Asiakirjamallista
Hankintasuunnitelma & Tarjousrekisteri 2026/2027 – Excel, Word ja PDF
Suunnittele useita osto- tai hankintaprosesseja yhtenäisessä työnkulussa. Tämä ammattimainen mallipaketti sisältää hankintasuunnitelman, tarve- ja markkina-analyysin, toimintasuunnitelman, tarjouslokin, riskirekisterin ja päätöksentekoasiakirjat. Tiedostot sopivat ensisijaisesti yrityshankintoihin ja niitä voidaan käyttää hallinnollisena tukena julkisessa toiminnassa, kun juridinen käsittely tapahtuu organisaation omissa vakioprosesseissa.
Saat 13 tiedostoa Wordina (DOCX), PDF-muodossa ja Excelinä (XLSX), sisältäen ruotsinkieliset työdokumentit, englanninkielisen lomakkeen ja yksityiskohtaisen käyttöoppaan. Hinta: 79 kr – kertahankinta.
Tämä sisältyy dokumenttipakettiin
| Dokumentti | Sisältö | Formaatti |
|---|---|---|
| Hankintasuunnitelma ja päätöksentekoasiakirjat | Tarpeet, laajuus, budjetti, prosessivalinta, vastuuhenkilöt, aikataulu, riskit ja hyväksyntä. | DOCX + PDF |
| Tarveanalyysi ja markkinatutkimus | Nykyinen ratkaisu, tarpeet, tavoitteet, arvioitu sopimuksen arvo ja markkina-analyysi lähteineen. | DOCX + PDF |
| Toimintasuunnitelma ja vastuutaulukko | Roolit, aktiviteetit, virstanpylväät, päätösmandaatit ja tarkistuspisteet. | DOCX + PDF |
| Tarjousloki ja päätöspöytäkirjat | Hallinnollinen rekisteröintilomake, viittaukset suojattuihin tarjouksiin ja valtuutetut päätökset. | DOCX + PDF |
| Procurement Plan & Tender Tracking | Täydentävä englanninkielinen työdokumentti ruotsalaisille toimijoille. | DOCX + PDF |
| Yksityiskohtainen käyttöopas | Vaiheittaiset ohjeet, Excel-ohjeistus, tarkistuspisteet, lähteet ja English quick guide. | DOCX + PDF |
| Hankintasuunnitelma & Tarjousrekisteri | Excel-työkalu, jossa kahdeksan työkirjaa, kaavat, tietojen validointi ja kojelauta. | XLSX |
Yhteensä 13 tiedostoa: 6 muokattavaa Word-dokumenttia, 6 haettavaa A4-PDF-tiedostoa ja 1 Excel-työkirja.
Excel-malli, jossa kahdeksan työkirjaa
- Yleiskatsaus: prosessien määrä, aktiiviset hankinnat, avoimet aktiviteetit, myöhästyneet sisäiset virstanpylväät, rekisteröidyt tarjoukset, avoimet riskit ja dokumentoidut päätökset.
- Hankinnat: jopa 80 yksilöllistä prosessia nimellä, vastuuhenkilöllä, budjetilla, päivämäärillä, prosessikategorialla ja tilalla.
- Aktiviteetit: jopa 140 virstanpylvästä tai työtehtävää vastuuhenkilöineen, sisäisine tavoitepäivineen, viitteineen ja varoituksineen ylittyneistä päivämääristä.
- Tarjoukset: jopa 100 rekisteröintiviitettä tarjoustunnuksella (ID), toimittajatunnuksella, rekisteröintitiedoilla ja linkillä valtuutettuun järjestelmään.
- Riskit: jopa 90 riskikirjausta yksinkertaisilla riskiarvoilla (todennäköisyys × seuraus), vastuuhenkilöillä ja toimenpiteillä.
- Päätökset: jopa 80 kirjausta päätösviitteillä, päättäjillä, tilalla, päivämäärillä ja arkistoviitteillä.
- Asetukset: organisaatio, vuosi, vastuut ja keskeiset juridiset tarkistuspisteet.
- Opas: sisäänrakennettu työnkulku ja viralliset lähdeviitteet.
Excel varoittaa kaksinkertaisista prosessi- ja tarjoustunnuksista, tuntemattomista prosessiviitteistä ja myöhästyneistä sisäisistä tehtävistä. Yhteenvedot alkavat nolla-arvoista eivätkä sisällä fiktiivisiä asiakastietoja.
Näin käytät hankintapakettia
- Päätä, käsitelläänkö osto yksityisenä ostona vai kuuluuko se julkisen hankintalainsäädännön piiriin.
- Toteuta tarveanalyysi ja markkina-analyysi. Määritä laajuus, arvo, budjetti ja vastuut.
- Rekisteröi yksilöllinen hankintatunnus (ID) ja perustiedot Excel-taulukon kohtaan Hankinnat.
