Про шаблон документа
Leverantörsreklamation & avvikelserapport 2026/2027 – B2B-mallar i Word, PDF och Excel
Behöver du reklamera felaktiga varor till en leverantör, dokumentera ett bristfälligt parti eller begära korrigerande åtgärder? Detta kompletta mallpaket innehåller färdiga redigerbara dokument för leverantörsreklamation, kvalitetsavvikelser, SCAR, överenskommelser om åtgärd och skriftlig uppföljning.
Du får också ett Excelregister med nio flikar för att följa mottagningskontroll, reklamationer, leverantörernas återkoppling, kostnader, ansvariga och öppna åtgärder. Paketet riktar sig i första hand till svenska företag som köper varor från andra företag, exempelvis industribolag, inköpare, grossister, lager, e-handel och kvalitetsansvariga.
Digital leverans: 15 filer – sju redigerbara Worddokument, sju motsvarande sökbara PDF-filer och en Excelarbetsbok. Fem huvudmallar är svenska, och du får både svensk användarguide och English User Guide.
Observera: Köplagen (1990:931) är huvudsakligen dispositiv, vilket innebär att parternas avtal kan påverka reklamationsfrister, undersökningsplikt och påföljder. Materialet är ett arbetsunderlag, inte ett automatiskt giltigt krav eller en garanti om ersättning.
01. Paketets innehåll
- 7 Wordfiler (DOCX): fem svenska huvudmallar, svensk användarguide och English User Guide.
- 7 sökbara PDF-filer: motsvarande dokument för läsning, utskrift och dokumentation.
- 1 Excelarbetsbok (XLSX): nio flikar med åtta formelbaserade indikatorer.
- Totalt 15 filer och åtta unika dokument/verktyg samlade i ett nedladdningsbart ZIP-paket.
Varje Worddokument har två separat inramade informationsrutor: en för syfte och användning och en för innehåll/kontroll före användning. De är redaktionella hjälprutor och kan tas bort innan externa brev eller avtal skickas.
02. Vad filerna innehåller – dokument för dokument
| Fil | Innehåll och användningsområde | Format |
|---|---|---|
| 01. Reklamation till leverantör – B2B | Fyllbart reklamationsbrev som dokumenterar avtal, leverans, avvikelse, tidpunkter, bevis och önskad åtgärd. | DOCX + PDF |
| 02. Avvikelserapport – leverans och kvalitet | Mottagningskontroll, krav mot utfall, artikel- och partispårning, karantän, kontrollresultat och dispositionsbeslut. | DOCX + PDF |
| 03. Begäran om korrigerande åtgärd – SCAR | Begär inneslutning, rotorsaksanalys, korrigerande åtgärder och verifiering med objektiva bevis. | DOCX + PDF |
| 04. Åtgärds- och krediteringsöverenskommelse | Utkast för en framförhandlad och undertecknad lösning om avhjälpande, omleverans, kostnader och kredit. | DOCX + PDF |
| 05. Påminnelse och uppföljning av reklamation | Uppföljningsbrev som kopplar till ursprunglig reklamation och begär konkret status och tidplan. | DOCX + PDF |
| 06. Svensk användarguide | Genomgång av köplagen, avtalskontroll, reklamationsfrister, olika rättsliga påföljder och kvalitetssäkring. | DOCX + PDF |
| 07. English User Guide | Engelsk guide till de svenska huvudmallarna och deras tillämpning under svensk B2B-rätt. | DOCX + PDF |
| 08. Excelregister för leverantörsreklamation | Nio flikar för reklamationer, mottagningskontroll, avvikelser, åtgärder, kostnader, korrespondens och leverantörer. | XLSX |
Språk: Fem huvudmallar är skrivna på svenska. Den engelska filen är en användarguide och är inte en fullständig engelsk översättning av huvudmallarna.
