Про шаблон документа
Збирання рекомендацій при наймі – шаблон для телефонної розмови, запитання та GDPR
Бажаєте професійно збирати рекомендації при наймі? Цей пакет документів містить повний шаблон для отримання рекомендацій зі структурованим протоколом розмови, компетенційними рекомендаційними запитаннями, діалогом з кандидатом, зведенням рекомендацій та контролером GDPR. Ви також отримаєте реєстр Excel для адміністративного супроводу.
Окремі шаблони допомагають роботодавцям, рекрутерам та HR-фахівцям ставити запитання, що стосуються роботи, на основі заздалегідь визначеного профілю вимог. У документах розрізняються спостереження самої особи, що дає рекомендацію, невизначені дані та оцінки рекрутера. Продукт є підтримкою для прийняття людяних та об’єктивних рішень щодо найму і не замінює професійну оцінку окремого кандидата.
Цифрова доставка: 15 файлів у форматі ZIP – 7 редагованих документів Word (DOCX), 7 відповідних PDF-файлів із можливістю пошуку тексту (A4) та 1 Excel (XLSX). П'ять головних шведських шаблонів, посібник користувача шведською мовою та посібник користувача англійською мовою (English User Guide). Жодних фізичних продуктів чи підписок.
01. Вміст пакета
Всього 15 файлів: сім DOCX, сім PDF з можливістю пошуку та один XLSX. П'ять головних шведських шаблонів (01–05), посібник користувача шведською (06) та посібник користувача англійською (07). Документи Word є редагованими. Версії PDF підходять для друку та перегляду. Файл Excel містить дев'ять вкладок із шістнадцятьма адміністративними ключовими показниками.
Мова: Основні документи шведською. English User Guide є лише посібником, а не перекладеним основним документом. Версія документа: 1.0 / 2026–2027. Редакційний огляд джерел: 16 жовтня 2026 року, без тверджень про зовнішню сертифікацію адвокатами або врахування майбутніх законодавчих змін.
02. Що містять файли – документ за документом
| Документ | Вміст та використання | Формат |
|---|---|---|
| 01. Рекомендаційна розмова – протокол | Протокол із зазначенням робочих відносин, тими самими ключовими питаннями, фактами, критикою джерел та завершенням. | DOCX + PDF |
| 02. Компетенційні запитання для рекомендацій | Порівняльний банк запитань, пов'язаний із встановленим профілем вимог, із перевіркою на дискримінаційні питання. | DOCX + PDF |
| 03. Запит на рекомендацію та діалог з кандидатом | Шаблони повідомлень для кандидата та особи, що дає рекомендацію, а також перевірка інформації та каналів зв'язку. | DOCX + PDF |
| 04. Об'єктивне зведення рекомендацій | Розрізняє перевірювані дані, висловлювання особи, що дає рекомендацію, та інтерпретації рекрутера. | DOCX + PDF |
| 05. GDPR, рівність та видалення даних | Контрольний список для правової підстави, мінімізації даних, повноважень, документації та термінів зберігання. | DOCX + PDF |
| 06. Посібник користувача шведською | Десять кроків для роботодавців, поширені пастки, практичне застосування та юридичні джерела. | DOCX + PDF |
| 07. English User Guide | Англомовний посібник до шведських документів; основні шаблони англійською мовою відсутні. | DOCX + PDF |
| 08. Збирання рекомендацій – Реєстр Excel | Дев'ять вкладок і 16 контрольних KPI для посад, кандидатів, рекомендацій, розмов та GDPR. | XLSX |
Усі файли Word та PDF мають два окремих інформаційних блоки з заголовками 01. Вміст пакета та 02. Що містять файли, а також розділ про захист даних та дискримінацію. У поставці немає вигаданих кандидатів, осіб, що дають рекомендації, або відгуків.
03. Інструмент Excel для рекомендацій – дев'ять вкладок і 16 KPI
Огляд · Посади · Кандидати · Рекомендації · Розмови · Оцінка · Супровід · Захист даних · Читати тут.
Огляд узагальнює, зокрема, найми, дані кандидатів, надані рекомендації, спроби контакту, проведені розмови, потреби в поглибленому вивченні, перевірки GDPR та справи, що потребують супроводу. Коли ви реєструєте фактичну дату контакту та дату проведеної розмови, адміністративний статус оновлюється на «Контакт встановлено» або «Виконано». Excel має випадаючі списки для кількох полів статусу і спочатку порожній, без фіктивного персоналу.
Важливо: Excel – це не безпечна база даних для найму, вона не містить автоматичного оцінювання кандидатів, профілювання чи оцінки законних підстав. Використовуйте внутрішні ідентифікатори, зберігайте з обмеженим доступом та приймайте всі рішення про найм шляхом людської оцінки. Зазначений статус не є юридичним висновком.
Як проводити збирання рекомендацій – десять кроків
- Встановіть профіль вимог. Обирайте лише ті компетенції, які є актуальними для відкритої вакансії.
- Перевірте обробку персональних даних. Вкажіть правову підставу, мету, інформацію та користувачів із доступом.
- Поінформуйте кандидата. Попросіть надати відповідні професійні рекомендації та сплануйте контакт до здійснення дзвінка.
- Оберіть порівнювані запитання. Використовуйте документ 02, щоб за тими самими ключовими вимогами перевіряти схожих кандидатів.
- Перевірте стосунки. Попросіть особу, що дає рекомендацію, описати, коли і в якій якості вона працювала з кандидатом.
- Запитуйте конкретні приклади. Ставте запитання про робочі обов'язки, співпрацю, якість та результати.
- Відокремлюйте факти від інтерпретацій. Протоколюйте об'єктивні спостереження та позначайте непевні твердження.
