Kirjanpitotoimiston vaihtaminen – mitä tulee luovuttaa? SIE, kirjanpito ja käyttöoikeudet

Ohje ruotsalaisille yrityksille, yhdistyksille ja kirjanpitovastuullisille · Lähteistä tarkistettu 24. lokakuuta 2026 · Svenska Dokumentmallar / Mallbutiken.se

Kun vaihdat kirjanpito- tai taloushallintotoimittajaa, sinun on varmistettava kolme asiaa: oikeat kirjanpitomateriaalit, selkeä vastuujako jokaiselle käynnissä olevalle jaksolle ja valvotut käyttöoikeudet. Aseta kirjallinen siirtopäivä, tarkista, mitkä ilmoitukset ja palkat ovat vielä vireillä, ja vahvista, että seuraava toimittaja voi todellisuudessa lukea ja käyttää lähdemateriaaleja ennen kuin aiempi pääsy päättyy.

Riittääkö ei aina yksi SIE-tiedosto. Kirjanpitotiedot, todistusasiakirjat, laskut, asiakkaan- ja toimittajanostot, palkkalaskentasysteemit ja muut työasiakirjat voivat sijaita eri järjestelmissä. Taloushallinnon vaihtoa tulee siten käsitellä kontrolloituna luovutuksena, ei pelkkänä sopimuksen irtisanomisena.

Mitä tulee luovuttaa, kun vaihdat kirjanpito- tai taloushallintotoimittajaa?

Tarkka laajuus määräytyy yrityksen toiminnan ja voimassa olevan toimeksiannosopimuksen mukaan. Seuraavat ovat käytännön lähtökohtia yritykselle, jolla on käynnissä olevaa kirjanpitoa, eivätkä ne ole kiinteä, lain mukaan aina vaadittava liiteluettelo:

Vaihe vaiheelta: ennen vaihtoa, siirtopäivänä ja sen jälkeen

1. Ennen irtisanomista – lue sopimus

Tarkista irtisanomisaika, toimeksiannon laajuus, päättävän työn palkka, käynnissä olevat ilmoitusjaksot ja se, miten luovutus tulee suoritettamaan. Kaikille kirjanpito- tai taloushallintotoimittajille ei päde samaa irtisanomisaikaa. Määritä kirjallisesti, kuka päättää siirtopäivästä ja kuka saa tilata sekä vastaanottaa asiakirjoja. Sopimusasioihin on myös opas kirjanpito- ja taloushallintopalveluiden toimeksiannosopimuksiin.

2. Laadi vastuujakso

Tee luettelo viimeisestä palkkalaskennasta, tulevasta ALV-ilmoituksesta, yksilökohtaisesta työnantajavakuutusilmoituksesta (AGI), asiakkaan- ja toimittajalaskuista, tilinpäätöksestä ja tuloveroilmoituksesta. Määritä vastuullinen ennen ja jälkeen siirtopäivän ja merkitse tiedot, jotka ovat edelleen avoimia. Päivämäärät on tarkistettava yrityksen todellista rekisteröintiä ja viranomaisten päätöksiä vastaan; mikään malli ei voi määrittää niitä puolestasi.

3. Tilaa vientitiedostot ja asiakirjat käytettävissä olevissa muodoissa

Pyydä sopimuksen mukaista vientiä kunkin järjestelmän kautta ja varmista, että vastaanottava toimittaja voi lukea tiedostot. Pyydä samalla relevantteja asiakirjoja, jotka eivät automaattisesti sisälly kirjanpitotiedostoon, kuten laskut, palkkatiedostot, ostot ja myynnit sekä järjestelmädokumentaatio. Salasanoja ja tunnistautumiskoodien ei tule kirjoittaa yleisesti jaettavaan luetteloon.

4. Siirtopäivänä – tarkista saldot ja avoimet asiat

Vertaile relevantteja tilejä, avoimia saatavia ja velkoja, maksettuja ja maksamattomia laskuja sekä viimeisintä sovittua ajanjaksoa. Dokumentoi erot vastuullisen, lähdemateriaalin viitteen ja ratkaisusuunnitelman kanssa. Luovutustodistuksessa tulee osoittaa mitkä asiakirjat on vastaanotettu, eikä väärin väittää, että kirjanpito on siten tarkistettu tai virheetön.

