Asiakirjamallista
Työtodistus ja palvelustodistus – Word-, PDF- ja Excel-mallit 2026/2027
Tarvitsetko työntekijälle työtodistuksen tai palvelustodistuksen? Tämä digitaalinen paketti tarjoaa työnantajille ja HR-henkilöstölle erilliset, muokattavat asiakirjamallit voimassa olevia ja päättyneitä työsuhteita varten, erityisen palvelustodistuksen valinnaisilla asiallisilla arvosteluilla, version vapaaehtoisilla palkkatiedoilla sekä tarkistuslomakkeen allekirjoitusta ja turvallista luovutusta varten.
Mukana on myös Excel-rekisteri, jossa on yhdeksän välilehteä ja 16 hallinnollista tunnuslukua niille, jotka haluavat seurata pyyntöjä, annettuja todistuksia, faktantarkistuksia, oikaisuja ja luovutuksia. Mallit on suunniteltu Ruotsin työmarkkinoille, joilla voimassa oleva työsuhde ja mahdolliset työehtosopimusten määräykset on aina tarkistettava.
Digitaalinen ZIP-toimitus: 15 tiedostoa – 7 muokattavaa Word-tiedostoa (DOCX), 7 haettavaa PDF-tiedostoa A4-koossa ja 1 Excel-tiedosto (XLSX). Viisi ruotsinkielistä pääasiakirjaa, ruotsinkielinen käyttöopas ja erillinen English User Guide.
01. Paketin sisältö
15 tiedostoa digitaalisessa ZIP-paketissa: 7 Word-tiedostoa, 7 tekstihakutoiminnolla varustettua PDF-tiedostoa ja 1 Excel-tiedosto. Viisi päämallia ruotsiksi, ruotsinkielinen vaiheittainen opas ja englanninkielinen käyttöopas. Excel-rekisteri sisältää 9 välilehteä ja 16 tarkistustunnuslukua. Tuotekuvissa näkyvät tiedostojen esikatselut perustuvat toimitettaviin asiakirjoihin.
Versio: 1.0 – 2026/2027. Toimituksellinen lähdetarkistus: 16. lokakuuta 2026. Kieli: Ruotsinkieliset pääasiakirjat, English User Guide. Muoto: muokattavat DOCX-tiedostot, luettavat ja haettavat PDF-tiedostot sekä XLSX, ilman tilausta tai fyysistä toimitusta. Ilmoitettu versio 2027 ei ole takuu tulevista lainmuutoksista tai ulkopuolisen asianajajan varmentamisesta.
02. Tiedostojen sisältö – asiakirja asiakirjalta
| Asiakirja | Tarkoitus ja sisältö | Muoto |
|---|---|---|
| 01. Työtodistus – voimassa oleva työsuhde | Neutraali todistus työnantajasta, alkamispäivästä, tehtävänimikkeestä, työsuhteen muodosta ja työajasta esimerkiksi pankkia, vuokranantajaa tai omaa käyttöä varten. | DOCX + PDF |
| 02. Palvelustodistus – päättynyt työsuhde | Asiallinen todistus, jossa on dokumentoitu aloitus- ja lopetuspäivä, tehtävänimikkeet, jaksot ja suoritetut työtehtävät. | DOCX + PDF |
| 03. Palvelustodistus valinnaisilla arvioilla | Työtodistus selkeästi erotelluilla, todennettavilla työsuoritusta koskevilla arvioilla, kun se soveltuu työehtosopimuksen ja yksilön toiveiden mukaisesti. | DOCX + PDF |
| 04. Työtodistus valinnaisella palkkatiedolla | Erillinen todistus erityistarkoituksiin, joissa tieto sovitusta palkasta on tarpeen ja se voidaan laillisesti luovuttaa. | DOCX + PDF |
| 05. Pyyntö, faktantarkistus ja luovutusloki | Muistilista työsuhdetietojen tarkistamiseen, asianmukaiseen allekirjoittamiseen, turvalliseen lähettämiseen, oikaisuihin ja asiakirjaversioihin. | DOCX + PDF |
| 06. Ruotsinkielinen käyttöopas | Ero asiakirjojen välillä, kymmenen työvaihetta, työehtosopimusten tarkistaminen, GDPR ja todennetut lähdeviitteet. | DOCX + PDF |
| 07. English User Guide | Englanninkieliset ohjeet ruotsinkielisiä pääasiakirjoja varten; paketti ei sisällä englanninkielisiä todistusmalleja. | DOCX + PDF |
| 08. Excel-todistusrekisteri | Yhdeksän välilehteä, 16 hallinnollista tunnuslukua ja seuranta pyyntöjen, todistusten, arvioiden, luovutusten, oikaisujen ja tietosuojan osalta. | XLSX |
Kaikissa Word- ja PDF-asiakirjoissa on kaksi erillistä tietolaatikkoa otsikoilla 01. Paketin sisältö ja 02. Tiedostojen sisältö. Malleissa on merkityt täyttökentät nimelle, työnantajalle, työsuhdejaksolle, tehtävänimikkeelle, laajuudelle ja asianmukaiselle allekirjoitukselle, ei keksityille työntekijöille tai kuvitteellisille palkoille.
