Svenska Dokumentmallar
Tekoälyjärjestelmän poistaminen käytöstä – päätökset, tietojen säilyttäminen, lokit ja lopullinen tarkastus | Word/PDF/Excel
Tekoälyjärjestelmän poistaminen käytöstä – päätökset, tietojen säilyttäminen, lokit ja lopullinen tarkastus | Word/PDF/Excel
- Tiedostomuoto
- DOCX, PDF, XLSX
- Asiakirjan kieli
- Viisi ruotsalaista työkaavaa yksi ruotsalainen opas yksi englanninkielinen käyttäjäopas. Excel ruotsiksi.
- Tiedostojen määrä
- 7
Digitaalinen lataus. Fyysistä tuotetta ei lähetetä.
Noudon saatavuutta ei voitu ladata
Asiakirjamallista
Poista AI-järjestelmä käytöstä menettämättä hallintaa päätöksistä, tiedoista ja käyttöoikeuksista. Tämä työaines auttaa ruotsalaisia yrityksiä dokumentoimaan lopetuspäätöksen, vastuun, toimittajasuhteen päättämisen ja vahvistetut tarkistukset. Paketti ei automaattisesti vahvista lainmukaisia säilytysaikoja tai sitä, että kaikki oikeudelliset velvoitteet on täytetty.
Nopea yleiskatsaus
Tyyppi: päätösten ja operatiivisen kontrollin paketti AI-järjestelmän poistamiseen käytöstä. Oikeus: ruotsalainen toiminta, johon soveltuvat EU:n säännökset. Tiedostot: 7 DOCX + 7 hakukelpoista, tulostettavaa PDF-tiedostoa + 1 XLSX = 15 asiakastiedostoa. Viisi ruotsalaista työasiakirjaa, ruotsalainen opas, English User Guide ja ruotsalainen Excel-työkalu. Word-tiedostoja voi muokata. PDF-versiot eivät ole interaktiivisia PDF-lomakkeita. Toimitusmuoto myöhemmän aktivoinnin yhteydessä: digitaalinen ZIP-paketti. Microsoft Word ja Excel tai yhteensopivat ohjelmat ovat välttämättömiä; täydellistä yhteensopivuutta vaihtoehtoisten toimistopakettien kanssa ei voida taata.
Paketin sisältö
Seitsemän itsenäistä asiakirjaa: viisi ruotsalaista työkaavaa, ruotsalainen käyttäjäopas ja English User Guide. Jokainen asiakirja on saatavilla DOCX- ja vastaavassa PDF-muodossa (14 tiedostoa). Lisäksi Excel-rekisteri (XLSX). Yhteensä 15 tiedostoa lopullisessa ZIP-toimituksessa.
Mitä tiedostot sisältävät
Perustetta lopetuspäätökselle ja vastuulle; suunnittelu, riippuvuudet ja lopetusperusteet; arviointi henkilötiedoista, lokeista, arkistoinnista ja poistamisesta; toimittajan vienti- ja poistotodistus; sekä dokumentoitu lopputarkastus. Excel erottelee suunnitellut, suoritetut ja todellisuudessa vahvistetut toimenpiteet.
Kenelle paketti sopii?
Sopii: (1) pienemmälle yritykselle, joka poistaa käytöstä AI-chatbotin tai integraatioilla varustetun AI-avustajan; (2) organisaatiolle, joka lopettaa AI-päätösten tukijärjestelmän käytön ja tarvitsee varmat perustelut sekä sopii tiedon palautuksesta. Ei sovi: ainoana perustana toimistorajaukselliselle arkistoinnille, korkean riskin AI:lle, käynnissä olevalle valvonnalle tai oikeusjuttulle. Tällöin tarvitaan lisäarviointia asiantuntijalta. Yleinen IT-järjestelmien poistamisesta käytöstä -suunnitelma on täydennys, ei aina korvike.
Tarkka tiedostoluettelo
| Asiakirja | Käytännön toiminto | Kieli | Muoto |
|---|---|---|---|
| 01 Lopetuspäätös | Päätös, riskit, käyttöoikeudet ja ehdot | Ruotsi | DOCX/PDF |
| 02 Lopetussuunnitelma ja vastuu | Vaiheet, riippuvuudet ja työjaon | Ruotsi | DOCX/PDF |
| 03 Tiedot, lokit ja poistoharkinta | Säilyttämisen, viennin, poistamisen ja todistusaineiden arviointi | Ruotsi | DOCX/PDF |
| 04 Toimittajan kirje | Vientiin, poistamiseen ja vahvistamiseen liittyvien pyyntöjen tekeminen | Ruotsi | DOCX/PDF |
| 05 Lopputarkastus ja vahvistaminen | Tarkistustulokset, poikkeamat ja todistus | Ruotsi | DOCX/PDF |
| 06 Käyttäjäopas | Näin valitset ja täytät kaavat | Ruotsi | DOCX/PDF |
| 07 English User Guide | Englanninkieliset ohjeet ruotsalaisten asiakirjojen käyttöön | Englanti | DOCX/PDF |
| 08 Excel-rekisteri | Yhdeksän välilehteä seurantaan | Ruotsi | XLSX |
DOCX-tiedostoa voi muokata; PDF-tiedosto on hakukelpoinen ja tulostettava, mutta se ei sisällä erityisiä digitaalisia syöttökenttiä.
