Фінансовий менеджмент у малому бізнесі – бюджет, платежі та моніторинг
Фінансове управління в невеликій компанії полягає в пов'язанні цілей і рішень із бюджетом, грошовими потоками та моніторингом результатів. Почніть з того, які рішення вам потрібно прийняти, оберіть базу для оцінки прибутковості та ліквідності, а також визначте, хто контролюватиме відхилення. Ця сторінка допоможе вам знайти правильний посібник і документ для кожної ділянки.
Цей хаб призначений для підприємців і відповідальних за фінанси, яким потрібна цілісна робоча процедура. Детальні інструкції містяться в посібниках, на які наведено посилання нижче, щоб одна й та сама тема не описувалася на кількох конкуруючих сторінках.
Найважливіше коротко
- Бюджет доходів і витрат показує прибутковість; бюджет руху грошових коштів показує, коли вистачить грошей.
- Ціна, платежі від клієнтів, рахунки від постачальників та готівкова каса впливають на різні частини економіки.
- Порівнюйте фактичні результати з плановими та призначте відповідального за подальші дії.
- Шаблони є інструментами підтримки прийняття рішень та документації. Вони не замінюють системи бухгалтерського обліку або професійну оцінку.
Яку проблему ви хочете вирішити?
| Питання | База даних | Наступний крок |
|---|---|---|
| Чи стане діяльність прибутковою? | Бюджет доходів і витрат та звіт про виконання | Посібник із бюджетування прибутків |
| Чи вистачить грошей на виплати? | Бюджет руху грошових коштів | Посібник із прогнозування грошових потоків |
| Яким постачальникам ми маємо заплатити? | Кредиторська заборгованість та перелік термінів оплати | Посібник із кредиторської заборгованості |
| Чи збігається готівка в касі? | Звіт про щоденну касу та касовий журнал | Посібник із щоденної каси |
| Хто має право затверджувати рахунок? | Порядок затвердження (атестації) | Посібник із матриці затвердження |
| Який кредит можна надати клієнту? | Кредитна політика та реєстр кредитів клієнтів | Посібник із кредитної політики |
| Чи дотримується проєкт свого фінансового плану? | Бюджет проєкту та прогноз кінцевих витрат | Посібник із моніторингу проєктів |
1. Плануйте результат і відстежуйте відхилення
Бюджет доходів і витрат допомагає встановити фінансові цілі для продажів і витрат. Коли надходять фактичні дані, вам потрібно розуміти, які відмінності зумовлені обсягом, ціною, витратами чи часом. Відхилення корисне лише тоді, коли воно спонукає до питання або дії.
Ознайомтеся з тим, як порівнювати бюджет доходів і витрат, фактичні дані та прогноз. Для тих, хто хоче працювати з готовою базою, доступний шаблон Бюджет доходів і витрат та прогноз результатів. Не вносьте амортизацію в бюджет так, ніби це звичайні операційні витрати; платежі та фінансові результати потрібно розділяти.
2. Плануйте платежі окремо
Прибуткова компанія може відчувати нестачу грошей, коли клієнти платять із затримкою, а постачальники вимагають оплату раніше. Тому план ліквідності має базуватися на очікуваних датах платежів. Складайте його паралельно з бюджетом доходів і витрат та оновлюйте, коли змінюються великі платежі.
Verksamt.se описує, чому бюджет руху грошових коштів повинен відображати платежі місяць за місяцем. Ознайомтеся з керівництвом державних органів щодо бюджету ліквідності та посібником Mallbutiken із прикладами розрахунків і стрес-сценаріями.
3. Пов'язуйте закупівлі з контролем та оплатою
Рішення про закупівлю створює ланцюжок документів: замовлення, перевірка поставки, рахунок, затвердження та оплата. Якщо в цих частинах відсутнє спільне посилання, важко дізнатися, чи стосується рахунок правильної поставки і чи він уже оплачений.
Дотримуйтесь робочого процесу в посібнику про кредиторську заборгованість, часткові платежі та кредит-ноти. Використовуйте посібник із затвердження для розподілу ролей. Ці частини мають різні цілі пошуку: реєстр заборгованості показує борги, а порядок затвердження описує, хто має право погоджувати.
4. Відстежуйте платежі клієнтів та кредитні ризики
Продаж у кредит означає, що компанія чекає на гроші. Визначте, як оцінюється кредит клієнта, хто може змінювати ліміт кредиту і коли потрібно відстежувати неоплачені рахунки. Пов'яжіть очікувані надходження від клієнтів із планом ліквідності.
Посібник із кредитної політики для B2B пояснює цей процес. Це не те саме, що процедура оскарження неправильного рахунку від постачальника. Обирайте керівництво залежно від того, чи є компанія кредитором, чи тією стороною, якій виставили платіжну вимогу.
