Про шаблон документа
Політика закупівель 2026/2027 – професійна політика закупівель для шведських компаній
Наведіть лад у тому, як компанія планує, затверджує, замовляє та контролює закупівлі. Цей детально опрацьований пакет містить редаговану політику закупівель шведською та англійською мовами, окрему матрицю повноважень щодо закупівель з обґрунтуванням рішень, практичний контрольний список закупівель, детальну інструкцію користувача шведською мовою та реєстр Excel для закупівель, лімітів сум і відхилень.
Призначено для приватних компаній, а також малого та середнього бізнесу. Усі ліміти сум визначаються самою компанією – шаблон не містить жодних вигаданих законодавчих обмежень на закупівлі.
Цифровий пакет: 5 файлів Word (DOCX), 5 PDF-файлів з можливістю пошуку та 1 робоча книга Excel (XLSX). Всього 11 файлів. Основні документи шведською мовою та англійська політика закупівель, адаптована до умов шведських компаній.
Про шаблон документа
Політика закупівель – це внутрішні правила компанії щодо того, хто має право здійснювати закупівлі, який контроль необхідний і як слід обирати постачальників. Це допомагає бізнесу працювати більш передбачувано з бюджетом, дотриманням контрактів, умовами поставки, внутрішнім контролем та процедурами затвердження.
Пакет надає загальний керівний документ і доповнює існуючі продукти Mallbutiken для замовлень на закупівлю, порівняння комерційних пропозицій, оцінки постачальників та атестації.
Що входить до пакету
| Файл | Формат | Призначення |
|---|---|---|
| Inköpspolicy – svenska | DOCX + PDF | Цілі компанії, відповідальність, повноваження, контроль постачальників, процедури замовлення, етика, винятки та моніторинг. |
| Procurement Policy – English / Swedish conditions | DOCX + PDF | Основна політика англійською мовою для міжнародних команд у шведських приватних компаніях. |
| Inköpsmandat & beslutsprotokoll | DOCX + PDF | Документування прийнятих внутрішніх лімітів сум, осіб, що затверджують, дат прийняття рішень та контрольних механізмів. |
| Inköpschecklista & undantag | DOCX + PDF | Підстави для замовлення, етапи контролю, відхилення та перевірка підписів/архівування. |
| Användarguide – svenska | DOCX + PDF | Покрокові інструкції для кожного розділу, Excel, рішень, ризиків та керування документами. |
| Inköpsregister, mandat & undantag | XLSX | 5 робочих аркушів: START, MANDAT, INKÖPSREGISTER, UNDANTAG та ÖVERSIKT. |
Excel: більше, ніж просто порожній реєстр
Робоча книга Excel має випадаючі списки для рівня закупівель та статусу, редаговані ліміти повноважень, а також формули, які позначають випадки, що не мають даних про рішення, не мають встановлених повноважень або перевищують зазначену суму. Огляд зводить воєдино зареєстровану вартість закупівель, затверджені кейси та відкриті відхилення. Він не здійснює закупівлі або платежі автоматично.
Важливі сфери застосування
- Визначення того, хто має право замовляти товари, матеріали та послуги.
- Впровадження внутрішніх лімітів сум і контролю повної вартості договору.
- Встановлення вимог до перевірки потреб, порівняння постачальників та оцінки ризиків.
- Зменшення ризику закупівель без бюджету або відповідних повноважень.
- Відстеження термінових винятків, конфлікту інтересів та відхилень.
- Підтримка міжнародного персоналу за допомогою політики англійською мовою, адаптованої до шведської діяльності.
Крок за кроком
- Виберіть компанії, підрозділи та ролі закупівель, на які поширюється дія політики.
- Заповніть власні ліміти бюджету та сум у документі Word «Inköpsmandat»; прийміть рішення на відповідному рівні.
- Адаптуйте правила закупівель, повноваження та вимоги до постачальників у шведській політиці.
- Використовуйте англійську політику там, де це необхідно, і переконайтеся, що прийняті версії узгоджені.
