Drei-Wege-Abgleich – Einkauf, Lieferschein und Rechnung Schritt für Schritt prüfen
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Drei-Wege-Abgleich ist eine interne Kontrolle, bei der Unternehmen vor der Zahlung drei Unterlagen vergleichen: Bestellung, Wareneingang und Lieferantenrechnung. Ziel ist es, Fehler bei Preis, Menge, Lieferung und Fakturierung zu erkennen, bevor eine Rechnung freigegeben wird.
Das Wichtigste in Kürze: Prüfen Sie zuerst, was bestellt wurde, dann, was tatsächlich eingegangen ist, und schließlich, was der Lieferant in Rechnung stellt. Abweichungen müssen untersucht und dokumentiert werden, bevor die Rechnung gemäß der Zeichnungsbefugnis des Unternehmens freigegeben wird. Der Drei-Wege-Abgleich ist eine Kontrollmethode – keine allgemeine gesetzliche Anforderung, für jeden Einkauf exakt drei Dokumente vorzuhalten.
Was ist ein Drei-Wege-Abgleich?
Der Drei-Wege-Abgleich, auch bekannt als Three-Way Matching, ist eine Methode zum Vergleich von Preis und Konditionen der Bestellung mit der Rechnung, während gleichzeitig die fakturierte Menge mit der tatsächlich empfangenen Menge abgeglichen wird. Dies eignet sich besonders gut, wenn das Unternehmen Waren, Materialien und Inventar bestellt oder eine größere Anzahl an Lieferantenrechnungen verarbeitet.
Der Unterschied zum Zwei-Wege-Abgleich besteht darin, dass beim Zwei-Wege-Abgleich normalerweise nur Bestellung und Rechnung kontrolliert werden. Der Drei-Wege-Abgleich fügt eine dokumentierte Wareneingangskontrolle hinzu, was eine Rechnung für nicht gelieferte Waren aufdecken kann.
Die drei Unterlagen – Kurzübersicht
| Unterlage | Was sie zeigt | Kontrollfrage |
|---|---|---|
| Bestellung | Bestellter Artikel, Menge, Preis und Konditionen | Was haben wir tatsächlich bestellt? |
| Lieferschein / Wareneingangsprotokoll | Tatsächlich erhaltene und geprüfte Menge | Was ist angekommen und wurde akzeptiert? |
| Lieferantenrechnung | Fakturierte Menge, Betrag, Zuschläge und MwSt. | Stimmt die Rechnung mit Bestellung und Lieferung überein? |
So führen Sie den Drei-Wege-Abgleich Schritt für Schritt durch
- Bestellung registrieren. Vergeben Sie eine eindeutige Bestellnummer und dokumentieren Sie Lieferant, Artikel, Menge, Preis, Lieferbedingungen und den verantwortlichen Besteller.
- Wareneingang bestätigen. Notieren Sie Lieferdatum, tatsächlich erhaltene Menge, eventuelle Schäden, Rückstände und die Person, die die Lieferung geprüft hat. Eine Lieferscheinnummer allein beweist nicht immer, dass die Waren abgenommen wurden.
- Rechnung registrieren. Gleichen Sie Lieferant, Rechnungsnummer und Bestellnummer ab. Prüfen Sie, ob dieselbe Rechnung nicht bereits registriert wurde.
- Preis und Menge pro Zeile vergleichen. Stimmen Sie den Preis der Bestellung mit dem Rechnungspreis ab und gleichen Sie die fakturierte Menge mit der akzeptierten Eingangsmenge ab. Prüfen Sie auch Frachtkosten, Rabatte und andere vereinbarte Gebühren.
- Abweichungen markieren. Dokumentieren Sie Unterschiede in Menge, Preis, Währung, MwSt. oder Bedingungen. Geben Sie den verantwortlichen Prüfer und eventuell vereinbarte Toleranzen an.
- Vor der Freigabe untersuchen. Fordern Sie bei Bedarf eine Nachlieferung, Gutschrift, korrigierte Rechnung oder eine dokumentierte Entscheidung gemäß der Zeichnungsbefugnis an.
- Nachvollziehbar archivieren. Bewahren Sie die Verknüpfung zwischen Bestellung, Wareneingang, Rechnung, Kontrollergebnis und Freigabe in den Dokumenten- und Buchhaltungsprozessen des Unternehmens auf.
Beispiel: Rechnung bezieht sich auf mehr Waren als geliefert
Das Unternehmen bestellt 20 Komponenten à 500 SEK, insgesamt 10.000 SEK exkl. MwSt. Der Wareneingang zeigt 18 genehmigte Komponenten. Die Lieferantenrechnung bezieht sich auf 20 Komponenten und 10.000 SEK exkl. MwSt.
| Vergleich | Anzahl | Betrag exkl. MwSt. |
|---|---|---|
| Bestellung | 20 | 10 000 kr |
| Genehmigte Lieferung | 18 | 9 000 kr |
| Rechnung | 20 | 10 000 kr |
Die Abweichung beträgt zwei Komponenten, entsprechend 1.000 SEK exkl. MwSt. Prüfen Sie, ob es sich um eine genehmigte Teillieferung, einen vereinbarten Vorschuss handelt oder ob die Rechnung korrigiert werden muss. Welcher Betrag zu zahlen ist, entscheiden die Verträge der Parteien und die tatsächlichen Umstände – nicht allein die Kontrollmatrix.
