Svenska Dokumentmallar
План документообігу та Реєстр архівних документів – Негосподарське об’єднання | Word/PDF/Excel
План документообігу та Реєстр архівних документів – Негосподарське об’єднання | Word/PDF/Excel
- Формат файлу
- DOCX, PDF, XLSX
- Мова документа
- Шведські шаблони та посібник англомовний довідковий посібник
- Кількість файлів
- 7
Цифрове завантаження. Фізичний товар не надсилається.
Не вдалося завантажити доступність для завантаження
Про шаблон документа
Наведіть лад у документах організації. Цей пакет цифрових шаблонів допоможе шведській громадській організації планувати роботу з документами, вести архівний реєстр, контролювати права доступу та оформлювати рішення про збереження й знищення документів. Пакет надається безпосередньо у форматі ZIP-архіву з редагоได้ваними файлами Word і Excel, а також відповідними PDF-файлами.
Зміст пакету
15 файлів: 7 файлів Word (DOCX), 7 відповідних PDF-файлів і 1 файл Excel (XLSX) із дев'ятьма вкладками. До комплекту входять головний посібник шведською мовою та англомовний посібник для довідки.
Що містять файли
- План роботи з документами та перелік типів документів
- Протоколи надання прав доступу та передачі документів
- Рішення про знищення документів і щорічний перевірку архіву
- Excel: панель керування, типи документів, архівний реєстр, рішення про знищення документів, права доступу, видача документів, перевірки, заходи та інструкції
Коли варто використовувати шаблони?
Для членів правління, секретарів, касирів і осіб, відповідальних за діяльність громадських організацій, які хочуть полегшити пошук, відстеження, захист і збереження документів. Наприклад, шаблони можна використовувати для протоколів, фінансових підкладних матеріалів, договорів, документів щодо грантів і адміністративних реєстрів.
Як працює план роботи з документами
- Визначте типи документів, якими володіє організація.
- Визначте відповідальну особу, місце зберігання, права доступу, а також правила найменування й версіонування.
- Визначте застосовні умови збереження для кожного типу документів.
- Зареєструйте документи й рішення в Excel.
- Контролюйте права доступу, відхилення під час перевірок і задокументоване знищення документів.
Важливо про терміни зберігання й знищення документів
Не існує загального терміну збереження, який застосовувався б до всіх документів у всіх громадських організаціях. Обов'язок ведення бухгалтерського обліку й вимоги до збереження документів можуть випливати із Закону про бухгалтерський облік; для діяльності, що підлягає бухгалтерському обліку, термін зберігання інформації про фінансові результати зазвичай становить сім років. Якщо документи містять персональні дані, відповідно до Загального регламенту про захист даних (GDPR), зокрема необхідно обґрунтувати зберігання законною метою й мати належну правову основу. Організація також має оцінити статут, договори, умови надання грантів і спеціальні правила діяльності.
Часті запитання
Чи є план роботи з документами обов'язковим за законом для всіх організацій?
Ні, таке загальне твердження було б неправдивим. Шаблони є практичним засобом для підтримки внутрішнього порядку в організації. Залежно від характеру діяльності можуть діяти спеціальні правила, що вимагають певного змісту, реєстрації й архівування.
Чи можна знищувати документи після закінчення певного стандартного терміну?
Ні. Документ про знищення документів повинен містити правову основу, мету, застосовні вимоги до збереження, дані про особу, яка прийняла рішення, і підтвердження фактичного виконання.
Чи є файл Excel автоматизованою архівною системою?
Ні. Excel у групує зареєстровані записи й статуси перевірок, але не визначає юридично, які документи можна знищувати і як довго потрібно зберігати інформацію.
Чи можна редагувати шаблони?
Так, файли Word і Excel можна редагувати. PDF-файли слугують друкованими та довідковими матеріалами.
Споріднені шаблони документів
За потреби доповніть пакет спрощеним річним звітом громадської організації, планом діяльності й річним звітом про діяльність, а також списком присутності й звітом про діяльність.
Цифрова доставка. Шаблони необхідно адаптувати й перевірити відповідно до фактичної діяльності й зобов'язань організації.