5. Розумійте ціну, маржу та зв'язування капіталу
Ціноутворення повинно враховувати витрати підприємства та обсяг продажів. Націнка та маржа мають різні бази розрахунку. Тому прайс-лист може дати оманливе враження, якщо відсотки змішані. Для роботи з власними цифрами доступний шаблон Калькуляція ціни та маржинальний дохід.
Запаси одночасно зв'язують гроші, навіть коли товари ще не продані. Відстежуйте як кількість, так і вартість за допомогою посібника з інвентаризації та оцінки запасів. Контроль запасів, рішення про ціни та прогноз платежів повинні пояснювати одну й ту саму діяльність.
Приклад: три рішення в невеликій торговельній діяльності
Компанія очікує 80 000 крон від клієнтів у наступному місяці. Постачальникам потрібно заплатити 55 000 крон, а інші виплати становлять 40 000 крон. Вхідні ліквідні кошти становлять 25 000 крон. Спрощена вихідна ліквідність становить 10 000 крон.
Якщо 20 000 крон платежів від клієнтів затримуються, той самий прогноз стає мінус 10 000 крон. Тобто, той факт, що обсяг продажів не змінився, не вирішує проблему часу оплати. Підприємцю потрібно спочатку перевірити очікування щодо платежів, потім спланувати заходи з постачальниками або фінансуванням і одночасно оцінити довгострокову прибутковість.
Оберіть наступне питання залежно від відхилення
Низький результат: дослідіть ціну, обсяг та витрати.
Слабкий грошовий потік: дослідіть терміни платежів та зв'язування капіталу.
Неясна кредиторська заборгованість: дослідіть рахунки, платежі та кредити.
Побудуйте процедуру у чотири кроки
- Оберіть відправну точку. Почніть з питання, яке є найбільш актуальним, наприклад, майбутні платежі.
- Призначте відповідального та джерело. Вкажіть, яка база даних є основним джерелом і хто її оновлює.
- Визначте моніторинг. Оберіть інтервал відповідно до ризиків діяльності та темпу змін, а також документуйте пояснення до значних відхилень.
- Пов'яжіть із рішеннями. Встановіть відповідального та час виконання заходів. Під час наступного моніторингу перевірте, що насправді змінилося.
Чек-лист для комплексного фінансового моніторингу
- План і фактичні результати охоплюють той самий період і мають чітко вказані суми.
- Доходи та витрати відокремлені від надходжень та виплат.
- Відкриті позиції клієнтів і постачальників оновлені.
- ПДВ, податки, інвестиції та амортизація відображаються у відповідних базах даних.
- Відхилення мають пояснення та відповідальну особу.
- Шаблони звіряються з основним бухгалтерським обліком, а не тільки між собою.
Поширені помилки
- Складання річного бюджету без подальшого порівняння з фактичними результатами.
- Розгляд рахунку клієнта як уже здійсненого надходження грошей.
- Використання кількох реєстрів з різними версіями одного й того самого рахунку.
- Вибір шаблону до того, як визначено питання та розподіл відповідальності.
- Витрачання часу на багато показників без прийняття рішень на їх основі.
Поширені запитання про фінансове управління
З якого бюджету має почати малий бізнес?
Обирайте залежно від проблеми, але зазвичай поєднуйте планування прибутковості з грошовими потоками. Компанії з обмеженою готівкою особливо потребують чіткого планування ліквідності.
Чи потрібні і бюджет доходів і витрат, і бюджет ліквідності?
Вони відповідають на різні запитання. Бюджет доходів і витрат показує доходи та витрати; бюджет ліквідності показує, коли гроші надходять і виходять.
Чи можна вести всі процедури в Excel?
Excel може бути інструментом підтримки для бюджетування, розрахунків та контролю. Він не є автоматично дозволеною системою бухгалтерського обліку. Правила BFN щодо реєстрації та виправлень все одно повинні дотримуватися.
Як часто слід контролювати фінанси?
Щомісячна процедура — це звичайний практичний підхід. Обмежена ліквідність, швидкі зміни або велика кількість транзакцій можуть вимагати частішого моніторингу. Саме потреби діяльності визначають практичний вибір.
Оберіть базу даних залежно від наступного рішення
Почніть із Бюджету ліквідності та прогнозу грошових потоків, якщо питання полягає у платоспроможності. Для всієї галузі доступні шаблони фінансів та обліку. Ознайомтеся з відповідним посібником та описом продукту, щоб визначити, який пакет підходить для вашої роботи.
Джерела та додаткова література
- Verksamt.se – складіть бюджет для бізнесу
- Verksamt.se – бюджет ліквідності
- BFN – бухгалтерське програмне забезпечення
Востаннє оновлено: . Загальна фінансова інформація та поради. Посібник не замінює індивідуальні консультації з бухгалтерського обліку, оподаткування чи фінансування.
