Gehaltsanalyse – so gehen Sie Schritt für Schritt vor

Von Mallbutiken · Fakten geprüft am 30. September 2026 · Etwa 7 Minuten Lesezeit

Alle Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, jährlich eine Entgeltanalyse durchzuführen. Ziel ist es, geschlechtsbezogene Lohnunterschiede zu entdecken, zu beheben und ihnen vorzubeugen. Die Arbeit umfasst sowohl die Art und Weise der Gehaltsfestsetzung als auch Unterschiede bei gleichen oder gleichwertigen Tätigkeiten. Ab zehn Beschäftigten – gezählt zu Beginn des Kalenderjahres – gilt zudem die Pflicht zur schriftlichen Dokumentation.

Welche Arbeitgeber müssen eine Entgeltanalyse durchführen?

Die Verpflichtung gemäß Diskriminierungsgesetz gilt auch für kleine Arbeitgeber. Die Dokumentationsanforderungen variieren hingegen je nach Anzahl der Beschäftigten zu Jahresbeginn. Die Pflicht zur jährlichen Analyse ist also nicht auf Arbeitsstätten mit mindestens zehn Beschäftigten beschränkt.

Auch dort, wo keine schriftliche Dokumentation zwingend erforderlich ist, sind Notizen nützlich. Sie ermöglichen es, die Einschätzungen des Vorjahres nachzuvollziehen und zu verstehen, warum ein Unterschied als sachlich begründet eingestuft wurde.

So führen Sie eine Entgeltanalyse in sechs Schritten durch

1. Zuständigkeiten, Unterlagen und Mitwirkung festlegen

Bestimmen Sie die Person, die den Prozess leitet, und vereinbaren Sie Termine mit denjenigen, die mit Aufgaben, Gehältern und der Gehaltsfestsetzung vertraut sind. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollen zusammenarbeiten. Planen Sie die Mitwirkung von Anfang an, nicht erst, wenn der Bericht fertig ist.

Legen Sie einen gemeinsamen Stichtag und die zu untersuchenden Vergütungsbestandteile fest. Dokumentieren Sie, wie Teilzeitgehälter und variable Vergütungen vergleichbar gemacht werden. Beschränken Sie den Zugriff auf Einzeldaten auf diejenigen Personen, die diese für ihre Arbeit benötigen.

2. Gehaltsvorschriften und tatsächliche Praxis prüfen

Sammeln Sie Gehaltskriterien, Tarifverträge (falls vorhanden), Prinzipien für Zulagen, Sozialleistungen und Boni sowie Abläufe bei Einstellungen und Gehaltsanpassungen. Untersuchen Sie auch, wie die Regeln tatsächlich angewendet werden. Ein neutral formuliertes Kriterium kann eine andere Wirkung haben, sobald es angewandt wird.

Stellen Sie zum Beispiel die Frage: Wird Verantwortung in administrativen und technischen Rollen gleich bewertet? Wenn Flexibilität honoriert wird, was bedeutet das konkret und wie kann das Kriterium ohne unsachliche Unterschiede bewertet werden?

3. Gleiche Tätigkeiten gruppieren

Gehen Sie vom tatsächlichen Inhalt der Aufgaben aus, nicht nur von Titeln oder Abteilungen. Zwei Personen mit unterschiedlichen Titeln können gleiche Arbeit verrichten, während der gleiche Titel unterschiedliche Verantwortungsbereiche verbergen kann. Schreiben Sie eine kurze Begründung für die Gruppierung, damit diese überprüfbar bleibt.

4. Bewerten, welche Arbeiten gleichwertig sind

Gleichwertige Arbeiten müssen keine ähnlichen Aufgaben haben. Beurteilen Sie die Anforderungen und die Art der Arbeit gesamthaft: Wissen und Fertigkeiten, Verantwortung, Anstrengung und Arbeitsbedingungen. Die Arbeitsbewertung bezieht sich auf die Arbeit, nicht darauf, wie geschätzt eine bestimmte Person ist.

Ein Punktesystem kann helfen, konsistent zu arbeiten, aber die Gesetzgebung schreibt kein bestimmtes Punkteschema vor. Beschreiben Sie, was jede Stufe bedeutet, und überprüfen Sie das Ergebnis qualitativ. Eine Dezimalzahl in einer Tabelle ist für sich genommen noch keine rechtliche Auskunft.

5. Die Unterschiede analysieren

Untersuchen Sie Lohnunterschiede zwischen Frauen und Männern bei gleicher Arbeit. Führen Sie zudem die gesetzlich geforderten Vergleiche zwischen frauendominierten Arbeiten und gleichwertigen, nicht frauendominierten Arbeiten durch. Ein weiterer Vergleich betrifft nicht frauendominierte Arbeiten mit höherem Lohn trotz geringerer Anforderungen.

Prüfen Sie jede Erklärung anhand der Unterlagen. „Erfahrung“ muss präzisiert werden: Welche Erfahrung, warum ist sie relevant und wird das Kriterium konsequent angewandt? Auch „der Markt“ muss konkretisiert werden. Notieren Sie, was geklärt ist und was noch untersucht werden muss.

