Asiakirjamallista
Lisenssirekisteri & SaaS-kustannusseuranta 2026/2027 on digitaalinen mallipaketti ruotsalaisille yrityksille, yhdistyksille ja organisaatioille, joiden on hallittava ohjelmistolisenssejä, tilauksia, käyttäjäpaikkoja, toistuvia kustannuksia ja sopimusten uusimisia. Paketti yhdistää Excel-työkalun ja kustannusten hallintapaneelin, inventointiprotokollan, erillisen pohjan uusimis- ja irtisanomispäätöksille, sisäisen SaaS-toimintatavan (SOP), yksityiskohtaisen ruotsinkielisen käyttöoppaan sekä englanninkielisen työviitteen.
Tämä sisältyy pakettiin
| Asiakirja | Sisältö | Muoto |
|---|---|---|
| Lisenssirekisteri & SaaS-kustannuskatsaus | Excel, jossa seitsemän välilehteä: Yleiskatsaus, Tilaukset, Käyttäjäpaikat, Toimenpiteet, Tarkistuslista, Ohjeet ja Esimerkkejä. Rekisteri 100 sopimukselle, 150 käyttäjäpaikkariville ja 100 toimenpiteelle. | Excel (XLSX) |
| Lisenssi-inventointi & tarkistusprotokolla | Koosta lisenssi-ID, toimittaja, vastuuhenkilö, inventointijakso, kustannusperusteet ja tarkistuspäätökset. | Word (DOCX) + PDF |
| Uusimispäätös & irtisanomisen tarkistus | Tarkista todellinen uusimispäivä, sopimuksen mukainen irtisanomisaika, sopimusviite, sisäinen hyväksyntä ja kirjallinen toimittajan vahvistus. | Word (DOCX) + PDF |
| SaaS-lisenssinhallinta – sisäinen SOP | Muokattava rutiini, joka kattaa tarkoituksen, vastuunjaon, jatkuvan valvonnan, päätöksenteon, tietosuojan ja dokumentoinnin. | Word (DOCX) + PDF |
| Yksityiskohtainen käyttöopas | Ohjeet, laskentaesimerkit, virhelähteet, irtisanomisajat, käyttäjäpaikat, GDPR ja arkistointi. | Word (DOCX) + PDF |
| English working reference | Englanninkielinen tarkistuslomake ja työviite ruotsalaisille yrityksille ja SaaS-sopimuksille. | Word (DOCX) + PDF |
Yhteensä 11 tiedostoa: 5 muokattavaa DOCX-tiedostoa, 5 haettavaa PDF-tiedostoa A4-koossa ja 1 XLSX-tiedosto. Tiedostot toimitetaan ZIP-tiedostona. Excel-työkirja ei sisällä makroja.
Excel SaaS-kustannuksille, lisenssipaikkojen hallintaan ja uusimisvalvontaan
Excel-rekisteri ja hallintapaneeli tarjoavat kattavan yleiskatsauksen toistuviin ohjelmistokustannuksiin. Jokainen tilaus rekisteröidään yksilöllisellä lisenssi-ID:llä, ohjelmiston nimellä, toimittajalla, vastuuhenkilöllä, paikkojen määrällä, paikkakohtaisella hinnalla, mahdollisella kiinteällä maksulla, laskutusvälillä, sopimuksen uusimispäivällä, irtisanomisajalla ja sopimuksen tilalla.
- Yleiskatsaus: rekisteröidyt ja aktiiviset sopimukset, normalisoitu vuositahti ja kuukausiekvivalentti SEK:nä ilman ALV:ta, tulevat sisäiset seurannat, ohitetut tarkistuspisteet ja avoimet toimenpiteet.
- Tilaukset: 100 rekisteririviä automaattisilla kaavoilla jaksokustannuksille, vuositahdille ja kuukausiekvivalentille sekä sisäinen valvontamerkintä uusimiselle.
- Käyttäjäpaikat: jopa 150 koottua lisenssiriviä, joissa lasketaan vapaat paikat ja käyttöaste sekä merkintä mahdollisesta ylikapasiteetista.
