Tageskasse abstimmen – Kassenbuch, Tagesabschluss und Kassendifferenzen
Stimmen Sie die Tageskasse ab, indem Sie das physische Bargeld zählen und es mit dem erwarteten Kassenbestand vergleichen. Gehen Sie vom Wechselgeldbestand aus, addieren Sie die Bareinnahmen und subtrahieren Sie dokumentierte Barausgaben sowie Rückzahlungen. Die Differenz ist die Kassendifferenz, die untersucht und dokumentiert werden muss.
Dieser Leitfaden gilt für die physische Barkasse, beispielsweise in einem Geschäft, Café oder Verein. Kartenzahlungen und Swish-Zahlungen werden separat nachverfolgt. Ein Tagesabschluss soll es ermöglichen, sowohl nachzuvollziehen, was verkauft wurde, als auch wo sich das Geld befindet.
Das Wichtigste in Kürze
- Zählen Sie Geldscheine und Münzen; verwenden Sie nicht den gesamten Tagesumsatz als Kassenbestand.
- Dokumentieren Sie Wechselgeld, Einzahlungen, Auszahlungen und Rückgaben.
- Registrieren Sie eine Differenz als zu untersuchende Abweichung, ohne den Umsatz zu ändern, damit die Zahlen passen.
- Ein Kassenbuch in Excel ersetzt weder die Anforderungen an ein Kassensystem noch die ordnungsgemäße Buchführung.
Kassenbuch, Tageskassenbericht und Kassensystem – was ist der Unterschied?
| Beleg | Funktion | Einschränkung |
|---|---|---|
| Kassenbuch oder Kassenjournal | Verfolgt Bewegungen und Saldo der Barkasse. | Ein änderbares Kalkulationsblatt ist eine Kontrollhilfe. |
| Tageskassenbericht | Sammelt die Zählung und Abstimmung des Tages. | Muss auf verifizierbaren Belegen basieren. |
| Kassensystem und Z-Tagesbericht | Registriert Verkäufe und fasst den Verkaufstag zusammen. | Ein eigenes Excel-Journal ersetzt kein Kassensystem, zu dessen Verwendung das Unternehmen verpflichtet ist. |
So berechnen Sie die erwartete Barkasse
Erwartete Barkasse = Anfangsbestand der Barkasse + Bareinnahmen − Barausgaben.
Kassendifferenz = gezählte Barkasse − erwartete Barkasse.
Einnahmen umfassen beispielsweise Verkäufe, die der Kunde tatsächlich mit Scheinen und Münzen bezahlt, sowie eine dokumentierte Aufstockung des Wechselgeldes. Ausgaben können Bargeldrückzahlungen, Bankeinzahlungen oder andere dokumentierte Entnahmen sein. Dieselbe Bewegung darf nicht zweimal erfasst werden.
Rechenbeispiel: Ein Geschäft schließt für den Tag
| Bewegung | Kronen |
|---|---|
| Anfangs-Wechselgeld | 1 000 |
| Barumsatz | 4 200 |
| Bar-Rückzahlungen | −200 |
| Für Bankeinzahlung entnommenes Bargeld | −3 000 |
| Erwarteter Bestand | 2 000 |
| Gezählte Scheine und Münzen | 1 950 |
| Kassendifferenz | −50 |
Der Kartenumsatz des Geschäfts von 6 000 Kronen und der Swish-Umsatz von 800 Kronen werden nicht zum Bargeld in der Kasse addiert. Diese Zahlungen müssen mit ihren eigenen Belegen verglichen werden. Minus 50 Kronen zeigen eine Abweichung an, sagen aber für sich genommen nicht aus, was passiert ist.
Tagesabschluss Schritt für Schritt
- Beenden Sie den Verkaufstag gemäß der Routine des Kassensystems. Erstellen Sie den Z-Tagesbericht, wenn ein Kassensystem verwendet wird. Bewahren Sie Belege für Rückgaben und Korrekturen auf.
- Zählen Sie das Bargeld pro Stückelung. Notieren Sie die Anzahl der Scheine und Münzen und summieren Sie diese. Führen Sie die Zählung vorzugsweise an einem Ort durch, an dem laufende Verkäufe den Saldo nicht verändern.
- Sammeln Sie die Bewegungen. Überprüfen Sie Wechselgeld, Barumsätze, zusätzliches Wechselgeld, Rückgaben und Entnahmen. Jede Entnahme benötigt eine Erklärung und Referenz.
- Vergleichen Sie mit dem erwarteten Saldo. Überprüfen Sie die Zählung und ob keine Bewegungen der falschen Zahlungsart zugeordnet wurden.
- Dokumentieren Sie Differenzen. Geben Sie Datum, Kasse, Betrag, untersuchte Belege und die verantwortliche Person an. Beschreiben Sie sachlich, was bekannt ist.
- Bestimmen Sie das Wechselgeld für den nächsten Tag. Trennen Sie das verbleibende Wechselgeld von dem Bargeld, das eingezahlt werden soll. Dokumentieren Sie Übergabe und Aufbewahrung.
- Geben Sie die Belege weiter. Senden Sie den Tagesbericht und seine Anhänge an die Person, die für die Buchführung verantwortlich ist. Prüfen Sie, ob die Unterlagen vollständig sind.
Was tun, wenn die Kasse nicht stimmt?
Beginnen Sie mit einer erneuten Kassenzählung. Vergleichen Sie anschließend den Wechselgeldbestand mit dem Abschluss des Vortages, prüfen Sie Rückgaben und suchen Sie nach Barausgaben, die im Journal fehlen. Kontrollieren Sie auch, ob eine Karten- oder Swish-Zahlung als Barzahlung registriert wurde.