6. Über Maßnahmen entscheiden und nachverfolgen

Identifizieren Sie notwendige Gehaltsanpassungen und andere Maßnahmen. Legen Sie Verantwortlichkeiten, Kosten, Zeitpläne und Nachkontrollen fest. Der Zeitplan der Dokumentation sollte davon ausgehen, dass notwendige Anpassungen so bald wie möglich und spätestens innerhalb von drei Jahren umgesetzt werden. Es ist kein Grund, routinemäßig alle Maßnahmen um drei Jahre aufzuschieben.

Beispiel: Ein Lohnunterschied ist der Anfang der Analyse

Fiktives Beispiel: In einer Gruppe mit gleicher Arbeit beträgt das vergleichbare Durchschnittsgehalt der Frauen 32.000 Kronen und das der Männer 34.000 Kronen. Der Unterschied liegt bei 2.000 Kronen. Mit dem Gehalt der Männer als Vergleichsbasis beträgt der Unterschied etwa 5,9 Prozent: 2.000 / 34.000 × 100.

Dies zeigt allein noch nicht, ob eine Diskriminierung vorliegt. Der nächste Schritt ist die Prüfung der Individuen hinter dem Durchschnitt, des Arbeitsinhalts und der Faktoren, die das Gehalt tatsächlich beeinflusst haben. In einer kleinen Gruppe kann ein einzelnes Gehalt den Durchschnitt stark beeinflussen.

Eine nützliche Analyse-Notiz kann folgender Struktur folgen: Beobachtung → mögliche Erklärung → geprüfte Unterlage → Bewertung → Maßnahme oder weitere Untersuchung. Schreiben Sie nicht „keine Diskriminierung“ nur deshalb, weil der Unterschied klein ist. Die jährliche Analyse kennt keine allgemeine Schutzzone für Unterschiede unter fünf Prozent.

Was muss die Entgeltanalyse dokumentieren?

• Das Ergebnis der Analyse und Auswertung.
• Welche Anpassungen und sonstigen Maßnahmen gegen geschlechtsbezogene Lohnunterschiede erforderlich sind.
• Kostenkalkulation und Zeitplan für notwendige Gehaltsanpassungen.
• Wie die geplanten Maßnahmen des Vorjahres umgesetzt und evaluiert wurden.
• Wie Arbeitgeber und Arbeitnehmer zusammengearbeitet haben.

Um die Schlussfolgerungen verständlich zu machen, sollte das Arbeitsmaterial auch Auswahl, Stichtag, Gruppeneinteilung, Arbeitsbewertung und Berechnungsmethoden erläutern. Bewahren Sie die Methodenbeschreibung zusammen mit dem Bericht auf, damit die Arbeit des nächsten Jahres auf derselben Grundlage aufbauen kann.

Häufige Fehler, die das Ergebnis verschlechtern

• Nur das Durchschnittsgehalt des gesamten Unternehmens vergleichen. Dies ersetzt nicht den Vergleich gleicher und gleichwertiger Arbeiten.
• Vollzeit- und Teilzeitbeträge vermischen. Legen Sie zuerst eine konsistente Vergleichsbasis fest.
• Titel über die Gruppeneinteilung entscheiden lassen. Prüfen Sie die tatsächliche Arbeit.
• Excel die Schlussfolgerung überlassen. Berechnungen erfordern menschliche Beurteilung und dokumentierte Gründe.
• Mit dem Bericht aufhören. Vereinbaren Sie eine Nachverfolgung für jede beschlossene Maßnahme.

Welche Unterlagen benötigen Sie?

Sie benötigen normalerweise drei Teile: zuverlässige Gehaltsdaten, eine Vergleichsgrundlage und einen Bericht, der Bewertungen und Maßnahmen ausweist. Ein Vorlagenpaket kann die Struktur vorgeben, aber der Arbeitgeber muss diese selbst mit den richtigen Daten füllen und die Analyse durchführen.

Analyse und Dokumentation zusammenführen

Das Entgeltanalysepaket der Mallbutiken enthält Berichtsvorlagen und einen Umsetzungsleitfaden in Word/PDF sowie ein Excel-Tool mit acht Reitern. Das Tool unterstützt Vergleiche und Maßnahmenplanung; es entscheidet jedoch nicht, ob ein Unterschied diskriminierend ist.

Zum Vorlagenpaket für die Entgeltanalyse

Häufig gestellte Fragen

Müssen wir ein spezielles System verwenden?

Keine bestimmte Software ist gemäß diesen Bestimmungen vorgeschrieben. Wählen Sie eine Arbeitsweise, die die Analyse, Auswertung und Dokumentation zuverlässig und nachvollziehbar macht.

Ist ein AV-Vertrag nötig, wenn wir einen externen Dienstleister beauftragen?

Wenn der Anbieter Gehaltsdaten in Ihrem Auftrag verarbeitet, kann ein Auftragsverarbeitungsverhältnis entstehen. Beurteilen Sie die tatsächliche Verarbeitung. Lesen Sie den Ratgeber darüber, wann ein Auftragsverarbeitungsvertrag benötigt wird, bevor Sie Daten übergeben.