Asunto-osakeyhtiön hallituksen pöytäkirja – kutsu, päätös, eturistiriita ja Excel | Word/PDF/Excel

Asukuntasunto-osakeyhtiön hallituksen pöytäkirja – malli asukuntasunto-osakeyhtiön hallituksen kokoukselle, sisältäen kokousilmoituksen, pöytäkirjan, päätösten pohjatiedot, eturistiriidat ja toimenpiteiden seurannan. Dokumentoi, mitä hallitus on todellisuudessa päättänyt, keitä osallistui, miten pöytäkirja on vahvistettu ja mitä on toteutettava. Paketti on erityisesti suunniteltu ruotsalaisten asukuntasunto-osakeyhtiöiden ja niiden hallituksille, ei osakeyhtiön hallitukselle tai yhdistyksen yleiskokoukselle.

Lyhyt vastaus: Kyllä, asukuntasunto-osakeyhtiön hallituksen on pidettävä pöytäkirjaa kokouksissaan. Todelliset päätökset on kirjattava ylös, pöytäkirjan pitäjän on allekirjoitettava se, ja pöytäkirja on vahvistettava lain edellyttämällä tavalla. Pöytäkirjat on pidettävä numerojärjestyksessä ja säilytettävä turvallisesti. Excel-lista ei ole hallituksen päätös eikä se korvaa pöytäkirjaa. Lähde: talousyhdistyslaki, 7 luku, 24–25 §.

Toimitus: 7 muokattavaa DOCX-tiedostoa + 7 vastaavaa hakukelpoista A4-PDF-tiedostoa + 1 Excel-työkirja (XLSX), yhteensä 15 tiedostoa. Viisi ruotsinkielistä työasiakirjaa, yksi ruotsinkielinen käyttäjänopas ja yksi English User Guide (ei englanninkielinen oikeudellinen pöytäkirjamalli). Versio 1.0, 5. marraskuuta 2026. Digitaalinen ZIP-paketti myöhemmin liitettäessä ja aktivoidessa.

Milloin asukuntasunto-osakeyhtiö tarvitsee erityisen hallituksen pöytäkirjan?

Hallituksen kokouksissa, joissa käsitellään esimerkiksi jatkuvaa hallintoa, kiinteistön talouden seurantaa, tilattuja töitä ja jäseniin liittyviä asioita, joissa hallituksella on päätösvalta. Yhdistyksen on ensin tarkistettava säännöt ja se, vaatiiko jokin asia sen sijaan yhdistyksen yleiskokouksen päätöstä, hyväksyntää tai erityistä viranomaisen arviointia. Yleiskokouksen pöytäkirjat ja hallituksen pöytäkirjat ovat eri asiakirjoja, joille on eri säännöt saatavuudesta ja vahvistamisesta.

Tämä paketti ei ole valmis täytäntöönpanovalta, osto-sopimus tai merkittävän muutostyön päätös. Jäsen- tai yleiskokousasioissa on valittava oikea lainkohta ja oikea päätösvalta. Katso esimerkiksi täytäntöönpanovalta asukuntasunto-osakeyhtiölle ja yleinen yhdistyksen pöytäkirja muihin käyttötarkoituksiin.

Syventävä tieto: Lue opas yhdistyksen pöytäkirjoihin erosta hallituksen kokouksen, yhdistyksen yleiskokouksen ja perustuskokouksen välillä. Asukuntasunto-osakeyhtiöiden päätösten ja pöytäkirjojen on aina sovitettava sovellettaviin sääntöihin ja yhdistyksen sääntöihin.

Mitkä tiedostot sisältyvät pakettiin?

DOCX on muokattavissa. PDF-tiedostot ovat hakukelpoisia ja niihin voi kirjoittaa kuten tavallisiin tulostettaviin tiedostoihin, mutta ne eivät ole täytettäviä PDF-lomakkeita. Excelin voi avata yhteensopivilla laskentataulukko-ohjelmilla; yksittäistä ohjelmayhteensopivuutta kaikkien versioiden kanssa ei ole testattu.

