Kolmenvälinen täsmäytys: ostotilaus–toimitus–lasku 2026/2027 – laskujen tarkastus & Excel | Word/PDF

Kolmitäsmäytys 2026/2027 – vertaile ostotilausta, tavaran vastaanottoa ja toimittajan laskua

Onko toimittaja laskuttanut oikean määrän ja sovitun hinnan siitä, mikä todella on saapunut? Tämän asiakirjapaketin avulla yritykset voivat jäsentää kolmitäsmäytystä (three-way matching) ennen erillistä laskun hyväksymistä. Saat toimivan Excel-pohjan, sisäisen valvonnan rutiinit, täsmäytyspöytäkirjan, poikkeamalomakkeen, englanninkielisen työdokumentin ja yksityiskohtaisen käyttöohjeen.

Hinta 79 kr · Word (DOCX), PDF ja Excel (XLSX) · Ruotsinkielinen, mukana English working form. Kehitetty ruotsalaisille yrityksille, varastoille, korjaamoille, osto-osastoille, yhdistyksille ja muille toimijoille, joilla on tavarahankintoja.

Tämä sisältyy asiakirjapakettiin

Yhteensä 11 tiedostoa ZIP-tiedostossa: 5 muokattavaa Word-asiakirjaa, 5 haettavaa A4-PDF-tiedostoa ja 1 Excel-työkirja. Ei kuukausimaksua tai fyysistä toimitusta.

Excel-pohja kolmitäsmäytykseen ja laskuntarkastukseen

• Yleiskatsaus: ostorivien määrä, rekisteröidyt vastaanotot, laskutetut rivit, perustarkastetut rivit ja poikkeamien ilmaisimet.
• Ostorivit: jopa 100 artikkeliriviä, joissa on yksilölliset riviavaimet, sovittu hinta ja tilattu määrä.
• Vastaanotot: jopa 160 riviä, joissa erilliset osatoimitukset linkitetään ostorivin tunnukseen.
• Laskurivit: jopa 160 kirjauksen laskunumero, artikkeli, laskutettu määrä ja yksikköhinta ilman alv:ta.
• Täsmäytystarkastus: vastaanotettujen ja laskutettujen määrien automaattinen summaus, hintaerot sekä liput puutteellisille vastaanotoille, ylittyneelle tilaukselle ja korkeammalle laskun hinnalle.
• Poikkeamat: jopa 100 tutkintatapausta, joissa on vastuuhenkilö, toimenpide, takaraja ja manuaalinen päätöstila.
• Asetukset: mahdollisuus määritellä yritys ja päätetty positiivinen hintatoleranssi, jossa nolla prosenttia on varovainen oletus.
• Ohjeet: sisäänrakennettu opas, prosessikuvaus ja lähdeviitteet.

Näin teet kolmitäsmäytyksen

1. Kerää voimassa oleva ostotilaus, vastaanottotodistus ja toimittajan lasku.
2. Luo Exceliin yksilöllinen riviavain jokaiselle ostoriville, esimerkiksi PO-001|1.
3. Kirjaa tilattu määrä ja sovittu hinta ilman alv:ta kohtaan Ostorivit.
4. Kirjaa todellisuudessa vastaanotettu määrä kohtaan Vastaanotot; lisää jokainen osatoimitus erikseen.
5. Kirjaa laskutetut artikkelirivit ja yksikköhinta kohtaan Laskurivit.
6. Tarkasta Täsmäytystarkastus: vertaile tilausta, vastaanottoa, laskua ja hintaa. Tutki kaikki rivit, joissa on poikkeamia.
7. Dokumentoi korjaus, hyvityslasku tai muu peruste ja tee erillinen hyväksymispäätös yrityksen sisäisten valtuuksien mukaisesti.

Käytännön esimerkki

Yritys tilaa 100 yksikköä à 40 kr. Varasto on vastaanottanut vain 80 yksikköä, mutta toimittaja laskuttaa 100. Excel antaa tällöin varoituksen ÖVERSKRIDER MOTTAGET (ylittää vastaanotetun). Jos lasku koskeekin 80 yksikköä à 41 kr eikä positiivista hintatoleranssia ole päätetty, näkyy varoitus PRISAVVIKELSE (hinnastopoikkeama). Toimittajan voi olla tarpeen selittää poikkeama tai lähettää korjattu lasku ennen jatkokäsittelyä.

Kirjanpitolaki, tositteet ja sisäinen valvonta

Kolmitäsmäytys on sisäisen valvonnan menetelmä, ei itsessään yleinen lakisääteinen vaatimus juuri tämän tyyppisille asiakirjoille. Sen sijaan sovelletaan kirjanpitolakia (1999:1078), muun muassa 5 luvun 6–9 §:ää tositteista ja korjauksista. Skatteverket korostaa, että laskut ja muut vastaanotetut asiakirjat voivat toimia tositteiden perusteena ja että liiketoimen ja aineiston välinen yhteys on voitava varmistaa. Täytetty Excel-pohja ei korvaa laskua tai lakisääteistä kirjanpitoa eikä määritä, onko lasku aineellisesti tai sopimusoikeudellisesti oikea.

Viralliset ja tekniset lähteet: Sveriges riksdag – Bokföringslagen · Skatteverket – Verifikationer 2026 · Microsoft Learn – Metod för trevägsmatchning.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä on kolmitäsmäytys?

Vertailu kolmen aineiston välillä: ostotilaus, dokumentoitu vastaanotto ja toimittajan lasku. Tavoitteena on havaita poikkeavat määrät tai hinnat ennen kuin valtuutettu henkilö hyväksyy laskun.

Voiko Excel hallita osatoimituksia ja osalaskuja?

Kyllä, useita rekisteröityjä vastaanotto- tai laskurivejä voidaan summata samaa yksilöllistä ostoriviavainta vasten. Monimutkaiset tapaukset vaativat silti manuaalista tarkastusta.

Vapauttaako Excel laskuja automaattisesti?

Ei. Tila-lippu on vain hallinnollinen tuki. Valtuutetun hyväksynnän ja varsinaisen maksunkäsittelyn on tapahduttava yrityksen tavallisessa prosessissa.

Toimiiko pohja Fortnoxilla tai Microsoft Dynamicsilla?

Asiakirjoja voidaan käyttää itsenäisenä tukena työskenneltäessä muissa järjestelmissä. Siihen ei sisälly suoraa integraatiota, automaattista tuontia tai vientiä kyseisiin järjestelmiin.

Onko tämä sama asia kuin ostoreskontra?

Ei. Ostoreskontra seuraa avoimia ostovelkoja ja maksuja. Tämä tuote tarkastaa tilatun, toimitetun ja laskutetun artikkelirivitasolla.

Sisältyykö englanninkielisiä asiakirjoja?

Kyllä, erillinen englanninkielinen työlomake ja lyhyt englanninkielinen käyttöohje. Ruotsinkieliset asiakirjat ovat pääversioita ja pohjautuvat ruotsalaisiin olosuhteisiin.

Tarvitsevatko kaikki yritykset kolmitäsmäytyksen lain mukaan?

Ei, ei yleisenä pakollisena menetelmänä. Se voi sisältyä sopivana tarkastuselementtinä yrityksen hankintavolyymin ja sisäisen valvonnan mukaan.

Digitaalinen toimitus

11 digitaalista tiedostoa ZIP-paketissa (5 DOCX + 5 PDF + 1 XLSX). Tuote ei ole fyysinen. Lataustiedoston on oltava tosiasiallisesti liitettynä Digital Products -palveluun automaattista asiakastoimitusta varten.