Mitä kirjallisen huomautuksen tulee sisältää? Muistilista työnantajalle

Mallbutiken · Tietosivut tarkistettu 1. lokakuuta 2026

Kirjallisen huomautuksen ei tarvitse noudattaa lakisääteistä vakiolomaketta, mutta sen tulee olla niin konkreettinen, että työntekijä ymmärtää, mihin työnantaja reagoi ja mitä on muutettava.

1. Päivämäärä ja osapuolet. Ilmoita työnantaja, työntekijä ja asiakirjan päivämäärä.
2. Tarkoitus. Kirjoita, onko kyseessä huomautus/työoikeudellinen varoitus, ja vältä kurinpidollisia termejä, jos tällaista seuraamusta ei tarkoiteta.
3. Konkreettiset tapahtumat. Kuvaile, mitä on tapahtunut, milloin ja missä yhteydessä.
4. Velvollisuus. Kytke tapahtuma työohjeeseen, turvallisuussääntöön, läsnäolovaatimukseen, käytäntöön tai muuhun asiaankuuluvaan velvoitteeseen.
5. Työntekijän versio. Huomioi, että työntekijälle on annettu mahdollisuus tulla kuulluksi, ja kirjaa mahdolliset asiaankuuluvat vastalauseet.
6. Odotettu muutos. Tee vaatimuksista ymmärrettäviä ja seurattavia.
7. Tuki tai toimenpiteet. Ilmoita tarvittava koulutus, ohjeistus, kuntoutus tai muu tuki tarvittaessa.
8. Seuraamukset. Selitä, että työhön liittyvän epäasiallisen käytöksen jatkuminen voi johtaa työoikeudellisiin seurauksiin, väittämättä kuitenkaan, että työsuhteen päättäminen tapahtuu automaattisesti seuraavan tapahtuman jälkeen.
9. Seuranta. Ilmoita, milloin tilannetta seurataan.
10. Vastaanottaminen. Kuittausta voi käyttää, mutta se ei ole yleinen pätevyysvaatimus.

Erityisesti puutteellisen suorituksen kohdalla

Kuvaile, mitä suorituksia vaaditaan ja ovatko vaatimukset olleet tiedossa ja realistisia. Työnantajan tulisi myös tarkistaa, johtuuko ongelma puutteellisesta perehdytyksestä, työympäristöstä tai sairaudesta, ennen kuin asiaa käsitellään tietoisena työvelvoitteiden laiminlyöntinä.

Erityisesti turvallisuusrikkomusten kohdalla

Ilmoita, mikä turvallisuussääntö on kyseessä, miten se on viestitty ja minkä riskin rikkomus on aiheuttanut. Vakavat työympäristöriskit voivat vaatia muita välittömiä toimenpiteitä itse huomautuksen lisäksi.