Excel – leverantörsreklamation, avvikelser och SCAR med dashboard
Arbetsboken innehåller Översikt, Reklamationer, Mottagningskontroll, Avvikelser, Krav & åtgärder, Kostnader, Korrespondens, Leverantörer och Läs mig. Länka underlagen med gemensamma reklamations-ID så att beslut och händelser kan följas utan att materialet behöver kopieras mellan olika kalkylblad.
På översikten visas åtta nyckeltal: antal reklamationer, skickade reklamationer, öppna avvikelser, öppna åtgärder, beräknad kostnad, av motparten accepterad kostnad, leverantörer och SCAR-åtgärder som inte avslutats. Formlerna utgår från verkligt registrerade poster; tom arbetsbok visar noll.
Kostnadsformel: antal × enhetskostnad = illustrativ beräknad direkt kostnad. En särskild kolumn avser belopp som motparten faktiskt accepterat. Det är avsiktligt: intern kostnad är inte automatiskt ett juridiskt skadeståndskrav. Formlerna har testats med tillfälliga uppgifter där 5 enheter × 750 kr gav 3 750 kr. Samtliga testuppgifter togs bort ur leveransfilen.
Statusfält, kravreferenser och underlags-ID hjälper till att följa processen. Excel utfärdar inga fakturor, beräknar inte rättsliga reklamationsfrister automatiskt och avgör inte om en reklamation eller en hävning är befogad.
Så reklamerar du en felaktig leverans till en leverantör
- Kontrollera vem som köpt av vem, om det är ett köp mellan företag och vilka inköps-, garanti- och leveransvillkor som gäller.
- Undersök varorna skyndsamt och dokumentera följesedel, parti, artikelnummer, mängd och faktiskt fel.
- Säkra objektiva bevis med foton, mätprotokoll, ritningsrevisioner och kontrollresultat. Spärra material som inte bör användas.
- Reklamera inom rätt tid enligt avtal och köplagen. Vänta inte på färdig rotorsaksanalys om reklamationen måste skickas.
- Skicka reklamationsbrevet och spara utskicksdatum, mottagare och kvittens.
- Välj krav efter en separat bedömning av fel, avtal och tillämplig lag: exempelvis avhjälpande, omleverans eller annan påföljd.
- Begär SCAR vid återkommande eller väsentliga kvalitetsproblem, med inneslutning, rotorsak, korrigerande åtgärder och verifiering.
- Dokumentera kostnader sakligt och skilj egna kalkyler från leverantörens medgivna ersättning.
- Följ upp med påminnelsen och dokumentera utlovade datum, åtgärdsägare, kontrollbevis och leverantörssvar.
- Avsluta med godkänd kontroll och bedöm separat om en skriftlig överenskommelse innebär fullständig eller bara partiell reglering.
Vad gäller vid leverantörsreklamation enligt svensk köplag?
Avtalet är utgångspunkten – köplagen kan komplettera
Köplagen (1990:931) gäller typiskt mellan företag vid köp av lös egendom och är i huvudsak dispositiv. Ordervillkor, ramavtal, standardvillkor och garantiutfästelser kan därför påverka ansvar, tidsfrister och tillgängliga påföljder. Kontrollera också vilket lands lag som är tillämplig vid internationella affärer; den här mallen är avsedd främst för svensk B2B-rätt.
Undersökningsplikt och reklamation
Enligt 31 § köplagen ska köparen efter avlämnande undersöka varan så snart omständigheterna medger det i enlighet med god affärssed. Enligt 32 § ska köparen meddela säljaren om felet inom skälig tid efter att felet märkts eller borde ha märkts. Lagen anger även en huvudregel om två år från mottagandet, med bland annat undantag för garanti eller liknande utfästelse. Avtalade villkor kan förändra bedömningen. Dessa tidsgränser får inte behandlas som en automatisk garanti för att en sen reklamation accepteras.
Avhjälpande, omleverans, prisavdrag och hävning
I 34–40 §§ köplagen finns regler om exempelvis avhjälpande, omleverans, prisavdrag, hävning och skadestånd under olika förutsättningar. Hävning på grund av fel kräver i regel att avtalsbrottet är av väsentlig betydelse under lagens förutsättningar. Det kan också krävas att begäran om avhjälpande eller omleverans framställs i rätt tid enligt 35 §. Ett standardbrev ger aldrig automatisk rätt till alla dessa påföljder.