- Syötä vastuuhenkilöt, aktiviteetit ja sisäiset virstanpylväät kohtaan Aktiviteetit käyttäen samaa hankintatunnusta.
- Pidä tarjouslokia vain hallinnollisena viitteenä valtuutettuun järjestelmään ja dokumentoi havaitut poikkeamat.
- Arvioi riskit manuaalisesti ja rekisteröi mahdolliset toimenpiteet. Anna valtuutetun henkilön tehdä kaikki varsinaiset päätökset.
- Viittaa erilliseen tarjousvertailuun, valintapäätökseen tai ostopäätökseen sekä sopimukseen, ja seuraa prosessia jälkikäteen.
Hankinta, ostoprosessi ja LOU
Upphandlingsmyndigheten kuvaa, kuinka tarveanalyysi, markkina-analyysi, selkeä vastuunjako ja toimintasuunnitelma tukevat harkittua ostoprosessia. Yksityisiin hankintoihin ja julkisiin ostoihin ei aina kohdistu samoja vaatimuksia. Julkisissa hankinnoissa voivat tulla kyseeseen muun muassa Ruotsin julkisia hankintoja koskeva laki (LOU, 2016:1145), huoltoalojen hankintalaki (LUF, 2016:1146), käyttöoikeussopimuksia koskeva laki (LUK, 2016:1147) tai muut säännöt.
Määritä erikseen muun muassa hankkivan organisaation asema, lakivalinta, kynnysarvot, hankinnan arvioitu arvo, menettelyn valinta, ilmoittaminen, salassapito, tasapuolinen kohtelu, esteellisyys, tarjouskäsittely ja oikeussuojakeinojen määräajat. Tämä malli ei ole juridisesti täydellinen hankintatyökalu eikä se korvaa hankinta-alustaa.
Viralliset lähteet: Upphandlingsmyndigheten – Valmistele hankinta · Tarveanalyysi · Markkina-analyysi · LOU – Sveriges riksdag (Ruotsin valtiopäivät).
Usein kysyttyjä kysymyksiä hankintasuunnitelmasta ja tarjousrekisteristä
Mikä on hankintasuunnitelma?
Sisäinen suunnitelma osto- tai hankintaprosessin tarpeista, laajuudesta, vastuista, taloudesta, aktiviteeteista, tärkeistä päivämääristä ja päätöksentekopisteistä.
Voiko Excel seurata useita hankintoja samanaikaisesti?
Kyllä. Rekisteri on rakennettu jopa 80 prosessia varten ja se voi seurata jokaiseen hankintatunnukseen liitettyjä sisäisiä virstanpylväitä ja asioita.
Hylkääkö malli myöhästyneet tarjoukset automaattisesti?
Ei. Mitään oikeudellisia päätöksiä tai muodollisia tarjouspäätöksiä ei automatisoida. Tarjouksen vastaanottoa, voimassaoloa ja käsittelyä on arvioitava kunkin prosessin mukaisesti.
Onko tuote LOU-hyväksytty?
Ei. Se on hallinnollinen tuki, eikä se sisällä täydellistä hankintamenettelyä tai automatisoitua ruotsalaisen hankintalainsäädännön mukaista tarkastusta.
Onko tämä sama asia kuin tarjouspyyntö tai tarjousvertailu?
Ei. Tarjouspyyntö & toimittajavertailu käytetään itse toimittajakyselyssä. Tarjousvertailu vertailee tarjouksia. Tämä tuote ohjaa kokonaisvaltaista suunnittelua, aktiviteetteja sekä jäljitettävää hallintoa ennen prosessia, sen aikana ja sen jälkeen.
Sisältyykö pakettiin englanninkielinen työdokumentti?
Kyllä, englanninkielinen lomake ja lyhyt English quick guide. Pääasialliset ruotsinkieliset dokumentit on tarkoitettu ruotsalaisiin olosuhteisiin.
Voiko malli korvata hankintajärjestelmän?
Ei. Digitaalinen ilmoittaminen, tarjousten jättäminen, suojattu avaaminen, viestintä ja muut juridisesti säädellyt vaiheet on suoritettava oikeassa järjestelmässä ja oikean tahon toimesta.
Miten tiedostot toimitetaan?
Digitaalisesti ZIP-tiedostona, joka sisältää 6 Word-tiedostoa, 6 PDF-tiedostoa ja 1 Excel-tiedoston. Fyysistä tuotetta ei lähetetä. Automaattinen toimitus edellyttää, että ZIP-tiedosto on todella yhdistetty tuotteeseen Shopify Digital Productsissa.
Formaatti ja käyttöehdot
Versio 1.0, lähdetarkistettu 13. lokakuuta 2026. Muokattavia dokumentteja paikalliseen käyttöön. Rajoita pääsyä arkaluonteisiin tarjoustietoihin, käytä sisäisiä viitteitä ja sovita prosessi kunkin maan lakiin, organisaatioon ja sopimuksiin.