Näin Excel-työkalu toimii
Välilehdet ovat Yleiskatsaus, Järjestelmärekisteri, Päätösloki, Tiedot & lokit, Toimenpiderekisteri, Käyttöoikeudet, Viestintä, Lopputarkastus ja Lue minua. Laskentakentät kokoavat yhteen rekisteröidyt AI-järjestelmät, tilan Suljettu, avoimet toimenpiteet ja tarkastetut tarkistuspisteet. Esimerkki: jos kolme toimenpidetta on merkitty Avoin, yleiskatsaus näyttää kolme avointa tapausta; manuaalisesti merkitty Suljettu ei tarkoita, että oikeudellinen päättyminen on vahvistettu. Rekisterityökalu ei päättä poistoharkintaehtoja tai säädösten noudattamista.
Työnkulku – päätöksestä vahvistettuun päättymiseen
- Tunnista AI-järjestelmät, omistajat, asianosaiset ja riippuvuudet.
- Määritä lopetuksen laajuus ja tee dokumentoitu päätös.
- Arvioi, mitä tietoja, lokeja, päätöksiä ja tietoja on säilytettävä, siirrettävä tai poistettava.
- Pyydä toimittajalta vientiä, todistus ja poistotodiste.
- Seuraa käyttöoikeuksia, API-avaimia, integraatioita ja käyttäjätietoja.
- Rekisteröi suoritetut ja vahvistetut toimenpiteet erikseen, allekirjoita mahdolliset päätökset ja arkistoi dokumentaation.
Oikeudelliset asiat, edellytykset ja rajoitukset
EU:n AI-asetus (EU) 2024/1689 tulee voimaan vaiheittain. Erityiset velvoitteet korkean riskin AI:lle, muun muassa lokituksesta, riippuvat järjestelmän tyypistä, toimijan roolista ja sovellettavasta päivämäärästä. AI-asetuksessa ei ole yleistä lainvaatimusta, jonka mukaan kaikkien AI-järjestelmien on säilytettävä kaikkia lokeja samana ajanjaksona. GDPR (EU) 2016/679 edellyttää todellista arviointia muun muassa tarkoituksesta, säilytysrajoituksesta ja poistamisoikeudesta; poikkeukset, oikeudelliset velvoitteet ja toimialakohtaiset säännöt voivat vaikuttaa arviointiin. Sopimuksia, viranomaisten vaatimuksia ja todistusaineiden tarvetta on myös arvioitava yksilöllisesti. Kaava ei ole viranomaislomake tai todistus lainmukaisuudesta.
Minkä kaavan sinun kannattaa valita?
Valitse tämä paketti, kun AI-järjestelmän on todellisuudessa keskeytettävä tai poistettava käytöstä ja lopputarkastuksen on dokumentoitava. AI-ohjauksen käyttöönottoon tai olemassa olevien järjestelmien kartoittamiseen tarvitaan sen sijaan yleinen AI-hallintaprosessi. Yleiseen sovelluksen sulkemiseen ilman AI-kohtaisia riskejä IT-järjestelmien poistamisesta käytöstä -kaava voi olla osuvampi.
Usein kysyttyä
Onko kaikilla AI-järjestelmillä samanlainen arkistointiaika?
Ei. Säilyttämistä ja poistamista on arvioitava sovellettavan oikeuden, sopimusvaatimusten ja dokumentoidun tarkoituksen perusteella. Kaava ei laske lainmukaisia aikarajoja.
Poistaako Excel-työkalu tietoja automaattisesti?
Ei. Työkalu dokumentoi hallinnollisia toimenpiteitä ja voi koota tilat; se ei suorita järjestelmään pääsyä tai poistamista.
Ovatko asiakirjat englanniksi?
Viisi työkaavaa ja Excel ovat ruotsiksi. English User Guide selittää, miten ruotsalaisia asiakirjoja käytetään, mutta se ei käännä ruotsalaista oikeutta.
Voinko täyttää PDF-tiedostot digitaalisesti?
PDF-tiedostot ovat hakukelpoisia ja tulostettavia, mutta ne eivät ole interaktiivisia lomakkeita. Käytä DOCX-tiedostoa muokkaamiseen.
Tarvitaanko lakimies tai tietosuojavastaava?
Se riippuu riskeistä, toimialasta, sopimuksista ja tietojen käsittelystä. Korkean riskin AI:n, oikeusjuttujen, salassapidon tai laajan henkilötietojen käsittelyn yhteydessä oikean asiantuntijan tulisi arvioida päättymistä.
Lähteet, versio ja läpinäkyvyys
Viralliset lähteet: AI-asetus (EU) 2024/1689; GDPR; EU:n soveltamisaikataulu. Versio 1.0, AI:n avustama oikeudellisten lähteiden läpikäynti 10. marraskuuta 2026. Ulkopuolista lakimiesarviointia tai viranomaisvahvistusta ei ole tehty. Myynti ja digitaalinen asiakastoimitus tulevat mahdolliseksi vasta erillisen manuaalisen julkaisun ja tiedostojen yhdistämisen jälkeen.
Lue myös käytännön opas: AI-järjestelmän käytöstäpoisto: tietojen vienti, lokit ja toimittajasuhteen päättäminen.
