Asiakirjamallista
Kirjallinen huomautus – poissaolot ja myöhästymiset on kattava mallipaketti ruotsalaisille työnantajille, joiden on dokumentoitava toistuvat myöhästymiset, luvattomat poissaolot tai poissaolokäytäntöjen puutteet asiallisesti ja jäsennellysti. Paketti sisältää ruotsin- ja englanninkieliset Word/PDF-mallit sekä yksityiskohtaiset käyttöoppaat.
Juridisesti tarkastettu: 5. lokakuuta 2026
Katselmus kattaa Ruotsin työlainsäädännön (LAS), sairausajan palkkalain, vanhempainvapaalain sekä asiaankuuluvan työtuomioistuimen oikeuskäytännön koskien luvatonta poissaoloa ja epäasiallista käyttäytymistä.
Tämä sisältyy pakettiin
| Ruotsinkielinen huomautus – Word | Muokattava malli poissaoloja ja myöhästymisiä varten. |
| Ruotsinkielinen huomautus – PDF | Tulostusystävällinen versio. |
| Written notice – English | Englanninkielinen versio Word + PDF, laadittu ruotsalaisen lainsäädännön mukaan. |
| Ruotsinkielinen käyttöopas | Vaiheittainen opas Word + PDF -muodossa. |
| English user guide | Englanninkielinen ohjeistus Word + PDF -muodossa. |
Kaikki poissaolo ei ole epäasiallista käyttäytymistä
Uusi malli on suunniteltu erottamaan luvattomat poissaolot ja puutteet poissaolokäytännöissä sellaisista poissaoloista, jotka voivat olla suojattuja tai vaatia muuta käsittelyä, kuten sairaus, lapsen sairaus (VAB)/vanhempainvapaa, myönnetty loma tai kuntoutustarve.
Milloin malli soveltuu käytettäväksi?
Mallia voidaan käyttää, kun on olemassa konkreettisia, dokumentoituja puutteita, kuten:
- toistuvat myöhästymiset selkeistä työajoista huolimatta,
- poissaolo ilman yhteydenottoa selkeän poissaolokäytännön mukaisesti,
- poissaolo sen jälkeen, kun vapaapyyntö on nimenomaisesti evätty,
- toistuvat puutteet sairausilmoituksissa, joissa ongelmana on käytäntö – ei itse sairaus,
- muut konkreettiset poikkeamat selkeistä ja oikeutetuista läsnäolo- tai raportointivaatimuksista.
Konkreettiset tapahtumat ja todellinen työaika
Malli sisältää erityisen taulukon, johon työnantaja voi dokumentoida päivämäärän, suunnitellun työvuoron, todellisen läsnäolon tai poissaolon sekä ilmoitustavan. Tämä tarjoaa huomattavasti paremman pohjan kuin yleiset muotoilut siitä, että joku on ”epäluotettava” tai ”usein myöhässä”.
Tarkistus ennen työoikeudellista arviointia
Ennen huomautuksen käyttöä työnantajan tulee tarkistaa, liittyykö poissaolo:
- sairauteen tai alentuneeseen työkykyyn,
- lapsen sairauteen (VAB), vanhempainvapaaseen tai muuhun lakisääteiseen vapaaseen,
- myönnettyyn lomaan tai muuhun sovittuun vapaaseen,
- kuntoutukseen tai työn mukauttamistarpeeseen,
- työehtosopimusten säännöksiin työajasta, poissaoloista tai kurinpitotoimista.
Sairaus ja lääkärintodistus
Sairauspoissaoloja koskevat erityiset säännöt. Sairausajan palkkaa varten työntekijän on normaalisti osoitettava jatkunut alentunut työkyky lääkärintodistuksella kahdeksannesta kalenteripäivästä alkaen. Erityisolosuhteissa voidaan pyytää aiempia todistuksia. Toistuvat sairauspoissaolot voivat lisäksi aktualisoida kuntoutuksen ja työn mukauttamisen, eikä niitä siksi tule automaattisesti käsitellä epäasiallisena käyttäytymisenä.
Lapsen sairaus (VAB) ja vanhempainvapaa
Vanhempainvapaalaki sisältää nimenomaisen kiellon syrjiä työntekijää suojatun vanhempainvapaan yhteydessä. Malli sisältää siksi erityisen tarkistuspisteen, jotta vältetään esimerkiksi lapsen sairauden tai muun lakisääteisen vanhempainvapaan virheellinen luokittelu luvattomaksi poissaoloksi.
