Про шаблон документа
Письмове попередження – відсутність на роботі та запізнення — це повний пакет шаблонів для шведських роботодавців, яким необхідно об'єктивно та структуровано документувати регулярні запізнення, прогули або порушення процедур повідомлення про відсутність. Пакет містить шаблони у форматах Word/PDF шведською та англійською мовами, а також детальні інструкції для користувача.
Юридично перевірено: 5 жовтня 2026 р.
Огляд охоплює Закон про захист зайнятості (LAS), Закон про оплату лікарняних, Закон про відпустку по догляду за дитиною та відповідну практику Суду з трудових спорів щодо прогулів та неналежної поведінки.
Що входить до пакету
| Шведське попередження – Word | Редагований шаблон щодо відсутності та запізнень. |
| Шведське попередження – PDF | Версія для друку. |
| Written notice – English | Англомовна версія у форматі Word + PDF, розроблена відповідно до шведського права. |
| Шведська інструкція | Покрокова інструкція у форматі Word + PDF. |
| English user guide | Англійська інструкція у форматі Word + PDF. |
Не кожна відсутність є порушенням
Новий шаблон розроблений для розмежування прогулів та порушень процедур повідомлення про відсутність від відсутності, яка може бути захищеною законом або потребувати іншого підходу, наприклад, через хворобу, догляд за хворою дитиною (VAB)/відпустку по догляду за дитиною, надану відпустку або потреби в реабілітації.
Коли доцільно використовувати шаблон?
Шаблон можна використовувати за наявності конкретних, задокументованих недоліків, наприклад:
- регулярні запізнення попри встановлений графік роботи,
- відсутність без виходу на зв'язок згідно з чіткою процедурою повідомлення,
- відсутність після отримання прямої відмови у наданні відпустки,
- повторювані помилки при повідомленні про хворобу, коли проблемою є саме дотримання процедури, а не хвороба як така,
- інші конкретні відхилення від чітких та легітимних вимог щодо присутності або звітування.
Конкретні події та фактичний робочий час
Шаблон містить спеціальну таблицю, де роботодавець може задокументувати дату, планову зміну, фактичну присутність або відсутність та спосіб повідомлення. Це створює набагато кращу базу для обґрунтування, ніж загальні твердження про те, що хтось «ненадійний» або «часто запізнюється».
Перевірка перед трудово-правовою оцінкою
Перш ніж видати попередження, роботодавець повинен перевірити, чи пов'язана відсутність з:
- хворобою або зниженням працездатності,
- доглядом за хворою дитиною (VAB), відпусткою по догляду за дитиною або іншою передбаченою законом відпусткою,
- наданою відпусткою або іншим узгодженим відпочинком,
- реабілітацією або необхідністю адаптації робочого місця,
- правилами колективного договору щодо робочого часу, відсутності чи дисциплінарних заходів.
Хвороба та медична довідка
У разі відсутності через хворобу діють спеціальні правила. Для отримання оплати лікарняного працівник зазвичай повинен підтвердити зниження працездатності медичною довідкою починаючи з восьмого календарного дня хвороби. За особливих умов довідку можна вимагати раніше. Повторювані лікарняні також можуть потребувати реабілітації та адаптації робочого місця, тому їх не слід автоматично розглядати як неналежну поведінку.
VAB та відпустка по догляду за дитиною
Закон про відпустку по догляду за дитиною містить пряму заборону на упереджене ставлення, пов'язане із захищеною відпусткою. Тому шаблон містить спеціальний пункт для перевірки, щоб запобігти помилковому класифікуванню VAB або іншої законної відпустки по догляду за дитиною як прогулу.
Документування пояснень працівника
Для версії працівника передбачено окремий розділ. Може з'ясуватися, наприклад, що графік був незрозумілим, що про хворобу повідомили іншим шляхом, ніж роботодавець вважав спочатку, або що існують медичні чи сімейні обставини, які слід розглядати окремо.
Чіткі вимоги до виправлення та подальший контроль
Замість розпливчастих закликів «покращити відвідуваність», шаблон допомагає роботодавцю чітко вказати, що саме має відбутися, наприклад:
- своєчасна явка на заплановані зміни,
- повідомлення про хворобу до встановленого часу,
- зв'язок з належним керівником або підрозділом,
- надання необхідних документів згідно з чинними правилами,
- конкретна дата для контрольного огляду.
Якщо проблеми тривають
Згідно із Законом про захист зайнятості (LAS), звільнення з ініціативи роботодавця повинно ґрунтуватися на об'єктивних підставах. Прогули можуть бути серйозним порушенням, і в деяких випадках Суд з трудових спорів визнавав суворі заходи виправданими у разі серйозних прогулів. Проте оцінка завжди індивідуальна і залежить від масштабу відсутності, пояснень працівника, попередніх чітких попереджень, можливості переведення на іншу посаду та власних обов'язків роботодавця.
Підтвердження отримання без визнання провини
Підпис працівника підтверджує лише факт отримання документа. Це не означає, що працівник погоджується з описом чи оцінкою роботодавця. Якщо працівник відмовляється підписати, є спеціальне місце для фіксації того, як і коли документ був вручений.
Шведська + англійська в одному пакеті
Англійська версія є мовною версією згідно зі шведським правом. Вона підходить для шведських компаній з іноземними керівниками, HR-відділами або англомовними працівниками і не призначена для використання як іноземний документ з трудового права.
Детальна інструкція в комплекті
Інструкція крок за кроком пояснює, як класифікувати відсутність, правила щодо хвороби та довідок, VAB та відпусток, документування, вимоги до виправлення поведінки, подальший контроль, а також те, як майбутнє звільнення має бути юридично відокремлене від самого попередження.
Формат файлів та доставка
Формат: DOCX, PDF та ZIP.
Мова: шведська та англійська.
Кількість файлів: 8.
Доставка: цифрове завантаження. Фізичний товар не надсилається.
Поширені запитання
Чи може роботодавець надати попередження за запізнення?
Так, якщо є чіткий графік роботи і конкретне запізнення можна задокументувати. Повторювані запізнення слід оцінювати з огляду на їх масштаб, попередню комунікацію та інші обставини.
Чи може відсутність через хворобу вважатися прогулом?
Не просто через сам факт хвороби працівника. Однак порушення чіткої процедури повідомлення про хворобу може потребувати окремого розгляду, оскільки до лікарняних застосовуються спеціальні правила щодо оплати, довідок та реабілітації.
Чи можна використовувати шаблон для VAB?
Шаблон не слід використовувати для покарання за законно захищений догляд за дитиною (VAB/відпустку). Завжди спочатку перевіряйте право на відпустку та правила повідомлення.
Чи є цей документ повідомленням про звільнення?
Ні. Звільнення підпадає під дію окремих законодавчих вимог і має оцінюватися незалежно.
Пакет шаблонів є загальною підтримкою з документування і не замінює індивідуальну юридичну консультацію в конкретній трудово-правовій справі.