Excel-työkalu – yhdeksän välilehteä

Kokoukset (päivämäärä, muoto ja sääntöjen tarkistus); Asiat (pohjatiedot ja toimivaltakysymys); Päätökset (todellinen lopputulos ja erillinen tarkistus); Eturistiriidat (intressien ristiriidat ja päätöksentekokyvyn uudelleenarviointi); Toimenpiteet (toimeenpano); Läsnäolo (hallituksen jäsenet ja toimivat varajäsenet); Pöytäkirkaarkisto (allekirjoitus, vahvistus ja numerojärjestys); Yleiskatsaus (hallinnolliset määrät/poikkeamat) ja Lue minua (ohjeet/lähteet). Seitsemällä rekisterillä on kukin 200 tyhjää syöttöriviä sekä valittavat tilakentät. Excel ei koskaan tee sitovaa arviota eturistiriidoista, päätöksentekokyvystä, enemmistöstä tai oikeudesta tehdä tiettyä päätöstä.

Näin käytät malleja

1. Tarkista yhdistyksen rekisteröidyt säännöt, hallituksen kokoonpano ja mahdollisten varajäsenten toiminta.
2. Lähetä kokousilmoitus ja riittävät päätösten pohjatiedot niille, joiden on osallistuttava. Täytä asiakirja 01.
3. Tarkista ennen jokaista päätöstä mahdollinen eturistiriitatilanne; eturistiriitaan joutuneen jäsenen ei tule käsitellä kysymystä, ja hänet lasketaan poissaollekseen kyseisen asian päätöksentekokyvyn arvioinnissa.
4. Tee manuaalinen tarkistus läsnäolosta, sääntöjen mahdollisesti tiukemmista vaatimuksista, enemmistöstä ja siitä, mikä yhdistyksen elin on toimivaltainen. Täytä asiakirja 03.
5. Kirjaa todelliset päätökset asiakirjaan 02; käytä asiakirjaa 04 eturistiriitojen merkintään ja pyydettyyn varaukseen.
6. Vahvista ja vahvistuta pöytäkirja lain mukaisesti, säilytä numerojärjestys katkeamattomana ja arkistoi turvallisesti.
7. Yhdistä todelliset päätökset vastuulliseen, seurantaan ja todisteisiin asiakirjassa 05 ja Excelissä, mutta älä sekoita tehtävää lailliseen päätökseen.

Oikeudelliset kysymykset – mitä asukuntasunto-osakeyhtiön hallituksen pöytäkirjoille koskee?

Mitkä lait ovat voimassa?

Asukuntasunto-osakeyhtiöiden lain (1991:614) 9 luvun 12 §:n mukaisesti talousyhdistyslaki (2018:672) 7 luku sovelletaan asukuntasunto-osakeyhtiöihin erityisellä poikkeuksella. Esimerkiksi talousyhdistyksen toimitusjohtajan säännöt eivät saa siirtyä asukuntasunto-osakeyhtiöön ikään kuin ne koskisivat yleisesti siihen.

Milloin hallitus on päätöksentekokykyinen?

Talousyhdistyslain 7 luvun 21–22 §§:n mukaan: pääsääntöisesti läsnä on oltava yli puolet kaikista hallituksen jäsenistä; säännöt voivat asettaa tiukemmat vaatimukset. Eturistiriitaan joutuneet jäsenet lasketaan poissaollekseen kyseisen asian käsittelyssä. Yli puolet läsnä olevista äänestää yleensä päätöksen puolesta; epätäydellisessä hallituksessa vaaditaan yleensä myös yli kolmasosan kaikista jäsenistä tukea. Sääntöjä on arvioitava todellisten olosuhteiden ja sääntöjen perusteella.

Miten eturistiriita käsitellään?

Talousyhdistyslain 7 luvun 23 § määrittelee muun muassa omat sopimukset ja tietyt sopimukset kolmannen osapuolen kanssa, joissa jäsenellä on merkittävä etu, joka voi olla ristiriidassa yhdistyksen etujen kanssa. Eturistiriitaan joutuneen jäsenen ei tule käsitellä kysymystä. Käytä eturistiriitataulukkoa todellisille olosuhteille, ei yleisille oletuksille.