Falls die Differenz bestehen bleibt, registrieren Sie sie in der Abweichungsliste. Benennen Sie einen Verantwortlichen und legen Sie fest, wann die Untersuchung nachverfolgt werden soll. Wiederkehrende kleine Differenzen können darauf hindeuten, dass die Routine unklar ist. Wie die Differenz zu verbuchen ist, hängt von den Umständen ab und sollte von der für das Rechnungswesen verantwortlichen Person beurteilt werden.
Welche Kassensystem-Regeln muss das Unternehmen prüfen?
Die Grundregel der schwedischen Steuerbehörde (Skatteverket) besagt, dass Verkäufe gegen Bar-, Karten- oder elektronische Zahlung, wie etwa Swish, in einem Kassensystem registriert werden müssen. Es gibt Ausnahmen, unter anderem für bestimmte Tätigkeiten und Verkäufe in unbedeutendem Umfang. Beurteilen Sie die Ausnahme anhand der tatsächlichen Tätigkeit, nicht anhand der Anzahl der Scheine in der Kasse. Lesen Sie die aktuellen Informationen zum Kassensystem des Skatteverket.
Kontrollpunkt vor dem 1. Januar 2027
Das Skatteverket gibt an, dass Kassensysteme dann der Vorschrift SKVFS 2021:17 entsprechen müssen. Systeme mit Journalspeicher müssen Registrierungen im XML-Format ausgeben können. Prüfen Sie mit dem Anbieter Ihres Kassensystems, wie Ihr System die Anforderungen erfüllt. Ein Kassenjournal löst diese Systemfrage nicht.
Das Skatteverket beschreibt außerdem Routinen für Wechselgeld, Quittungen und Z-Tagesberichte unter So verwenden Sie ein Kassensystem. Befolgen Sie die Regeln für Ihre spezifische Situation, auch bei Betriebsstörungen.
Checkliste für einen klaren Tageskassenbericht
- Datum, Arbeitsstätte und Kassenbezeichnung.
- Anfangs-Wechselgeld und gezählte Stückelungen.
- Bareinnahmen, Rückzahlungen und Entnahmen mit Referenzen.
- Erwarteter Saldo, gezählter Saldo und Differenz.
- Erklärung oder Untersuchungsstatus für Abweichungen.
- Verantwortliche Person, Kontrolle und Übergabe an den nächsten Schritt.
Häufige Fehler
- Alle Verkäufe werden als Barverkäufe gezählt. Dann wird die Kasse nie stimmen, wenn Kunden mit Karte bezahlen.
- Das Wechselgeld wird als Tageseinnahme gezählt. Es ist ein Anfangsbestand, kein neuer Verkauf.
- Die Bankeinzahlung wird vergessen. Das Bargeld hat die Kasse verlassen, auch wenn die Bankgutschrift erst später erfolgt.
- Eine Differenz wird einfach ausgebucht. Dadurch gehen Informationen verloren, die für die Verbesserung der Routine notwendig sind.
- Das Kassenbuch wird als vollständige Buchführung betrachtet. Das Unternehmen muss weiterhin die Buchführungsvorschriften erfüllen.
Häufige Fragen zu Kassenbuch und Tageskasse
Kann ein Kassenbuch in Excel ein Kassensystem ersetzen?
Nein. Wenn die Tätigkeit unter die Kassensystempflicht fällt, muss ein Kassensystem verwendet werden, das die Regeln erfüllt. Die Excel-Übersicht ist eine Ergänzung zur Abstimmung.
Sollte Swish in die physische Barkasse eingerechnet werden?
Nein. Swish hat keinen Einfluss auf die Anzahl der Scheine und Münzen. Verfolgen Sie die Zahlung separat, wobei sie unter die Regeln zur Registrierung von Verkäufen fallen kann.
Dürfen Vereine ein Kassenjournal verwenden?
Ja, als praktische Unterstützung zur Nachverfolgung. Die Kassensystem- und Buchführungspflicht muss jedoch auf Grundlage der Tätigkeit des Vereins und anwendbarer Ausnahmen beurteilt werden.
Darf die laufende Buchführung in einem normalen Excel erfolgen?
Das schwedische Normierungsgremium für Buchhaltung (BFN) gibt an, dass die Buchführung nicht in einem Programm erfolgen darf, bei dem die Registrierung nachträglich geändert werden kann, wie etwa ein gewöhnliches Excel-Blatt. Das Kontrolljournal sollte daher nicht als zugelassenes Buchführungsprogramm präsentiert werden.
Erhalten Sie eine zusammenfassende Unterlage für die Kassenabstimmung
Kassenbuch & Tageskasse enthält eine Excel-Übersicht sowie Word- und PDF-Unterlagen für Tagesabschluss und Abweichungen. Passen Sie die Kontrollroutine an Ihre Kassen an und nutzen Sie das Paket zusammen mit Ihrem regulären Kassensystem und Ihrer Buchhaltung.
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Quellen
- Skatteverket – Kassensysteme und Änderungen ab 2027
- Skatteverket – Verwendung von Kassensystemen
- BFN – Buchführungsprogramme und Excel
Zuletzt aktualisiert: . Allgemeine Informationen zu Bargeldhandling, Steuern und Rechnungswesen. Der Leitfaden ersetzt keine individuelle Beratung oder Prüfung der Kassensystem- und Buchführungspflicht des Unternehmens.