03. Excel – todistusrekisteri yhdeksällä välilehdellä ja 16 KPI-tunnusluvulla
Välilehdet: Yleiskatsaus · Työntekijät · Pyynnöt · Todistukset · Arvioinnit · Luovutukset · Oikaisut · Tietosuoja · Lue minut.
Hallinnollinen yleiskatsaus rekisteröityjen todistusten määrästä, voimassa olevista ja päättyneistä työsuhteista, uusista pyynnöistä, tarkistetuista tai annetuista todistuksista, todistuksista, joissa palkkatieto on harkittava, palvelustodistuksista, jotka vaativat tarkistusta, lähetetyistä todistuksista, avoimista oikaisuista ja tietosuoja-asioista. Oikaisut-välilehdellä näkyy tila Avoin tai Korjattu sen mukaan, onko todellinen korjauspäivämäärä rekisteröity.
Excel on hallinnollinen tuki, ei valtuutukseen perustuva HR-tietokanta, palkanlaskentajärjestelmä tai automaattinen päätöksentekopalvelu. Käytä sisäisiä henkilötunnuksia ja suojattua tallennuspaikkaa. Se ei määritä oikeudellista perustaa, sopimusperusteista määräaikaa, oikeaa työarviota tai pätevää allekirjoitusta. Työkirja toimitetaan ilman keksittyjä henkilötietoja ja ilman testiarvoja.
Miten annat työtodistuksen – kymmenen vaihetta
- Määritä, mitä asiakirjaa pyydetään. Erota toisistaan pankkia/vuokranantajaa varten tarkoitettu todistus, palvelustodistus ja virallinen työttömyyskassan työnantajatodistus.
- Tarkista valtuutettu työnantaja. Vahvista laillinen työnantaja, y-tunnus ja yhteystiedot.
- Hae oikea työsuhdejakso. Käytä tosiasiallisia tietoja alusta, lopusta, mahdollisista keskeytyksistä ja muutetuista tehtävänimikkeistä.
- Valitse oikea malli. Asiakirja 01 voimassa olevalle työsuhteelle, 02 päättyneelle, 03 arvioille ja 04 kun palkkatieto on todella tarpeen.
- Tarkista tehtävänimike ja laajuus. Tarkista työsuhteen muoto, työaika ja todellinen työtehtävien sisältö.
- Tarkista työehtosopimus. Oikeus saada palvelustodistus ja määräaika voivat perustua sopimukseen. Yleistä lakisääteistä viikon määräaikaa ei ole.
- Käsittele arvioita varovasti. Niiden on perustuttava todelliseen työkokemukseen; harkitse pyyntöä jättää arviot pois.
- Minimoi henkilötiedot. Henkilötunnusta, palkkaa ja yksityisiä olosuhteita ei tule sisällyttää rutiininomaisesti.
- Allekirjoita ja luovuta turvallisesti. Pyydä valtuutettua edustajaa tarkistamaan, allekirjoittamaan ja luovuttamaan todistus sopivaa kanavaa pitkin.
- Rekisteröi mahdollinen oikaisu. Käytä asiakirjaa 05 ja Exceliä versionhallintaan ja suunniteltuun hävittämiseen todellisten tarpeiden mukaan.
Mitä säännöt sanovat työtodistuksista ja palvelustodistuksista?
Mitä työtodistuksen tulee sisältää?
Unionen kuvaa, että työtodistuksen tulisi normaalisti sisältää työnantaja, työsuhteen kesto tai alkamispäivä, tehtävänimike, työsuhteen muoto ja työaika. Palkan voi lisätä, jos työntekijä haluaa sen mukaan ja tieto on tarpeen todellista tarkoitusta varten. Tämä voi olla ajankohtaista pankin, vuokranantajan tai tulevan työnantajan kannalta. Todistus ei ole takuu jatkuvasta työsuhteesta tai tulevasta palkasta.
Palvelustodistus ja työehtosopimukset
Unionen selittää, ettei yleistä lakisääteistä oikeutta palvelustodistukseen ole, mutta sellainen oikeus seuraa usein työehtosopimuksesta. Palvelustodistus voi sisältää työsuhteen keston, työtehtävät ja työnantajan asiallisen arvion. Työntekijä voi monien asiaankuuluvien työehtosopimusten mukaisesti pyytää arvioiden poisjättämistä. Määräajat ja todistuksen antamisajankohta riippuvat sopimuksesta. Tarkista siksi voimassa oleva sopimus, älä väitettyä yleistä seitsemän päivän määräaikaa.
Virallinen työnantajatodistus työttömyyskassaa varten on ilmainen
Ruotsin työttömyyskassat suosittelevat, että työnantaja täyttää työnantajatodistuksen maksutta osoitteessa arbetsgivarintyg.nu. Tämän paketin asiakirjat eivät korvaa työttömyyskassatodistusta. Käyttäjän ei tarvitse ostaa kaupallista työnantajatodistusmallia käyttääkseen maksutonta palvelua.
