Тристороннє звіряння замовлення на закупівлю – накладної – рахунку-фактури 2026/2027 – Перевірка рахунків та Excel | Word/PDF

Тристороння звірка 2026/2027 – порівняння замовлення на закупівлю, накладної та рахунку від постачальника

Чи виставив постачальник рахунок на правильну кількість та за узгодженою ціною відповідно до того, що було фактично отримано? За допомогою цього пакета документів компанії можуть структурувати процедуру тристоронньої звірки (three-way matching) перед окремим затвердженням рахунку. Ви отримуєте функціональний шаблон Excel, процедури внутрішнього контролю, протокол звірки, форму для відхилень, англомовний робочий документ та детальну інструкцію користувача.

Ціна 79 крон · Word (DOCX), PDF та Excel (XLSX) · Шведською мовою з English working form. Розроблено для шведських компаній, складів, майстерень, відділів закупівель, асоціацій та інших підприємств, що здійснюють закупівлі товарів.

Що входить до пакета документів

Всього 11 файлів у форматі ZIP: 5 редагованих документів Word, 5 документів PDF (A4) з можливістю пошуку та 1 робоча книга Excel. Без щомісячної абонентської плати та фізичної доставки.

Шаблон Excel для тристоронньої звірки та перевірки рахунків

• Огляд: кількість рядків замовлення, зареєстровані поставки, рядки рахунків, базові перевірені рядки та індикатори відхилень.
• Рядки замовлення: до 100 рядків товарів з унікальними ключами рядків, узгодженою ціною та замовленою кількістю.
• Поставки: до 160 рядків, де окремі часткові поставки пов'язуються з ID рядка замовлення.
• Рядки рахунків: до 160 записів із номером рахунку, артикулом, виставленою кількістю та ціною за одиницю без ПДВ.
• Контроль звірки: автоматичне підсумовування отриманих та виставлених у рахунках кількостей, різниці в цінах, а також попередження про недостатні поставки, перевищення замовлення та вищу ціну в рахунку.
• Відхилення: до 100 справ для розслідування з відповідальними особами, заходами, кінцевими термінами та статусом прийнятого рішення.
• Налаштування: можливість вказати компанію та встановлений допустимий відсоток відхилення ціни (за замовчуванням — нуль відсотків).
• Інструкції: вбудований посібник, опис процесу та посилання на джерела.

Як провести тристоронню звірку

1. Зберіть чинне замовлення на закупівлю, накладні та рахунок від постачальника.
2. Створіть унікальний ключ рядка в Excel, наприклад, PO-001|1, для кожного рядка замовлення.
3. Зареєструйте замовлену кількість та узгоджену ціну без ПДВ у вкладці "Рядки замовлення".
4. Зареєструйте фактично отриману кількість у вкладці "Поставки"; вносьте кожну часткову поставку окремо.
5. Зареєструйте рядки рахунку та ціну за одиницю у вкладці "Рядки рахунків".
6. Перевірте "Контроль звірки": порівняйте замовлення, поставку, рахунок та ціну. Розслідуйте всі рядки, що містять розбіжності.
7. Документуйте коригування, кредит-ноту або іншу підставу та ухваліть окреме рішення про затвердження відповідно до внутрішніх повноважень компанії.

Практичний приклад

Компанія замовляє 100 одиниць за ціною 40 крон. Склад отримав лише 80 одиниць, але постачальник виставив рахунок на 100. Excel видасть попередження ПЕРЕВИЩУЄ ОТРИМАНО (ÖVERSKRIDER MOTTAGET). Якщо рахунок замість цього стосується 80 одиниць по 41 кроні, і не було встановлено допустимого відсотка відхилення ціни, з'явиться попередження ЦІНОВЕ ВІДХИЛЕННЯ (PRISAVVIKELSE). Постачальник має пояснити розбіжність або надіслати виправлений рахунок до подальшої обробки.

Закон про бухгалтерський облік, первинні документи та внутрішній контроль

Тристороння звірка — це метод внутрішнього контролю, а не законодавча вимога саме до цього типу документів. Однак застосовується Закон про бухгалтерський облік (1999:1078), зокрема глава 5, §§ 6–9 щодо первинних документів та виправлень. Податкове управління зазначає, що рахунки та інші отримані документи можуть бути частиною підтверджувальних документів, і що має бути встановлено зв'язок між бізнес-операцією та документацією. Заповнений шаблон Excel не замінює рахунок чи встановлений законом бухгалтерський облік і не визначає, чи є рахунок матеріально або згідно з договірним правом правильним.

Офіційні та технічні джерела: Парламент Швеції – Закон про бухгалтерський облік · Податкове управління – Первинні документи 2026 · Microsoft Learn – Метод тристоронньої звірки.

Поширені запитання

Що таке тристороння звірка?

Порівняння трьох документів: замовлення на закупівлю, документа про отримання (накладної) та рахунку від постачальника. Мета — виявити розбіжності в кількості або цінах до того, як уповноважена особа затвердить рахунок.

Чи може Excel обробляти часткові поставки та часткові рахунки?

Так, декілька зареєстрованих рядків поставок та рахунків можуть бути підсумовані за одним унікальним ключем рядка замовлення. Складні випадки все одно вимагають ручної перевірки.

Чи автоматично звільняє Excel рахунки до оплати?

Ні. Статус-індикатор — це лише адміністративна підтримка. Затвердження та фактичне виконання платежу повинні відбуватися в межах звичайного процесу компанії.

Чи працює шаблон з Fortnox або Microsoft Dynamics?

Документи можна використовувати як допоміжні інструменти при роботі в інших системах. Пряма інтеграція, автоматичний імпорт чи експорт до таких систем не передбачені.

Чи це те саме, що розрахунки з постачальниками (кредиторська заборгованість)?

Ні. Кредиторська заборгованість відстежує невиконані зобов'язання перед постачальниками та платежі. Цей продукт перевіряє замовлене, отримане та виставлене в рахунку на рівні рядків товарів.

Чи включені англомовні документи?

Так, окрема англомовна робоча форма та коротка англійська інструкція користувача. Шведські документи є основними версіями, що базуються на шведських умовах.

Чи всі компанії повинні проводити тристоронню звірку згідно із законом?

Ні, це не є загальною обов'язковою вимогою. Вона може бути включена як доречний елемент контролю залежно від обсягів закупівель та внутрішнього контролю компанії.

Цифрова доставка

11 цифрових файлів у форматі ZIP (5 DOCX + 5 PDF + 1 XLSX). Продукт не є фізичним. Файл для завантаження має бути підключений до Digital Products для автоматичної доставки клієнту.