- Toimenpiteet: 100 riviä suunnitelluille irtisanomisille, uudelleenneuvotteluille, paikkojen vähentämiselle ja seurannalle, sisältäen sisäisen määräajan ja todisteviitteen.
- Tarkistuslista: esitäytetyt rutiinitarkistukset hinnoille, laskuille, irtisanomisehdoille, turvallisuudelle ja dokumentoinnille.
- Ohjeet ja esimerkit: helppolukuinen opastus sekä erilliset fiktiiviset laskentaesimerkit, jotka eivät vaikuta varsinaiseen hallintapaneeliin.
Miten kustannukset lasketaan?
Jaksokustannus = paikkojen määrä × paikkakohtainen hinta + kiinteä jaksomaksu. Kuukausittaisessa laskutuksessa jaksokustannus kerrotaan 12:lla normalisoidun vuositahdin saamiseksi, neljännesvuosittaisessa 4:llä ja vuosittaisessa 1:llä. Normalisoitu kuukausikustannus on vuositahti jaettuna 12:lla. Kaikki laskentakentät perustuvat SEK:iin ilman ALV:ta.
Esimerkki: 8 lisenssipaikkaa à 120 kr ja 90 kr kiinteä maksu kuukaudessa antaa 1 050 kr/kk ja 12 600 kr normalisoituna vuositahtina. Kyseessä on budjettiarvio, ei kirjanpidollinen jaksotus tai ennuste hintojen muutoksista.
Näin käytät lisenssirekisteriä – vaihe vaiheelta
- Inventoi: kerää lisenssisopimukset, laskut, tilausvahvistukset, käyttäjämäärät ja kunkin toimittajan yhteystiedot.
- Rekisteröi: luo yksilöllinen lisenssi-ID jokaiselle sopimukselle ja syötä kustannukset SEK:nä ilman ALV:ta sekä oikea laskutusväli.
- Tarkista sopimusehdot: verifioi todellinen uusimispäivä, automaattinen uusiminen, irtisanomisaika ja mahdolliset muotovaatimukset toimittajan omista asiakirjoista.
- Seuraa paikkoja: vertaa lisensoituja ja jaettuja paikkoja ja tutki mahdollisesti käyttämättömät lisenssit.
- Päätä: dokumentoi, pidetäänkö sopimus, neuvotellaanko se uudelleen, vähennetäänkö paikkoja vai irtisanotaanko se.
- Toteuta: kommunikoi toimittajan kanssa sopimuksen mukaisesti, tallenna todiste irtisanomisesta tai muutoksesta ja pyydä vahvistus.
- Tarkasta: tarkista säännöllisesti hallintapaneeli, laskut, avoimet toimenpiteet sekä mahdolliset pääsy- tai tietojen vientiin liittyvät kysymykset.
Uusimisen takarajat, GDPR ja juridiset rajoitukset
Toimittaja voi vaatia irtisanomisen tehtäväksi tietyllä tavalla ja tiettynä ajankohtana. Excel näyttää siksi vain sisäisen tarkistuksen takarajapäivän, kun käyttäjä syöttää uusimispäivän ja irtisanomisajan kalenteripäivinä. Kalenterikuukausina ilmaistujen sopimusehtojen, erityisten sopimuskausien, vastaanottovaatimusten tai muiden muotovaatimusten osalta päivämäärät ja käsittely on arvioitava erikseen. Excelin tila ei ole koskaan todiste siitä, että sopimus olisi juridisesti irtisanottu tai päättynyt.
Jos pilvipalvelun tarjoaja käsittelee henkilötietoja organisaation puolesta, saatetaan tarvita GDPR:n 28 artiklan mukainen henkilötietojen käsittelysopimus. Ruotsin tietosuojaviranomainen (IMY) toteaa, että sopimuksen tulee säännellä käsittelyä sekä rekisterinpitäjien ja käsittelijöiden velvollisuuksia. Malli sisältää hallinnollisen tarkistuspisteen tätä varten – ei automaattista juridista kannanottoa. Lue IMY:n ohjeistus.