5. Luovutuksen jälkeen – vahvista pääsy ja päättäkäs vanhat oikeudet

Varmista, että uudella toimittajalla on riittävät käyttöoikeudet todellisiin toimeksiin, että vanhat edustaja- ja järjestelmäoikeudet perutaan, kun niitä ei enää tarvita, ja että historiallisten asiakirjojen pääsy säilyy oikealla osapuolella. Varmista myös, ette yrityksen omat tilit ja arkistot ole vain edeltävän toimittajan hallinnassa.

SIE-tiedosto – mitä versiota tarvitset?

SIE on standardi kirjanpitotietojen siirtoon järjestelmien välillä. SIE-ryhmän mukaan on olemassa muun muassa SIE-tyyppi 1 (vuosaldot), tyyppi 2 (jakson saldot), tyyppi 3 (objektisaldot) ja tyyppi 4 (tapahtumat ja kirjanpitoerät). SIE 4 voi siten sopia käynnissä olevan kirjanpidon siirtoon – jos sekä lähettävä että vastaanottava järjestelmä tukevat kyseistä vientiä ja tuontia.

Kuka vastaa kirjanpidosta ja arkistoinnista?

Kirjanpito-velvollinen yritys säilyttää velvollisuutensa, vaikka kirjanpito- tai taloushallintotoimeksianto suoritetaan ulkoisesti. Kirjanpito- ja tilitietojen on kirjanpitolain (1999:1078) mukaan säilytettävä seitsemän vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin tilikausi päättyi. Kirjanpitolautakunta kuvaa arkistointisääntöjä sekä vaatimusta siitä, että tiedot on saatava esiin koko säilytysajan.

Yrityksen tulisi saada selvyyttä siitä, missä arkisto, järjestelmädokumentaatio ja historialliset asiakirjat sijaitsevat, kenellä on niihin pääsy toimeksiannon päättymisen jälkeen ja miten ne voidaan esittää luettavassa muodossa. Toimittajan vaihtaminen ei tarkoita, että aiemmat tilikaudet tai aiemmat kirjanpitoerät voisivat hävitä.

Viranomaisedustaja – peruuta ja myönnä oikea käyttöoikeus

Taloushallintokonsultilla voi olla erityisiä viranomaisedustusoikeuksia Verohallinnossa. Yritys voi Verohallinnon ohjeiden yritysten edustajista mukaisesti lisätä, muuttaa ja poistaa edustajia palvelun Edustajat ja käyttöoikeudet kautta tai voimassa olevan lomakkeen, muun muassa SKV 4804, avulla, edustusoikeuden peruuttamiseksi. Valitse oikea käyttöoikeus suoritettavaan toimeksiantoon.

Verohallinnon edustusoikeus ei ole sama asia kuin pääsy pankkitilille, kirjanpito-ohjelmaan, maksupalveluihin tai palkkalaskentaohjelmaan. Jokaisen palvelun on käsiteltävä erikseen. Tarkista erityisesti, ettei vanhalla konsultilla ole enää tarpeettomia oikeuksia ja että uudet käyttöoikeudet toimivat ennen kuin ilmoituspäivä on ohitettu.

GDPR, palkkatiedot ja turvallinen siirto

Palkat ja muut yksilötiedot voivat vaatia erityistä suojausta. Jos kirjanpito- tai taloushallintotoimittaja käsittelee yrityksen henkilötietoja henkilötietojen käsittelyhenkilön alihankkijana, tietosuoja-asetuksen 28 artiklaa on sovellettava. IMY selittää muun muassa vaatimuksen siitä, että henkilötietojen käsittelyhenkilön alihankkijoiden sopimus säätelee tiedon palauttamisen tai poistamisen käsittelyn päättyessä, paitsi ne tiedot, jotka on säilytettävä lain mukaan.

Tämä ei tarkoita, että kaikkia tietoja tulisi poistaa välittömästi tai että jokainen toimittaja olisi automaattisesti aina henkilötietojen käsittelyhenkilön alihankkija kaikissa käsittelyissä. Dokumentoi osapuolten todelliset roolit, säilytysvaatimukset ja ohjeet. Siirrä arkaluontoisia tietoja valvotulla käyttöoikeudella, ei avoimien sähköpostien tai suojaamattoman linkin kautta.

