Asiakirjamallista
Ammattimainen pöytäkirjapaketti yhdistyksille sisältäen mallit vuosikokoukselle, hallituksen kokoukselle ja järjestäytymiskokoukselle. Paketti sisältää ruotsinkieliset ja englanninkieliset Word/PDF-versiot sekä edistyneen Excel-rekisterin kokouksille, päätöksille, ääniluetteloille, vastuuhenkilöille ja toimenpiteiden seurannalle.
Tämä sisältyy
- Yhdistyksen pöytäkirjat – ruotsiksi Word- ja PDF-muodossa, joissa on erilliset osiot vuosikokoukselle, hallituksen kokoukselle ja järjestäytymiskokoukselle.
- Association Meeting Minutes – englanniksi Word- ja PDF-muodossa, mukautettuna englanninkieliseksi työpohjaksi ruotsalaisille yhdistyksille.
- Ruotsinkielinen käyttöopas Word- ja PDF-muodossa.
- English User Guide Word- ja PDF-muodossa.
- Excel – Päätösrekisteri & Toimenpidelista kojelaudalla, kokousrekisterillä, päätöksillä, toimenpiteillä, läsnäololistalla ja ääniluettelolla.
Vuosikokouksen pöytäkirja
Vuosikokousosio auttaa yhdistystä dokumentoimaan muun muassa kokouksen avaamisen, kokousvirkailijoiden valinnan, ääniluettelon, kokouskutsun tarkistamisen, esityslistan, toiminta- ja talouskertomuksen, vastuuvapauden silloin kun se on relevanttia, vaalit, jäsenmaksun, aloitteet, muut päätökset sekä allekirjoitukset ja tarkastuksen.
Hallituksen pöytäkirja
Hallituksen pöytäkirja sisältää selkeät päätöskohdat edellisestä pöytäkirjasta, taloudesta, jäsenasioista, toiminnasta ja projekteista, sopimuksista ja hankinnoista, riskeistä/tietosuojasta/työympäristöstä, muista asioista, seuraavasta kokouksesta sekä kokouksen päättämisestä. Lisäksi mukana on erillinen päätös- ja toimenpidelista, jossa on vastuuhenkilö, määräaika ja tila.
Järjestäytymiskokous
Järjestäytymisosio on suunniteltu uudelle yhdistykselle tai vastavalitulle hallitukselle, ja se sisältää muun muassa toimihenkilöiden valinnan, nimenkirjoitusoikeudet, pankkivaltuudet, tiliöintijärjestyksen, jäsenrekisterivastuun ja digitaaliset valtuudet. Skatteverket toteaa, että aatteellisen yhdistyksen, joka hakee organisaatiotunnusta, tulee voida osoittaa pöytäkirjalla, että yhdistys on perustettu, hyväksynyt nimen ja säännöt sekä valinnut hallituksen.
Excel-rekisteri päätöksille ja toimenpiteille
Excel-työkalu täydentää allekirjoitettuja pöytäkirjoja ja mahdollistaa yhdistyksen päätösten seuraamisen ajan mittaan. Se sisältää:
- rekisterin jopa 250 kokoukselle,
- jopa 1 000 päätöstä,
- jopa 1 000 toimenpidettä,
- läsnäolon ja ääniluettelon,
- pöytäkirjan tilan ja tiedostoviitteen,
- vastuuhenkilöt ja määräajat,
- automaattisen merkinnän myöhästyneille toimenpiteille,
- kojeluudan avainluvuilla ja toimenpiteiden tilalla.
Aatteellinen yhdistys ja taloudellinen yhdistys
Päämalli on suunniteltu ensisijaisesti aatteellisille yhdistyksille, joissa säännöt ovat keskeisessä asemassa muun muassa kokouskutsun, äänioikeuden, vaalien ja kokousjärjestyksen osalta. Paketti sisältää samalla erityisiä huomioita taloudellisille yhdistyksille.
Taloudellisten yhdistysten osalta taloudellisia yhdistyksiä koskevan lain (2018:672) 6 luvun 39 § määrittelee, että yhdistyksen kokouksesta on pidettävä pöytäkirjaa ja päätökset on kirjattava ylös. Jos päätös tehdään äänestyksellä, tulos on dokumentoitava, ja laadittu ääniluettelo on otettava pöytäkirjaan tai liitettävä sen liitteeksi. Laki sisältää myös erityissääntöjä allekirjoittamisesta, tarkastamisesta, saatavuudesta ja säilyttämisestä. Hallituksen pöytäkirjoja säädellään muun muassa 7 luvun 24–25 §:ssä.
Tärkeää huomioitavaa
Tarkista aina yhdistyksen omat säännöt ennen mallin käyttämistä. Säännöt voivat sisältää erityissääntöjä esimerkiksi kutsuajasta, päätösvaltaisuudesta, äänioikeudesta, vaaleista, enemmistövaatimuksista, tarkastamisesta ja nimenkirjoitusoikeudesta. Excel-rekisteri ei koskaan korvaa tarkastettua tai lopullista pöytäkirjaa.
Muoto ja toimitus
Muoto: DOCX, PDF ja XLSX.
Kieli: Ruotsi + englanti.
Asiakirjan versio: 1.0.
Tarkistettu: 07.10.2026.
Toimitus: digitaalinen ZIP-paketti, kun tiedosto on yhdistetty Shopifyn digitaalisiin tuotteisiin.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Sopiiko malli aatteellisille yhdistyksille?
Kyllä. Ruotsinkielinen päämalli on luotu ensisijaisesti aatteellisia yhdistyksiä varten, ja se tulee mukauttaa yhdistyksen sääntöjen mukaan.
Voiko taloudellinen yhdistys käyttää sitä?
Kyllä työpohjana, mutta taloudellisia yhdistyksiä koskevat erityiset lainkohdat on tarkistettava. Opas korostaa tärkeimmät pöytäkirjamääräykset.
Sisältyykö esityslista?
Malli sisältää jäsennellyn päätöksentekoprosessin pöytäkirjassa. Mallikaupassa on myös erillisiä esityslistamalleja, joita voi käyttää yhdessä paketin kanssa.
Voiko Excel korvata pöytäkirjan?
Ei. Excel on seurantarekisteri. Allekirjoitettu tai tarkastettu pöytäkirja on kokouksen ensisijainen dokumentaatio.
Voimmeko käyttää sitä digitaalisissa kokouksissa?
Kyllä, jos kokousmuoto on sallittu yhdistyksen sääntöjen ja sovellettavien sääntöjen mukaan.
Lähteet: Ruotsin valtiopäivät – laki (2018:672) taloudellisista yhdistyksistä; Skatteverket – oikeudellinen ohjeistus aatteellisista yhdistyksistä.
