Als Privatperson fakturieren – was muss eine Rechnung enthalten?

Von Mallbutiken · Steuerdaten geprüft am 1. Oktober 2026

Eine Privatperson muss möglicherweise einen Zahlungsbeleg oder ein rechnungsähnliches Dokument erstellen, das bedeutet jedoch nicht, dass alle Aufträge ohne steuerliche und abgabentechnische Fragen als „private Rechnungsstellung“ abgewickelt werden können. Prüfen Sie zunächst, um welche Art von Einkommen es sich handelt und wer die Dienstleistung oder Ware rechtlich verkauft.

Wann kann eine private Rechnungsvorlage praktisch sein?

Eine Vorlage kann nützlich sein, um einen einmaligen Privatverkauf, eine Kostenerstattung oder eine andere Situation zu dokumentieren, in der die Parteien einen klaren Zahlungsbeleg benötigen. Wenn Sie jedoch regelmäßig Dienstleistungsaufträge für Kunden ausführen, müssen Sie bewerten, ob es sich bei dem Einkommen um Arbeitseinkünfte, ein Hobby oder eine gewerbliche Tätigkeit handelt.

Aufträge sind nicht automatisch ein Hobby

Das schwedische Finanzamt (Skatteverket) unterscheidet zwischen Hobby und Auftragsarbeit. Kürzere Gigs und Arbeit für Kunden sind nicht automatisch ein Hobby, nur weil sie neben einer Anstellung ausgeführt werden. Ein Hobby zeichnet sich durch Selbstständigkeit und normalerweise durch das Fehlen einer Gewinnabsicht aus. Aufträge für Dritte können stattdessen als Arbeitseinkommen besteuert werden.

Eigenanstellung – wer stellt die Rechnung?

Bei der Eigenanstellung (Egenanställning) ist es das Eigenanstellungsunternehmen, das über eine F-Steuer verfügt und dem Auftraggeber rechtlich die Rechnung stellt. Das Skatteverket stellt klar, dass Sie sich zuerst bei dem Eigenanstellungsunternehmen anmelden und dieses als Vertragspartner für den Auftrag fungieren lassen müssen. Sie können nicht zuerst persönlich eine Vereinbarung treffen und im Nachhinein ein Eigenanstellungsunternehmen die Rechnung so stellen lassen, als wäre es von Anfang an Vertragspartner gewesen.

Was sollte der Zahlungsbeleg enthalten?

• Datum und eine eindeutige Referenz- oder Rechnungsnummer,
• Namen und Kontaktdaten von Verkäufer und Käufer,
• Angabe, was die Zahlung betrifft,
• Betrag und eventuelle Spezifikation,
• Zahlungsdatum und Zahlungsdaten,
• Informationen zur Mehrwertsteuer nur dann, wenn diese gemäß den Regeln tatsächlich anfällt.

Mehrwertsteuer – nicht routinemäßig aufschlagen

Die Mehrwertsteuerregeln gelten für steuerpflichtige Personen und wirtschaftliche Tätigkeiten gemäß dem Mehrwertsteuergesetz. Eine Privatperson sollte daher nicht einfach 25 Prozent Mehrwertsteuer auf eine private Zahlungsaufforderung aufschlagen. Wenn die Tätigkeit mehrwertsteuerpflichtig ist und der Verkäufer mehrwertsteuerregistriert sein muss, muss die Rechnungsstellung den Anforderungen des Mehrwertsteuergesetzes entsprechen.

Rechnung an Unternehmen

Wenn der Empfänger ein Unternehmen ist, benötigt dieses möglicherweise Unterlagen für die Buchhaltung sowie für die korrekte Handhabung von Steuerabzügen oder Arbeitgeberbeiträgen. Man sollte daher nicht davon ausgehen, dass eine selbst erstellte Rechnung die steuerliche Abwicklung löst. Prüfen Sie den Aufbau, bevor die Arbeit ausgeführt wird.

Wenn der Empfänger die Rechnung bestreitet

Eine Rechnung begründet nicht automatisch eine Zahlungspflicht, wenn kein Vertrag oder eine andere Zahlungsgrundlage vorliegt. Lesen Sie den Ratgeber zur Bestreitung einer Rechnung, um zu erfahren, wie mit einem Streitfall umgegangen wird.