvenssillä ja aloituspäivämäärällä.
• Siivoussuunnitelma: 200 suunnitelmariviä, joissa on yksilölliset tunnisteet, alue, työtehtävä, päivämäärä, suorittaja, tila ja automaattinen viivästyksen merkintä.
• Suoritusloki: 200 riviä varsinaiselle tehdylle työlle, päivämäärä, suunnitelman tunniste, suorittaja ja työtodistus.
• Laatukierros: 150 tarkistusta, joissa on arvioitujen ja hyväksyttyjen pisteiden määrä sekä automaattinen hyväksymisprosentti.
• Poikkeamat: 150 tapausriviä prioriteetilla, vastuulla, määräajalla, tilalla ja erääntymisvalvonnalla.
• Lue minut: syöttöohje, avainlukujen tulkinta, lähteet ja tärkeät rajoitukset.

Näin käytät siivoussuunnitelmaa

1. Rekisteröi asiakkaan kohde ja sovittu laajuus Kohteet-välilehdelle omalla kohdetunnisteella.
2. Lisää toistuvat työtehtävät ja päivämäärät Siivoussuunnitelmaan erillisillä tunnisteilla ja tilavalinnoilla.
3. Kirjaa todellisuudessa suoritettu työ suunnitelman tunnisteella Suorituslokiin.
4. Suorita laatukierros asiakkaan kanssa sovittujen vaatimusten mukaisesti ja dokumentoi todellinen tulos.
5. Kirjaa hylätyt tehtävät ja parannukset Poikkeamat-välilehdelle vastuullisen ja määräajan kera.
6. Seuraa suoritusastetta, poikkeamia ja toistuvia laatuongelmia Yleiskatsaus-näkymästä.

Laskentaesimerkki suorituksesta ja laadusta

Jos kymmenen tehtävää on suunniteltu ja seitsemän on merkitty tilaan Valmis, suoritusaste on 70 prosenttia. Jos laatukierroksella arvioidaan 16 tarkistuspistettä ja 14 hyväksytään, näytetään 87,5 prosentin hyväksymisaste. Nämä avainluvut mittaavat eri asioita, eikä niitä tule laskea yhteen.

INSTA 800 ja työympäristö 2026/2027

SS-INSTA 800-1:2018 on SIS:n mukaan voimassa oleva pohjoismainen standardi siivouslaadun arviointiin. Vanhempi SS 627801:2012 on kumottu. Tämä paketti ei sisällä tekijänoikeussuojatun standardin mittausjärjestelmää tai tarkistustaulukoita, eikä väitä palveluntarjoajaa sertifioiduksi. Jos vaatimuksena on varsinainen INSTA 800 -tarkistus, asiakkaalla on oltava pääsy kyseiseen standardiin ja sitä on sovellettava erikseen.

Työympäristöviranomaisen (Ruotsin Arbetsmiljöverket) määräykset kemiallisista riskeistä, kuten AFS 2023:10, voivat olla merkityksellisiä käytettäessä puhdistusaineita ja muita kemiallisia riskilähteitä. Työnantajan on itse tehtävä asianmukainen riskinarviointi, annettava ohjeet ja määritettävä suojaukset. Siivouksen tarkistuslista tai poikkeamarekisteri ei korvaa tätä työtä.

Käytännön käyttökohteet

Soveltuu muun muassa toimistosiivoukseen, porrassiivoukseen, liiketiloihin, kiinteistönhoitoon, kaupalliseen siivoukseen ja tilaajan sekä siivoustoimittajan väliseen seurantaan. Erityiset hoito-, elintarvike- ja muut hygieniaa vaativat ympäristöt voivat vaatia tästä yleispaketista poikkeavia säädöksiä ja rutiineja.

Yleisiä sudenkuoppia

• Laajuuden, frekvenssin tai asiakkaan hyväksymän laatutason jättäminen määrittämättä.
• Suunnitellun siivouksen laskeminen suoritetuksi ilman erillistä työtodistusta.
• "Ei ajankohtainen" -tarkistuspisteiden sisällyttäminen hylättyihin tarkistuksiin.
• Poikkeamatapauksen sulkeminen ilman tehdyn toimenpiteen tarkistusta.
• Oletus siitä, että itsetarkastus merkitsee automaattisesti INSTA 800 -sertifiointia.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Sisältyykö Word-siivouslista?

Kyllä, sekä siivoussuunnitelma/laatukierros että poikkeamaraportti toimitetaan muokattavina DOCX-tiedostoina ruotsiksi ja englanniksi, vastaavilla PDF-versioilla.

Voiko pieni siivousyritys käyttää Exceliä?

Kyllä. Kohteita, tehtäviä, toimeksiantoja ja laadunvalvontaa hallitaan tavallisella Excelillä ilman tilausmaksuja tai makroja.

Lasketaanko suoritusaste automaattisesti?

Kyllä. Se perustuu kirjattuihin suunniteltuihin tehtäviin ja niihin, jotka on merkitty valmiiksi. Suoritusloki on erillinen jäljitettävyyden vuoksi.

Onko tuote SS-INSTA 800 -sertifioitu?

Ei. Se on erillinen hallinnollinen apuväline, ei kopio standardista tai sertifiointi sen mukaisesti.

Sisältyvätkö ruotsinkieliset ja englanninkieliset versiot?

Kyllä, Word-asiakirjat ja oppaat ovat saatavilla molemmilla kielillä. Excel-työkirjassa on ruotsinkieliset välilehtien nimet, ja se on kehitetty ruotsalaisia olosuhteita silmällä pitäen.

Muoto, toimitus ja lähteet

Tiedostomuodot: DOCX, PDF, XLSX. Kieli: Ruotsi + englanti (Excel ruotsiksi). Versio: 1.0. Tarkastettu: 12.10.2026. Toimitus: ladattava ZIP-arkisto, 13 tiedostoa. Monimutkaisessa työympäristössä tai standardoidussa tarkastuksessa saatetaan tarvita asiantuntijan apua.

Ensisijaiset lähteet: SIS – SS-INSTA 800-1:2018, Arbetsmiljöverket – Kemiska risker ja Arbetsmiljöverket – AFS 2023:10.

Vastuunrajoitus: Yleinen hallinnollinen malli, joka on mukautettava sopimuksiin, kohteisiin, työympäristöön ja voimassa oleviin sääntöihin. Ei oikeudellista neuvontaa, viranomaispäätöksiä tai standardisertifiointia.