Rechnungen schreiben ohne eigenes Unternehmen – Selbstanstellung, Aufträge und Steuern
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Von Mallbutiken · Sachverhalt geprüft am 1. Oktober 2026
„Als Privatperson Rechnungen stellen“ kann rechtlich verschiedene Dinge bedeuten. Sie können für gelegentliche Aufträge eine Vergütung erhalten, ohne ein Unternehmen zu führen, ein Dachunternehmen für Selbstständige (Egenanställning) nutzen oder eine Tätigkeit ausüben, die in der Praxis wie eine gewerbliche Tätigkeit zu behandeln ist. Die Besteuerung bestimmt sich nach der tatsächlichen Gestaltung – nicht nach der Bezeichnung des Dokuments.
Alternative 1: Egenanställning (Dienstleister für Selbstständige)
Das Unternehmen für Selbstständige besitzt eine F-Steuerzulassung, stellt dem Auftraggeber die Rechnung, führt die Arbeitgeberbeiträge ab und nimmt den Steuerabzug vor. Der verbleibende Betrag wird nach Abzug der Unternehmensgebühren und anderer Abgaben als Gehalt an den Selbstständigen ausgezahlt.
Sie müssen sich zunächst anmelden und mit dem Unternehmen vereinbaren, für welche Aufträge es als Vertragspartner fungieren soll. Der Kunde muss wissen, dass das Unternehmen für Selbstständige – nicht Sie persönlich – der rechtliche Auftragnehmer und Rechnungssteller ist.
Alternative 2: Gelegentlicher Auftrag, der als Einkommen aus nichtselbstständiger Arbeit besteuert wird
Bestimmte Einzelaufträge können als Einkommen aus nichtselbstständiger Arbeit besteuert werden. Wie der Auszahler den Steuerabzug und die Sozialversicherungsbeiträge handhaben muss, hängt unter anderem davon ab, wer zahlt und wie hoch der Betrag ist. Ein eigenes Rechnungsdokument ändert diese Verpflichtungen nicht automatisch.
Alternative 3: Hobby
Hobby ist keine allgemeine Methode, um Kundenaufträge in Rechnung zu stellen. Das Finanzamt definiert ein Hobby als eine selbstständige Tätigkeit ohne Gewinnerzielungsabsicht. Kürzere Aufträge oder Gigs für Kunden, wie etwa die Ausführung von Arbeiten gegen Entgelt, gelten nicht automatisch als Hobby.
Wann wird es zu einer gewerblichen Tätigkeit (Näringsverksamhet)?
Für die Einkommensteuer wird eine gewerbliche Tätigkeit unter anderem anhand von Selbstständigkeit, Gewerbsmäßigkeit und Gewinnerzielungsabsicht beurteilt. Wiederkehrende Werbung, mehrere Kunden, Investitionen, Dauerhaftigkeit und eine klare Gewinnerzielungsabsicht können für eine gewerbliche Tätigkeit sprechen. Die Beurteilung erfolgt in einer Gesamtschau.
Die F-Steuer (F-skatt) spielt für den Auftraggeber eine Rolle
Die F-Steuer zeigt, dass die Person, die den Auftrag annimmt, selbst für die vorläufige Steuer und die Sozialversicherungsbeiträge im Rahmen der Tätigkeit verantwortlich ist. Fehlt die F-Steuer, kann der Auftraggeber in bestimmten Situationen verpflichtet sein, Steuerabzüge vorzunehmen und Arbeitgeberbeiträge zu zahlen. Deshalb möchten viele Unternehmen nur Auftragnehmer mit F-Steuer oder über ein Unternehmen für Selbstständige beauftragen.
Die Umsatzsteuerfrage ist separat zu betrachten
Wenn Sie eine wirtschaftliche Tätigkeit ausüben, können umsatzsteuerliche Regeln relevant werden, auch wenn das Einkommen steuerlich gesondert analysiert werden muss. Schlagen Sie daher keine Umsatzsteuer auf, ohne die Registrierungs- und Steuerpflicht geprüft zu haben.
Arbeitslosenversicherung (A-kassa)
Ältere Ratgeber versuchen oft kategorisch festzulegen, ob eine Person in „Egenanställning“ ein „selbstständiger“ oder „nichtselbstständiger Auftragnehmer“ ist. So sollte man nicht vorgehen. Das Arbeitslosengeld wird gemäß der aktuellen Arbeitslosenversicherung und der individuellen Gestaltung beurteilt. Kontaktieren Sie Ihre Arbeitslosenkasse, bevor Sie wiederkehrende Aufträge annehmen, falls sich dies auf die Leistungen auswirken könnte.
Checkliste vor Annahme des Auftrags
- Entscheiden Sie, ob Sie Ihr eigenes Unternehmen, ein Unternehmen für Selbstständige nutzen oder die Vergütung als Einkommen aus nichtselbstständiger Arbeit erhalten wollen.
- Legen Sie fest, wer rechtlich Vertragspartner sein soll, bevor Sie den Auftrag annehmen.
- Prüfen Sie den F-Steuer-Status und die Zuständigkeit für Steuerabzüge/Sozialversicherungsbeiträge.
- Beurteilen Sie, ob Umsatzsteuer erhoben werden muss.
- Dokumentieren Sie Auftrag, Preis und Zahlungsbedingungen.
- Prüfen Sie mögliche Auswirkungen auf die Arbeitslosenversicherung oder andere Leistungen.
Quellen
Dieser Ratgeber bietet allgemeine Informationen. Steuern, Umsatzsteuer und Sozialversicherungsbeiträge müssen auf der Grundlage der tatsächlichen Gestaltung beurteilt werden.