Skillnaden mellan SCAR, avvikelserapport och juridisk reklamation
En avvikelserapport dokumenterar mätdata, varufel och intern hantering. En SCAR begär orsaksutredning och korrigerande åtgärd av leverantören. En reklamation är en underrättelse om fel som kan vara avgörande för att behålla köprättsliga påföljder. Det är inte säkert att en intern avvikelserapport som aldrig skickats till leverantören uppfyller reklamtionskraven.
Produkten är inte avsedd för konsumentreklamation
Om en privatperson köper en vara av ett företag gäller normalt konsumentköplagen (2022:260) och andra skyddsregler. Den här produkten är framtagen för företag som reklamerar inköp till en annan näringsidkare, inte konsumentens standardbrev.
Mallarna är generella och självständigt framtagna underlag, inte externt advokatgranskade avtal eller myndighetsgodkända dokument. Kontrollera avtal, bevis, tidsfrister, skadeståndsansvar, internationell tillämplig lag och eventuella särskilda säkerhetsregler innan rättsligt bindande krav framställs. Källkontroll 18 oktober 2026; versionsetiketten 2027 garanterar inte senare rättsläge.
Relaterade mallar på Mallbutiken.se
- Inköpsorder & Leveransbevakning – spåra beställning, restorder och leveransvillkor.
- Godsmottagningsprotokoll & Leveranskontroll – kontrollera varor vid inleverans.
- 8D-rapport & Rotorsaksanalys – djupare metodstöd för komplexa orsaksanalyser.
- Leverantörsbedömning & Leverantörsuppföljning – följ kvalitet, leveransprecision och leverantörens förbättringar.
Vanliga frågor om leverantörsreklamation
Hur reklamerar man en leverans till leverantören?
Beskriv köpet, leveransen, exakt konstaterat fel, när du märkte felet, berörda kvantiteter och vad du vill att leverantören ska göra. Skicka i rätt tid och bevara mottagningsbevis.
Hur snabbt måste ett företag reklamera?
Enligt köplagen ska reklamation normalt ske inom skälig tid efter att felet märkts eller borde ha märkts. Bedömningen kan påverkas av avtalet, varans typ och övriga omständigheter.
Kan jag kräva ny vara eller kreditering?
Möjliga påföljder beror på faktiskt fel, avtal och köplagens villkor. Mallen erbjuder flera alternativ men avgör inte i sig om ett krav är giltigt.
Vad är en SCAR?
Supplier Corrective Action Request: en strukturerad begäran om att leverantören ska undersöka rotorsak, genomföra korrigerande åtgärd och visa att åtgärden fungerar.
Ingår avvikelserapport och mottagningskontroll?
Ja. En egen Word-/PDF-avvikelserapport och en separat flik för mottagningskontroll i Excel ingår.
Räknar Excel kostnader automatiskt?
Ja, när antal och enhetskostnad anges beräknas intern kostnad per post. Belopp som leverantören accepterat registreras separat.
Kan Excel avgöra om tvåårsregeln är uppfylld?
Nej. Kalkylen följer datum men gör ingen automatiserad juridisk bedömning av skälig tid, garantiundantag eller avtalsfrister.
Är huvudmallarna på engelska?
Nej. Fem huvudmallar är svenska. En English User Guide ingår, men inte engelska versioner av varje brev.
Kan jag använda mallen som privat konsument?
Den är främst avsedd för köp mellan företag. Privatpersoner som reklamerar till näringsidkare omfattas normalt av särskilda konsumentregler.
Officiella källor
- Sveriges riksdag – köplagen (1990:931), särskilt §§ 31–40
- Sveriges riksdag – konsumentköplagen (2022:260), för avgränsning
Svenska Dokumentmallar · Version 1.0 – 2026/2027 · Källkontroll 2026-10-18 · Svensk rätt · Word, PDF och Excel.
