Toimeksiantosopimus kirjanpito- ja taloushallintopalveluista – mitä tulisi sopia?
Jaa
Lyhyt vastaus: Tilitoimisto- ja taloushallintopalveluita koskevassa toimeksiantosopimuksessa tulisi selkeästi kuvata, mitä palveluita konsultti suorittaa, mistä asiakas itse vastaa, määräajat, raportointi, palkkio, henkilötietojen käsittely sekä toimeksiannon muuttaminen tai päättäminen. Epäselvä vastuunjako on yleinen riitojen aihe.
Miksi erityinen toimeksiantosopimus on tarpeen?
Tilitoimistopalvelut perustuvat jatkuvaan tiedonkulkuun asiakkaan ja konsultin välillä. FAR kuvailee toimeksiantosopimusta keskeiseksi, jotta osapuolilla on yhteinen käsitys toimeksiannon laajuudesta, oikeuksista ja velvollisuuksista. FAR-jäsenille kirjallinen toimeksiantokirje on lisäksi vaatimus.
Mitä toimeksiannon tulisi sisältää?
- juokseva kirjanpito
- ostoreskontra ja myyntireskontra
- palkanlaskenta
- alv- ja työnantajailmoitukset
- tilinpäätös ja toimintakertomus
- tuloveroilmoitus
- raportointi ja neuvonta
- mitkä palvelut eivät nimenomaisesti kuulu sopimukseen
Vastuunjaon on oltava konkreettinen
Sopimuksessa tulisi määritellä, kuka toimittaa aineiston, milloin sen on oltava konsultilla ja kuka hyväksyy maksut, palkat, veroilmoitukset ja tilinpäätökset. Asiakas säilyttää oman vastuunsa yrityksen kirjanpidosta sekä siitä, että toimitetut tiedot ovat täydellisiä ja oikeita.
Palkkio ja lisätyöt
Määrittele, onko hinta kiinteä, tuntiperusteinen vai volyymiperusteinen ja miten sopimuksen mukaisen laajuuden ylittävästä työstä laskutetaan. Myöhäisestä tai puutteellisesta aineistosta johtuvat lisätyöt tulisi käsitellä etukäteen.
GDPR ja henkilötietojen käsittelijä
Tilitoimistot käsittelevät usein henkilötietoja asiakkaan lukuun. Rooli on arvioitava, ja henkilötietojen käsittelysopimus voi olla tarpeen, kun GDPR:n edellytykset täyttyvät. Ohjeistukset, turvallisuus ja alikäsittelijät on dokumentoitava.
Asiakkaan tunteminen ja rahanpesu
Ammatillinen kirjanpitotoiminta kuuluu rahanpesusääntelyn piiriin. Toimeksiannon aloittaminen on siksi koordinoitava asiakkaan tuntemisen, riskien arvioinnin ja toimiston sisäisten käytäntöjen kanssa.
Yleisiä virheitä
- ei selkeää listaa siihen kuuluvista ja kuulumattomista palveluista
- asiakkaan aineiston määräajat puuttuvat
- vastuu veroilmoituksista ja hyväksynnöistä on epäselvä
- henkilötietojen käsittelysopimus tai ohjeistukset puuttuvat
- lisätyön hintoja ei ole säädelty
Katso Mallbutikenin toimeksiantosopimus taloushallinnon palveluille.
FAQ
Ottaako tilitoimisto asiakkaan vastuun kirjanpidosta?
Ei. Vastuunjaon on oltava selkeä, mutta yrityksen johto säilyttää lakisääteiset velvollisuutensa.
Tarvitaanko uusi sopimus joka vuosi?
Ei välttämättä, mutta sopimusta tulisi päivittää, kun toimeksiannon laajuus tai tärkeät olosuhteet muuttuvat.
Voivatko kirjanpitotoimeksianto ja neuvonta olla samassa sopimuksessa?
Kyllä, mutta kunkin palvelun laajuuden ja vastuun tulisi käydä selkeästi ilmi.
Artikkeli sisältää yleistä tietoa, eikä se korvaa juridista tai ammatillista neuvontaa.