Wann ist ein Zwei-Wege-Abgleich besser geeignet?
Bei bestimmten Dienstleistungskäufen fehlt ein herkömmlicher Wareneingangsbeleg. In diesem Fall kann ein verifizierter Zeitnachweis, Lieferbericht, akzeptierter Meilenstein oder ein Freigabebeleg den physischen Lieferschein ersetzen. Bestimmen Sie das Kontrollniveau basierend auf Einkaufsart, Risiko, Betrag und internen Routinen.
Checkliste vor Rechnungsfreigabe
- Sind Lieferant, Bestell- und Rechnungsnummer korrekt?
- Stimmen fakturierte Preise, Mengen und eventuelle Rabatte?
- Sind Wareneingangskontrolle, Teillieferung und Rückstände dokumentiert?
- Sind Frachtkosten, MwSt., Aufschläge und Währung plausibel und korrekt spezifiziert?
- Sind eventuelle Abweichungen untersucht und von der richtigen Person genehmigt?
- Wurde die Kontrolle so dokumentiert, dass sie im Nachhinein nachvollziehbar ist?
Häufige Fehler beim Drei-Wege-Abgleich
- Rechnungsfreigabe, obwohl der Wareneingang nicht registriert wurde.
- Nur die Gesamtsumme vergleichen und falsche Einzelpreise übersehen.
- Teillieferungen und Rückstände nicht separat behandeln.
- Unklare Toleranzen ohne benannte Entscheidungsverantwortung zulassen.
- Fehlende Verknüpfung zwischen Abweichungen und Gutschriften.
- Dieselbe Person bestellen, annehmen und freigeben lassen, ohne kompensierende Kontrollen, wo das Risikoniveau eine klare Aufgabentrennung erfordert.
Häufig gestellte Fragen
Ist ein Drei-Wege-Abgleich in Schweden gesetzlich vorgeschrieben?
Nein, es gibt keine allgemeine Anforderung, dass alle schwedischen Unternehmen exakt diese Kontrollmethode anwenden müssen. Unternehmen müssen jedoch ihre Buchführung und Unterlagen in Ordnung halten. Die Kontrollmethode kann zu zuverlässigen und nachvollziehbaren Einkaufsprozessen beitragen.
Was ist der Unterschied zwischen Zwei-Wege- und Drei-Wege-Abgleich?
Der Zwei-Wege-Abgleich vergleicht normalerweise Bestellung und Rechnung. Der Drei-Wege-Abgleich prüft zusätzlich den tatsächlichen Eingang oder die erbrachte Leistung.
Was passiert, wenn Rechnung und Lieferung nicht übereinstimmen?
Die Abweichung wird untersucht und dokumentiert. Je nach Vertrag und Umständen kann die Maßnahme eine korrigierte Rechnung, Gutschrift, Nachlieferung oder eine andere genehmigte Entscheidung sein.
Kann man den Drei-Wege-Abgleich in Excel durchführen?
Ja. Ein Register kann Bestellnummern, genehmigte Eingänge, Rechnungspositionen, Gründe für Abweichungen, Verantwortliche und Freigabestatus nachverfolgen. Das Kontrollregister ersetzt jedoch nicht die reguläre Buchhaltung des Unternehmens.
Die gesamte Kontrollkette dokumentieren
Verwenden Sie eine zusammenhängende Vorlage für Bestellung, Lieferabgleich, Rechnungsprüfung und Abweichungsprotokoll in Excel, Word und PDF.
Siehe Drei-Wege-Abgleich – Bestellung, Lieferung & Rechnung →
Verwandte Leitfäden und Vorlagen
- Zeichnungsbefugnisse im Unternehmen – Rechnungen und Berechtigungen
- Bankabstimmung Schritt für Schritt – Konto 1930
- Lieferantenverträge – Qualität und Lieferverantwortung
- Wareneingangsprotokoll und Lieferkontrolle
- Vorlagen für Einkauf, Lieferanten und Service
Quellen und weiterführende Literatur
- Microsoft Learn – Beispiel für Drei-Wege-Abgleichsrichtlinien
- Microsoft Learn – Validierung von Lieferantenrechnungen
- Bokföringsnämnden – Leitfäden für die Buchführung
Aktualisiert: 13. Oktober 2026. Der Leitfaden beschreibt eine praktische Kontrollmethode und stellt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung dar. Die Anwendung muss an Verträge, Geschäftstätigkeit und aktuelle Buchführungsvorschriften angepasst werden.
