Keskustelu ennen kirjallista varoitusta – dokumentoi väärinkäytökset oikein

Kirjoittaja: Mallbutiken · Tiedot tarkistettu 1. lokakuuta 2026

Ennen kuin työnantaja etenee kirjallisessa huomautuksessa, tilanne tulee yleensä tutkia ja työntekijälle antaa mahdollisuus selittää tapahtumien kulku. Tarkoituksena ei ole luoda keinotekoista ”varoitusporrasta”, vaan selventää epäasiallista käyttäytymistä, voimassa olevia velvollisuuksia ja sitä, mitä on muutettava.

1. Tutki asia ennen johtopäätöksiä

Kerää konkreettiset tiedot: päivämäärät, työtehtävät, ohjeistukset, poissaolot, turvallisuussäännöt tai muut seikat. Vältä huhuja ja arvottavia sanoja. Verksamt korostaa, että työnantajalla on oltava faktapohjainen aineisto henkilökohtaisista syistä tehtävää irtisanomista varten ja että työntekijän on oltava tietoinen siitä, mitä käytöstä työnantaja pitää virheellisenä.

2. Anna työntekijälle mahdollisuus kertoa oma versionsa

Taustalla voi olla väärinkäsityksiä, puutteellisia ohjeita, työympäristöön liittyviä ongelmia, sairautta tai muita seikkoja, jotka vaikuttavat arviointiin. Sairaudesta johtuva epäasiallinen käytös voi esimerkiksi edellyttää työjärjestelyjä ja kuntoutusta pelkän kurinpidollisen käsittelyn sijaan.

3. Kuvaile velvollisuudet konkreettisesti

Kerro, mitä sääntöä, ohjetta tai työvelvollisuuden osaa työnantaja pitää laiminlyötynä. Yleinen muotoilu, kuten ”paranna asennettasi”, on usein liian epämääräinen antaakseen todellista ohjeistusta.

4. Selitä, mitä on muutettava

Kuvaile toivottu käytös, milloin muutoksen tulisi näkyä ja miten tilannetta seurataan. Suorituskykyongelmissa työntekijän on yleensä ymmärrettävä sekä vaatimus että se, millaiset realistiset edellytykset tavoitteen saavuttamiseen on olemassa.

5. Ole selkeä sen suhteen, että jatkuva epäasiallinen käytös voi johtaa seurauksiin

Huomautuksessa, jonka tarkoituksena on vaikuttaa mahdolliseen myöhempään irtisanomiseen, tulisi tehdä selväksi, että työsuhde voi vaarantua, mikäli epäasiallinen käytös jatkuu. Aiemmin käytyjen keskustelujen tai annettujen varoitusten määrä ei kuitenkaan ole koskaan automaattinen juridinen laskuri.

6. Dokumentoi asiallisesti

Kirjaa muistiin päivämäärä, osallistujat, käsitellyt asiat, työntekijän ensisijainen selitys, asetetut vaatimukset ja seurannan ajankohta. Dokumentoi prosessin osoittamiseksi – ei täyttääksesi henkilöstörekisteriä tarpeettomilla henkilötiedoilla.

Milloin kirjallinen varoitus voi olla heti perusteltu?

Selkeän tai vakavan epäasiallisen käytöksen kohdalla työnantajan voi olla tarpeen toimia välittömästi. Hyvin vakavat rikkomukset voivat kuitenkin johtaa myös aivan muihin toimenpiteisiin, ja silloin työnantajan tulisi tarkistaa LAS-lain, työehtosopimusten ja mahdollisen neuvotteluvelvollisuuden sisältö ennen päätöksentekoa.