Vältä salasanojen, henkilötunnusten, API-avainten ja luottamuksellisten järjestelmätietojen syöttämistä Exceliin. Työkirjaa ei ole salattu Mallbutikenin toimesta, eikä siinä ole yhteyksiä Microsoft 365:een, Google Workspaceen, maksutileihin tai talousjärjestelmiin. Sähköposti-, push- tai tekstiviestimuistutuksia ei lähetetä.
Kenelle tuote sopii?
Pienille ja keskisuurille yrityksille, IT-vastaaville, talousvastaaville, hankkijoiille, konsulttiyrityksille, toimistoille, digitaalisille verkkokaupoille, yhdistyksille ja organisaatioille, joilla on paljon jatkuvia ohjelmistopalveluita ja jotka haluavat yksinkertaistaa sisäistä valvontaansa.
UKK
Onko tämä lisenssinhallintajärjestelmä, joka tunnistaa asennetut ohjelmistot?
Ei. Kaikki tiedot rekisteröidään manuaalisesti Exceliin. Tuote ei sisällä integraatioita tai automaattisia teknisiä lisenssitarkistuksia.
Kuinka monta tilausta voidaan rekisteröidä?
Versio 1.0 sisältää paikat 100 sopimusriville, 150 käyttäjäpaikkariville ja 100 toimenpideriville.
Voiko Excel näyttää vuotuiset SaaS-kustannukseni?
Kyllä. Se normalisoi ilmoitetut kuukausi-, neljännesvuosi- ja vuosikustannukset vuositahdiksi SEK:nä ilman ALV:ta. Se ei laske kirjanpidollisia kuluja tai ALV-raportointia.
Laskeeko työkalu irtisanomisen takarajan automaattisesti?
Sisäinen tarkistuksen takarajapäivä lasketaan syötettyjen kalenteripäivien perusteella. Se ei ole takuu juridisesti oikeasta irtisanomisajasta. Alkuperäiset sopimukset ja mahdollinen irtisanomisen vahvistus on aina tarkistettava.
Lähetetäänkö automaattisia muistutuksia, kun tilaus on pian uusiutumassa?
Ei. Excel näyttää tarkistusmerkinnät, kun työkirja avataan ja sen kaavat lasketaan. Automaattista viestintää ei sisälly.
Voinko verrata lisenssipaikkoja ja todellista käyttöä?
Kyllä, kootulla tasolla, jos syötät itse nykyisen paikkamäärän. Malli ei hae käyttötilastoja toimittajilta.
Sisältyykö malli SaaS-sopimuksen irtisanomiseen?
Päätöksenteko- ja irtisanomisen tarkistuspohja sisältyy, mutta se ei ole yleispätevä, toimittajakohtainen irtisanomisilmoitus. Tarkista sopimuksessa vaadittu muoto.
Onko saatavilla ruotsin- ja englanninkielisiä versioita?
Pääasiakirjat ja Excel ovat ruotsiksi. Mukana on erillinen englanninkielinen työviite ruotsalaisia olosuhteita varten.
Lähteet ja täydentävät asiakirjat
- IMY – Henkilötietojen käsittelysopimus ja GDPR artikla 28.
- Sopimusrekisteri & Sopimusvalvonta – laajempaan sopimusten yleiskatsaukseen.
- IT-offboarding & Käyttöoikeuksien päättäminen – varsinaiseen järjestelmä- ja tilien sulkemiseen.
- Laitteiden kuittaus & Inventaarirekisteri – fyysisille työvälineille.
Toimitus: ladattava ZIP-tiedosto, joka sisältää Word-, PDF- ja Excel-tiedostoja. Fyysistä tuotetta ei lähetetä. Käytä asiantuntijaa merkittävissä sopimusriidoissa, lisenssitarkastuksissa tai erityisissä tietosuojavaatimuksissa.
