Письмове нагадування – поведінка та співпраця Word/PDF + English + інструкція

Письмове зауваження – поведінка та співпраця — це повний пакет шаблонів для шведських роботодавців, яким необхідно задокументувати конкретні випадки неналежної поведінки, проблеми зі співпрацею чи регулярні конфлікти, що впливають на робочий процес. Пакет містить шаблони у форматах Word/PDF шведською та англійською мовами, а також детальні посібники для користувача.

Що входить до пакету

Коли доречно використовувати шаблон?

Шаблон можна використовувати, коли конкретна поведінка впливає на робочий процес, співпрацю, відносини з клієнтами, якість роботи чи робоче середовище, наприклад:

• регулярне неповажне або неналежне ставлення;
• постійні конфлікти, що заважають роботі з колегами чи керівництвом;
• відмова виконувати законні та чіткі робочі інструкції;
• агресивна або конфронтаційна поведінка, що впливає на роботу;
• систематичне небажання виконувати конкретні завдання зі співпраці, передбачені посадовою інструкцією.

Шаблон відокремлює поведінку від особистості

Роботодавець не повинен оцінювати характер чи особистісні якості людини. Тому документ містить спеціальні поля для дати, контексту, слів чи дій, фактичного впливу та відповідних підтвердних матеріалів. Це мінімізує ризик використання розмитих або довільних формулювань.

Версія працівника має бути задокументована

Для пояснення працівника передбачено окремий розділ. Якщо з'являються нові факти – наприклад, про нечіткі вимоги, високе робоче навантаження, конфлікти, відсутність належного керівництва чи інші фактори робочого середовища – роботодавцю, можливо, доведеться провести додаткове розслідування, перш ніж робити остаточні висновки.

Робоче середовище та образливе ставлення

Правила AFS 2023:2 вимагають від роботодавця запобігати образливому ставленню та керувати організаційними й соціальними ризиками на робочому місці. Якщо поведінка пов'язана з конфліктом, нездоровим робочим навантаженням, нечіткими ролями чи іншими умовами праці, роботодавець повинен вирішувати й ці питання. Письмове зауваження не замінює відповідальності за забезпечення здорового робочого середовища.

На домагання та дискримінацію потрібне окреме розслідування

Якщо працівник заявляє про домагання або сексуальні домагання, роботодавець зобов'язаний з'ясувати обставини та вжити відповідних заходів для запобігання подальшим випадкам. Це зауваження не замінює такого розслідування.

Захищена критика та викривачі

Шаблон містить спеціальний пункт для уникнення репресій. Його не можна використовувати для покарання працівника за захищене викриття, повідомлення про порушення чи здійснення інших захищених прав. Перед вжиттям заходів роботодавець також має перевірити колективні договори та права профспілок.

Чіткі вимоги до змін

Замість того, щоб писати, що працівник має «покращити своє ставлення», шаблон допомагає роботодавцю вказати:

• яку конкретну поведінку слід припинити;
• що саме потрібно робити натомість;
• яку підтримку пропонує роботодавець;
• коли буде перевірено виконання покращень.

Хвороба, інвалідність та адаптація робочого місця

Якщо поведінка може бути пов'язана із хворобою, інвалідністю чи зниженням працездатності, роботодавець повинен оцінити свої зобов'язання щодо адаптації робочого місця та реабілітації. Зауваження не може замінити такі заходи.

Якщо робоче місце опинилося під загрозою

Якщо подальші порушення можуть вплинути на продовження роботи, роботодавець повинен провести окрему оцінку згідно із Законом про захист зайнятості (LAS) та можливими колективними договорами. Шаблон містить обережно сформульоване роз’яснення, яке можна використовувати, коли це дійсно доречно, не стверджуючи при цьому, що рішення про звільнення вже прийнято.

Підтвердження отримання без визнання вини

Підпис працівника підтверджує лише факт отримання документа. Він не означає, що працівник погоджується з описом чи оцінкою роботодавця. Якщо працівник відмовляється підписати документ, передбачено окреме поле для фіксації того, як і коли він був наданий.

Шведська + англійська в одному пакеті

Англомовна версія є мовною версією в межах шведського законодавства і підходить для шведських компаній з міжнародними менеджерами, відділами HR або англомовними працівниками. Вона не призначена як документ, що відповідає трудовому праву Великої Британії, США чи інших країн.

Додається детальний посібник користувача

У посібнику розглядаються питання перевірки фактів, конкретних формулювань, робочого середовища, домагань, дискримінації, викривачів, адаптації роботи, вимог до виправлення, подальшого спостереження та того, як юридично відокремити можливе майбутнє звільнення від самого зауваження.

Формат файлів та доставка

Формат: DOCX, PDF та ZIP.
Мова: шведська та англійська.
Кількість файлів: 8.
Доставка: цифрове завантаження. Фізичний продукт не надсилається.

Часті запитання

Чи можу я написати «погане ставлення» у зауваженні?

Краще описувати конкретну поведінку та те, як вона впливає на роботу. Розмиті особисті судження важче контролювати, і вони можуть створити непотрібні правові ризики.

Чи можна використовувати шаблон при конфліктах між колегами?

Так, якщо є конкретна поведінка, пов'язана з роботою, яку можна задокументувати. Водночас роботодавець має оцінити, чи свідчить конфлікт про проблеми в робочому середовищі, якими також потрібно займатися.

Що станеться, якщо працівник заявить про домагання?

Тоді роботодавець може мати окремий обов'язок щодо проведення розслідування згідно із Законом про дискримінацію та/або правилами охорони праці. Зауваження не замінює цей процес.

Чи є документ повідомленням про звільнення?

Ні. Звільнення регулюється окремими вимогами, які повинні оцінюватися окремо.

Цей пакет шаблонів є загальною підтримкою з документації і не замінює індивідуальну юридичну консультацію в конкретній трудовій справі.