Työntekijän selityksen dokumentointi
Työntekijälle on varattu oma osio hänen versiolleen. Tällöin voi esimerkiksi käydä ilmi, että työvuorolista on ollut epäselvä, sairausilmoitus on tehty muulla tavoin kuin työnantaja ensin luuli, tai että on olemassa lääketieteellisiä tai perheeseen liittyviä olosuhteita, jotka on arvioitava erikseen.
Selkeät korjausvaatimukset ja seuranta
Epämääräisen ”läsnäolon parantamista” koskevan kehotuksen sijaan malli auttaa työnantajaa määrittelemään tarkasti, mitä jatkossa tulee tapahtua, esimerkiksi:
- ajoissa saapuminen sovittuihin työvuoroihin,
- sairausilmoitus ennen tiettyä kellonaikaa,
- yhteydenotto oikeaan esihenkilöön tai toimintoon,
- pyydettyjen asiakirjojen toimittaminen sovellettavien sääntöjen mukaisesti,
- konkreettinen päivämäärä seurantaa varten.
Jos ongelmat jatkuvat
Työnantajan tekemän irtisanomisen on perustuttava Ruotsin työlainsäädännön (LAS) mukaisiin asiallisiin syihin. Luvaton poissaolo voi olla vakavaa, ja työtuomioistuin on tietyissä tapauksissa hyväksynyt erittäin järeitä toimia vakavan luvattoman poissaolon kohdalla. Arviointi on kuitenkin aina yksilöllinen ja siihen vaikuttavat muun muassa poissaolon laajuus, työntekijän selitys, aiemmat selkeät huomautukset, uudelleensijoitusmahdollisuus sekä työnantajan omat velvollisuudet.
Kuittaus ilman hyväksyntää
Työntekijän allekirjoitus vahvistaa vain vastaanottamisen. Se ei tarkoita, että työntekijä hyväksyy työnantajan kuvauksen tai arvion. Jos allekirjoituksesta kieltäydytään, asiakirjaan on varattu tilaa dokumentoida, miten ja milloin asiakirja luovutettiin.
Ruotsi + englanti samassa paketissa
Englanninkielinen versio on kieliversio Ruotsin lainsäädännön pohjalta. Se sopii ruotsalaisille yrityksille, joilla on kansainvälisiä esihenkilöitä, HR-toimintoja tai englanninkielisiä työntekijöitä, eikä sitä ole tarkoitettu ulkomaiseksi työoikeudelliseksi asiakirjaksi.
Yksityiskohtainen käyttöopas sisältyy
Opas käy vaiheittain läpi, miten poissaoloja tulisi luokitella, sairaudet ja lääkärintodistukset, lapsen sairauden (VAB) ja vanhempainvapaat, dokumentoinnin, korjausvaatimukset, seurannan sekä sen, miten mahdollinen myöhempi irtisanominen tai erottaminen pidetään juridisesti erillään itse huomautuksesta.
Tiedostomuodot ja toimitus
Muoto: DOCX, PDF ja ZIP.
Kieli: ruotsi ja englanti.
Tiedostojen määrä: 8.
Toimitus: digitaalinen lataus. Fyysisiä tuotteita ei lähetetä.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Voiko työnantaja antaa huomautuksen myöhästymisestä?
Kyllä, jos on olemassa selkeät työajat ja konkreettinen myöhästyminen voidaan dokumentoida. Toistuvia myöhästymisiä tulee arvioida niiden laajuuden, aiemman viestinnän ja muiden olosuhteiden perusteella.
Voiko sairauspoissaoloa käsitellä luvattomana poissaolona?
Ei pelkästään siksi, että työntekijä on sairas. Sen sijaan selkeän sairausilmoituskäytännön puutteita voidaan joutua käsittelemään erikseen, ja sairauspoissaoloja koskevat erityiset säännöt koskien sairausajan palkkaa, todistuksia ja kuntoutusta.
Voiko mallia käyttää lapsen sairauden (VAB) yhteydessä?
Mallia ei tule käyttää laillisesti suojatun lapsen sairausvapaan tai vanhempainvapaan rankaisemiseen. Tarkista aina ensin oikeus vapaaseen ja ilmoitussäännöt.
Onko asiakirja irtisanomisilmoitus?
Ei. Irtisanominen ja erottaminen kuuluvat erillisten lakisääteisten vaatimusten piiriin, ja ne on arvioitava itsenäisesti.
Mallipaketti on yleinen dokumentaatiotuki, eikä se korvaa yksilöllistä juridista neuvontaa konkreettisessa työoikeudellisessa asiassa.