Esimerkki: vaihto keskellä tilikauden aikana

Oletetaan, että pieni yritys vaihtaa kirjanpito- tai taloushallintotoimittajaa 1. marraskuuta. Vanha toimittaja on vastannut kirjanpidosta lokakuun loppuun asti, kun taas ALV- ja palkkatiedot voivat olla eri siirtopisteissä kuin kalenteripäivä. Siirtosuunnitelmassa määritetään tällöin erikseen viimeinen kirjanpitojakso, viimeinen palkkalaskenta, kuka valmistelee seuraavat AGI- ja ALV-ilmoitustiedot, mahdollisen SIE-viennin päivämäärä, siihen liittyvät ostot ja myynnit sekä avoimet erot. Uusi toimittaja vahvistaa luettavuuden ennen kuin vanha järjestelmäkäyttötili suljetaan.

Esimerkki on havainnollistava. Todellinen jako seuraa sopimuksesta ja osapuolten erityisistä ohjeista. Vastuun siirtyminen konsulttien välillä ei tarkoita, että yrityksen lainmukaiset velvollisuudet häviäisivät.

Mikä dokumenttimalli sopii vaihtoon?

Tarvitsetko samalla sovitettavaksi ALV:n, palkat ja toimittajalaskut ennen siirtopäivää? Lue kuukausittaiseen sovitukseen liittyvä opas. Laajempaa vuosittain tapahtuvaa tilinpäätösprosessia varten on osakeyhtiön tilinpäätös – vaihe vaiheelta.

Tarkistuslista ennen vaihtoon merkityn valmiin

• Voimassa oleva toimeksiannosopimus ja mahdollinen irtisanominen on käsitellyt.
• Siirtopäivä, viimeinen vastuullinen jakso ja avoimet asiat on dokumentoitu.
• Kirjanpito, sovitukset, todistusasiakirjat ja relevantit ostot ja myynnit on tunnistettu ja ne ovat luettavissa.
• Mahdollinen SIE-vientitiedosto on testattu; erikseen käsiteltävät liitteet on tunnistettu.
• Yritys tietää, kuka toimittaa tulevat ALV-, AGI- ja tilinpäätöstiedot.
• Viranomaisedustusoikeudet ja käyttöoikeudet pankissa ja muissa järjestelmissä on tarkistettu.
• Henkilötiedot siirretään asianmukaisella turvallisuudella ja selkeällä vastuulla.
• Arkistointi ja historiallisten tietojen saatavuus toimivat vaihtoa seuraavinkin.
• Luovutustodistuksessa on ilmoitettu, mitä on toimitettu ja mitkä varaukset ovat jäljellä.

Tutkimus luovutuksista – mitä voimme sanoa?

Leyer, Iren ja Aysolmaz (2020) kehittivät ja testasivat menetelmän luovutusten kartoittamiseen organisaatioroolien välillä käyttäen 1 010 prosessimallin arkistoa telekommunikointiyrityksessä. Tutkimus kuvaa, miten prosessien rajapinnat voidaan tunnistaa, mutta se ei ole suoritettu ruotsalaisten kirjanpito- tai taloushallintotoimittajien keskuudessa eikä osoita, että juuri tietty kaupallinen luovutusmalli vähentäisi kirjanpitovirheitä. Sitä käytetään tässä ainoastaan rajoitettuna organisaatiotieteellisenä taustana sille, miksi vastuupisteet ja siirtymät tulee kuvata. Leyer, Iren & Aysolmaz (2020), Identification and analysis of handovers in organisations using process model repositories, Business Process Management Journal, 26, 1599–1617.

Viralliset lähteet ja formaattiviite

• Ruotsin parlamentti – Kirjanpitolaki (1999:1078), erityisesti 4., 5. ja 7. luku
• Kirjanpitolautakunta – Arkistointi ja säilytysaika
• Verohallinto – Nimeä, muuta tai poista yrityksen edustaja
• Tietosuojaviranomainen – Henkilötietojen käsittelyhenkilön alihankkijoiden sopimus ja tiedon palauttaminen/poistaminen
• SIE-ryhmä – SIE-formaatin eri tyypit

Vaihdatko ainoastaan talousjärjestelmää etkä kirjanpito- tai taloushallintotoimittajaa? Lue erikseen miten vaihdat kirjanpito-ohjelmaa SIE-viennin, saldotarkistuksen ja turvallisen arkistoinnin kanssa.

Lähdetarkistettu 24. lokakuuta 2026. Opas sisältää yleistä tietoa ruotsalaisille yrityksille eikä korvaa oman toimeksiannosopimuksen tarkistamista tai yksilöllistä kirjanpito-, oikeus- tai tietosuojaneuvontaa. Mallbutikenin paketit ovat hallinnollisia apuvälineitä, eivät viranomaisvaltuuttamia ratkaisuja eivätkä ulkoisesti juristien tai tilintarkastajien tarkistamia.