- Уникайте нерелевантних персональних даних. Не збирайте конфіденційні дані або дані про правопорушення без потреби, особливо без правової підстави.
- Зводьте дані для людської оцінки. Порівнюйте з одним і тим самим профілем вимог і перевіряйте суперечливі дані.
- Обмежте час зберігання. Документуйте перевірку на видалення даних та дотримуйтесь особливих правил для державних роботодавців.
GDPR та рівність при збиранні рекомендацій
Яка правова підстава діє, коли роботодавець звертається до осіб, що надають рекомендації?
Управління з питань захисту приватності (IMY) зазначає, що роботодавці повинні мати правову підставу та необхідність обробки даних при наймі. Для приватних роботодавців може бути актуальним зважування інтересів; для державних органів може застосовуватися суспільний інтерес. IMY зазначає, що згода часто є проблематичною у робочому середовищі через залежне становище. Важливо, щоб кандидат та особа, що надає рекомендацію, отримали відповідну інформацію, але інформування саме по собі не замінює правову підставу.
Як довго роботодавець може зберігати нотатки з рекомендацій?
Згідно з керівництвом IMY щодо прав на робочому місці, нотатки та рекомендації зазвичай слід видаляти або деідентифікувати, коли вони більше не потрібні для процесу найму. Подальше зберігання може бути доречним, наприклад, з огляду на правові претензії або правила архівування державних установ. Не зберігайте документи автоматично для всіх майбутніх наймів без дійсної правової підстави та належного інформування.
Рівність та релевантні запитання
Омбудсмен із питань дискримінації (DO) наголошує, що вимоги до найму та процеси відбору мають бути розроблені таким чином, щоб запобігати дискримінації. Запитання про вік, вагітність, релігію, здоров'я, сексуальну орієнтацію або інші нерелевантні приватні обставини не повинні використовуватися як основа для оцінки кандидатів. Ставте запитання про робочі обов'язки, фактичні результати та вимоги, передбачені вакансією.
Рекомендації кандидата та планування контактів
Служба зайнятості рекомендує кандидатам обирати осіб, які знають їхній професійний досвід, і запитувати їх завчасно. Як роботодавець, ви повинні використовувати відповідні рекомендації та не проводити несподівані чи недозволені перевірки репутації.
Пов'язані шаблони та внутрішні посилання
Для окремого порівняння кандидатів на основі компетенцій після співбесід, див. Оцінка кандидатів та матриця оцінювання. Коли ви переходите до оформлення працевлаштування, доступний Договір про випробувальний термін 2026/2027. Більше пов'язаних документів із трудового права можна знайти в розділі HR, Трудове право та Викривачі – Шаблони. Це окремі продукти, які не входять до ZIP-файлу.
Поширені запитання про збирання рекомендацій
Як проводити професійне збирання рекомендацій?
Почніть з чіткого профілю вимог, зв'яжіться з відповідними професійними рекомендаціями після інформування кандидата і поставте рівнозначні, компетенційні запитання. Задокументуйте конкретні приклади та зробіть загальну людську оцінку.
Які запитання можна ставити особам, що надають рекомендації?
Запитання про фактичні завдання, результати, співпрацю та приклади вирішення проблем можуть бути доречними. Уникайте нерелевантних особистих чи конфіденційних даних.
Чи дозволено збирання рекомендацій згідно з GDPR?
Так, це може бути дозволено за наявності дійсної правової підстави, релевантної мети найму, а також якщо дані є необхідними та безпечно обробляються. Окремий процес найму завжди повинен бути перевірений.
Чи повинен кандидат давати згоду на збирання рекомендацій?
Доброю практикою є інформувати та питати кандидата, перш ніж звертатися до відповідних осіб. Однак згода кандидата не є автоматично правовою підставою згідно з GDPR; IMY зазначає, що згода часто є невідповідною як така підстава в робочому середовищі.
Як поводитися з негативними рекомендаціями?
Документуйте лише відповідні, об'єктивні факти і зазначайте, чи це пряме спостереження особи, чи суб'єктивна оцінка. Перевіряйте суперечливі або непевні дані та забезпечуйте справедливе порівняння з профілем вимог.
Як довго слід зберігати рекомендаційні протоколи?
Не довше, ніж це необхідно для фактичної мети, з урахуванням винятків щодо правових претензій або правил архівування державних установ. Загальний термін видалення не може бути встановлений виключно на основі шаблону.
Чи може Excel автоматично обрати найкращого кандидата?
Ні. Робоча книга містить 16 адміністративних показників, але не містить оцінювання кандидатів чи автоматичного алгоритму відбору. Рішення повинні приймати уповноважені особи на основі відповідних і фактичних даних.
Чи є готові запитання для керівників та HR?
Так. Спеціальний документ Word та PDF містить структуровані запитання про досвід, відповідальність, результати, співпрацю та навчання, які потрібно адаптувати до реальної посади.
Чи існують головні шаблони англійською мовою?
Ні. П'ять головних шаблонів шведською мовою. Англомовний посібник (English User Guide) пояснює використання та шведське законодавство.
Чи перевірений цей продукт IMY або DO?
Ні. Шаблони є редакційними документами. Вони не є офіційними бланками, затвердженими органами влади або окремо перевіреними адвокатами.
Джерела та версія
Версія: 1.0 / 2026–2027. Редакційний огляд джерел: 16 жовтня 2026 року. Джерела: IMY – найм та персональні дані, DO – активні заходи, Служба зайнятості – рекомендації та Загальний регламент про захист даних ЄС (GDPR). Видання 2027 року не гарантує врахування майбутніх законодавчих змін, і матеріал не замінює індивідуальну юридичну оцінку.