- Виконуйте перевірки за контрольним списком закупівель перед оформленням замовлення.
- Реєструйте справи в Excel і перевіряйте попередження перед виконанням будь-яких рішень.
- Затвердьте політику, повідомте про неї відповідних осіб і регулярно її переглядайте.
Практичний приклад
Невелика компанія встановлює, що рутинні закупівлі в межах бюджету можуть бути схвалені керівником відділу до суми, встановленої самою компанією. Більша інвестиція вимагає окремого рішення та документального порівняння постачальників. В Excel закупівля, що перевищує встановлений компанією ліміт, може бути позначена для подальшої перевірки. Фактичні повноваження щодо прийняття рішень все одно повинні бути підтверджені рішеннями компанії та будь-якими довіреностями.
Поширені помилки
- Залишати ліміти повноважень порожніми, вважаючи політику завершеною.
- Розділяти замовлення, щоб обійти ліміти сум.
- Забувати про термін дії договору, опції продовження або вартість ліцензій при загальному розрахунку.
- Плутати внутрішнє право на закупівлі, зовнішнє право підпису та банківські повноваження.
- Плутати реєстр закупівель із фінансовою системою або контролем банківських платежів.
Юридична та професійна інформація
Не існує загальної законодавчої вимоги до того, щоб приватні акціонерні товари мали спеціальну політику закупівель, розроблену згідно з цим шаблоном. Проте Закон про акціонерні товари регулює, серед іншого, відповідальність правління за організацію та фінансовий контроль, а також представництво компанії. Закон про бухгалтерський облік містить правила щодо документації та підтверджень господарських операцій. При обробці персональних даних під час перевірок постачальників необхідно враховувати застосовну правову основу та інші вимоги GDPR.
Цей продукт не є збірником правил для державних закупівель згідно з LOU. Відкриті настанови Шведського агентства з питань закупівель (Upphandlingsmyndigheten) використовуються як практична підтримка принципів систематики, моніторингу та ризиків постачальників там, де це доречно. Регульовані галузі, організації під державним управлінням або великі міжнародні угоди можуть потребувати спеціальної експертної перевірки.
Джерела: Закон про акціонерні товари (2005:551) · Закон про бухгалтерський облік (1999:1078) · IMY – правова основа · Шведське агентство з питань закупівель – управління закупівлями.
Поширені запитання
Чи є політика закупівель обов'язковою для акціонерних товарив?
Спеціальна політика закупівель не є законодавчо обов'язковою для всіх приватних акціонерних товарив. Тим не менш, це може бути цінним добровільним керівним документом, а специфічні вимоги можуть випливати, наприклад, з галузі, групи компаній або договорів.
Чи включені готові ліміти сум?
Ні, ліміти навмисно залишені порожніми. Компанія повинна визначити їх самостійно шляхом прийняття внутрішнього рішення.
Чи можна адаптувати Excel?
Так, можна вносити повноваження, записи про закупівлі та статус відхилень. Формули надають адміністративні попередження та огляд для моніторингу.
Чи входить англійська версія?
Так, входить повна версія Procurement Policy англійською мовою. Протоколи рішень, контрольний список та інструкція користувача написані шведською мовою.
Чи це те саме, що замовлення на закупівлю?
Ні. Політика закупівель регулює процес. Замовлення на закупівлю документує конкретне замовлення.
Чи можна використовувати шаблон у державних закупівлях?
Ні, без окремої адаптації та юридичної перевірки. Він насамперед призначений для приватного бізнесу.
Формат і доставка
Редаговані документи Word (DOCX), PDF-файли з можливістю пошуку та робоча книга Excel (XLSX) зібрані в цифровий ZIP-пакет. Фізична доставка відсутня. Автоматичне завантаження передбачає, що ZIP-пакет підключений до системи цифрової доставки магазину.
Супутні продукти: Замовлення на закупівлю та моніторинг поставок, Оцінка постачальників, Порядок атестації.