Miten hallituksen pöytäkirja vahvistetaan ja säilytetään?

Talousyhdistyslain 7 luvun 24–25 §§:n mukaan: pöytäkirjan pitäjä allekirjoittaa sen. Jos puheenjohtaja ei ole pöytäkirjan pitäjä, hänen on vahvistettava se, ja myös hallituksen puheenjohtajan nimeämä toinen jäsen on vahvistettava se. Jäsenillä on oikeus saada erimielisyys merkittyä pöytäkirjaan. Pöytäkirjat pidetään numerojärjestyksessä ja säilytetään turvallisesti. Katso myös Asukuntasunto-osakeyhtiöiden tietoa pöytäkirjoista.

Yleisiä kysymyksiä asukuntasunto-osakeyhtiön hallituksen pöytäkirjoista

Onko hallituksen pöytäkirja pidettävä jokaisesta hallituksen kokouksesta?

Kyllä, hallituksen kokouksissa on pidettävä pöytäkirja ja todelliset päätökset on kirjattava ylös talousyhdistyslain 7:24 mukaisesti.

Onko hallituksen pöytäkirjan vahvistettava joku muu puheenjohtajan lisäksi?

Kyllä. Pöytäkirjan pitäjän allekirjoituksen lisäksi puheenjohtajan on vahvistettava se, jos hän ei ollut pöytäkirjan pitäjä, sekä hallituksen puheenjohtajan nimeämän toisen jäsenen on vahvistettava se.

Saako jokainen asukuntasunto-osakeyhtiön jäsen lukea hallituksen pöytäkirjoja?

Hallituksen pöytäkirjat eivät ole yleisesti julkisia eivätkä ne kuulu samanlaisten saatavuussääntöjen piiriin kuin yhdistyksen yleiskokouksen pöytäkirjat. Hallitus ja tarkastajat tarvitsevat pääsyn niihin tehtävien mukaisesti; jäsen- ja henkilötietoja on käsiteltävä turvallisesti.

Mitä hallitus tekee, jos jäsen on eturistiriitaan joutunut?

Arvioi eturistiriita juuri kyseisessä asiassa. Jäsenen ei tule käsitellä kysymystä, ja hänet lasketaan poissaollekseen päätöksentekokyvyn arvioinnissa. Kirjaa todellinen lopputulos pöytäkirjaan.

Voiko Excel automaattisesti määrittää, onko hallitus päätöksentekokykyinen?

Ei. Excel näyttää vain puuttuvat hallinnolliset tiedot. Hallituksen on itse arvioitava koko hallituksen kokoonpano, varajäsenten toiminta, mahdolliset eturistiriidat ja voimassa olevat säännöt.

Sisällyykö pakettiin yleiskokouksen täytäntöönpanovalta tai englanninkielinen oikeudellinen pöytäkirjamalli?

Ei. Tämä paketti sisältää viisi ruotsinkielistä työasiakirjaa, ruotsinkielisen oppaan ja englanninkielisen käyttäjänopas. Erityiseen yleiskokouksen täytäntöönpanovaltaan tarvitaan erillinen malli.

Onko hallituksen pöytäkirja sama asia kuin yleiskokouksen pöytäkirja?

Ei. Hallitus käsittelee kokouksiaan ja päätöksiään talousyhdistyslain 7 luvun mukaisesti asukuntasunto-osakeyhtiöiden poikkeuksin, kun taas yleiskokouksen pöytäkirjat noudattavat muun muassa talousyhdistyslain 6 lukua, jossa on muut säännöt.

Oikeudellinen lähdetarkistus ja läpinäkyvyys

Lähteet: asukuntasunto-osakeyhtiöiden laki, talousyhdistyslaki, Asukuntasunto-osakeyhtiöt ja IMY:n ohje yhdistysten tietosuojasta. Versio 1.0, AI-avusteinen lähdetarkistus 5. marraskuuta 2026. Itsenäistä lakimiesarviointia, viranomaisesimuloita tai voimassaolon takausta ei ole tehty. Tarkista aina voimassa oleva laki, yhdistyksen rekisteröidyt säännöt ja konkreettisen tilanteen tosiasiat.