GDPR: oikeat tiedot, rajoittaminen ja turvallisuus
Ruotsin tietosuojavaltuutetun (IMY) ohjeistuksen mukaan työnantajan on pystyttävä osoittamaan oikeudellinen peruste, noudatettava käyttötarkoitussidonnaisuutta, tietojen minimointia, täsmällisyyttä, säilytyksen rajoittamista sekä eheyttä/luottamuksellisuutta. Työntekijöitä koskevien merkintöjen on oltava asiallisia eikä niitä saa olla loukkaavia. Lähetä vain tiedot, joita todellinen vastaanottaja tarvitsee, varmista valtuutettu luovutus ja korjaa virheet. Julkiset työnantajat voivat myös kuulua erityisten arkisto- ja julkisuusmääräysten piiriin.
Aiheeseen liittyvät asiakirjamallit
Tarvitsetko dokumentointia uudesta työsuhteesta? Katso Työsopimus – mallipaketti 2026. Kun työntekijä itse irtisanoutuu, saatavilla on Työntekijän irtisanoutumislomake – malli. Vapaaehtoisessa työsuhteen päättämisessä voi olla relevantti Sopimus työsuhteen päättymisestä. Tutustu myös osioon HR, Työoikeus & Väärinkäytösten ilmoittaminen – Mallit. Nämä ovat erillisiä tuotteita, eivätkä ne sisälly ZIP-arkistoon.
UKK työtodistuksista ja palvelustodistuksista
Mikä on työtodistuksen ja työnantajatodistuksen ero?
Työtodistus vahvistaa työsuhteen tosiasiat. Työnantajatodistusta käytetään työttömyyskassan työttömyyskorvauksen hakemisessa, ja se annetaan maksutta palvelussa arbetsgivarintyg.nu. Viimeksi mainittu ei sisälly pakettiin.
Voinko käyttää todistusta pankille tai vuokranantajalle?
Kyllä, asiakirjat 01 ja 04 on suunniteltu yleisiin todentamistarpeisiin, mutta vastaanottaja päättää itse, mitä tietoja vaaditaan. Palkkatietoa tulisi sisällyttää vain silloin, kun siihen on todellinen tarve.
Voiko työtodistuksen antaa työsuhteen aikana?
Kyllä. Unionen kuvaa, että työtodistusta voi pyytää myös työsuhteen ollessa voimassa. Asiakirja 01 sisältää erityiskentät, joihin voidaan merkitä, että työsuhde on voimassa todistuksen kirjoitushetkellä.
Mitä palvelustodistus sisältää?
Yleensä työsuhteen kesto, keskeiset työtehtävät ja mahdolliset työhön liittyvät arviot. Se, miten velvollisuus ja sisältö on säädelty, voi riippua työehtosopimuksesta.
Onko minulla oikeus palvelustodistukseen viikon sisällä?
Ei yleisenä lakisääteisenä sääntönä. Useat työehtosopimukset voivat sisältää määräaikoja, mutta ajankohtainen sopimusteksti on tarkistettava.
Täytyykö palkka ilmoittaa todistuksessa?
Ei, se ei ole pakollinen tieto kaikissa työtodistuksissa. Asiakirja 04 on tarkoitettu erityistilanteisiin, joissa palkkatieto on tarpeen ja se voidaan luovuttaa.
Saako työnantaja antaa negatiivisia arvioita?
Todistusten ja arvioiden tulee olla asiallisia, relevantteja ja oikeita. On vältettävä todentamattomien tai alentavien tietojen sisällyttämistä. Sopimusmääräykset ja pyynnöt jättää arviot pois voivat olla relevantteja.
Voiko Excel tulostaa automaattisesti allekirjoitettuja työtodistuksia?
Ei. Excel on rekisteri pyyntöjä, tarkistuksia, antamista ja oikaisuja varten. Valmiit todistukset laaditaan Wordilla, ja valtuutetun työnantajan edustajan on tarkistettava faktat ja allekirjoitettava ne.
Sisältyykö todistuksia englanniksi?
Viisi pääasiakirjaa ovat ruotsinkielisiä. Pakettiin sisältyy English User Guide käyttäjille, jotka tarvitsevat englanninkielisiä ohjeita. Täydellisiä englanninkielisiä todistuksia ei luvata.
Ovatko mallit juridisesti varmistettuja tai viranomaisten antamia?
Ei. Asiakirjat ovat toimituksellista työaineistoa, eikä viranomainen, Ruotsin työttömyyskassat tai ulkopuolinen asianajaja ole niitä tarkastanut tai hyväksynyt. Ne on täytettävä oikeilla tiedoilla ja niiden on noudatettava sovellettavaa työehtosopimusta.
Lähteet ja versio
Versio 1.0 / 2026–2027. Toimituksellinen lähdetarkistus 16. lokakuuta 2026. Lähteet: Unionen – anställningsintyg, Unionen – tjänstgöringsbetyg, Sveriges a-kassor ja IMY – GDPR i arbetslivet.
