Drei-Wege-Abgleich Bestellung–Lieferschein–Rechnung 2026/2027 – Rechnungsprüfung & Excel | Word/PDF

Drei-Wege-Abgleich 2026/2027 – Vergleich von Bestellung, Wareneingang und Lieferantenrechnung

Hat der Lieferant für das tatsächlich Gelieferte die korrekte Menge und den vereinbarten Preis in Rechnung gestellt? Mit diesem Dokumentenpaket können Unternehmen den Drei-Wege-Abgleich (Three-Way Matching) vor der separaten Rechnungsfreigabe strukturieren. Sie erhalten eine funktionierende Excel-Vorlage, interne Kontrollroutinen, Abgleichsprotokolle, ein Formular für Abweichungen, ein englischsprachiges Arbeitsdokument sowie eine detaillierte Bedienungsanleitung.

Preis 79 kr · Word (DOCX), PDF und Excel (XLSX) · Schwedisch mit englischem Arbeitsformular. Entwickelt für schwedische Unternehmen, Lager, Werkstätten, Einkaufsteams, Vereine und andere Betriebe mit Wareneinkauf.

Das ist im Dokumentenpaket enthalten

Insgesamt 11 Dateien in einer ZIP: 5 editierbare Word-Dokumente, 5 durchsuchbare A4-PDFs und 1 Excel-Arbeitsmappe. Keine monatliche Gebühr oder physische Lieferung.

Excel-Vorlage für Drei-Wege-Abgleich und Rechnungsprüfung

• Übersicht: Anzahl der Bestellzeilen, registrierte Eingänge, fakturierte Zeilen, grundgeprüfte Zeilen und Abweichungsindikatoren.
• Bestellzeilen: bis zu 100 Artikelzeilen mit eindeutigen Zeilenschlüsseln, vereinbartem Preis und bestellter Menge.
• Eingänge: bis zu 160 Zeilen, in denen separate Teillieferungen mit der Bestellzeilen-ID verknüpft werden.
• Rechnungszeilen: bis zu 160 Einträge mit Rechnungsnummer, Artikel, fakturierter Menge und Einzelpreis exklusive Mehrwertsteuer.
• Abgleichkontrolle: automatische Summierung von erhaltenen und fakturierten Mengen, Preisdifferenzen sowie Kennzeichnung bei unzureichenden Eingängen, überschrittenen Bestellmengen und höheren Rechnungspreisen.
• Abweichungen: bis zu 100 Untersuchungsfälle mit Verantwortlichem, Maßnahme, Frist und manuellem Entscheidungsstatus.
• Einstellungen: Möglichkeit zur Angabe des Unternehmens und der beschlossenen positiven Preistoleranz, mit null Prozent als vorsichtigem Standard.
• Anweisungen: integrierter Leitfaden, Prozessbeschreibung und Quellenhinweise.

So führen Sie einen Drei-Wege-Abgleich durch

1. Sammeln Sie gültige Bestellung, Wareneingangsbeleg und Lieferantenrechnung.
2. Erstellen Sie für jede Bestellzeile in Excel einen eindeutigen Zeilenschlüssel, beispielsweise PO-001|1.
3. Registrieren Sie die bestellte Menge und den vereinbarten Preis exklusive Mehrwertsteuer unter Bestellzeilen.
4. Registrieren Sie die tatsächlich erhaltene Menge unter Eingänge; legen Sie jede Teillieferung separat an.
5. Registrieren Sie die fakturierten Artikelzeilen und den Einzelpreis unter Rechnungszeilen.
6. Prüfen Sie die Abgleichkontrolle: Vergleichen Sie Bestellung, Eingang, Rechnung und Preis. Untersuchen Sie alle Zeilen, die abweichen.
7. Dokumentieren Sie Korrektur, Gutschrift oder andere Unterlagen und treffen Sie eine separate Freigabeentscheidung gemäß den internen Vorgaben des Unternehmens.

Praktisches Beispiel

Ein Unternehmen bestellt 100 Einheiten à 40 kr. Das Lager hat nur 80 Einheiten erhalten, aber der Lieferant stellt 100 in Rechnung. Excel markiert dies dann als ÜBERSCHREITET EINGANG. Wenn die Rechnung stattdessen 80 Einheiten à 41 kr betrifft und keine positive Preistoleranz beschlossen wurde, wird eine PREISABWEICHUNG markiert. Der Lieferant muss die Abweichung möglicherweise erklären oder eine korrigierte Rechnung senden, bevor die Bearbeitung fortgesetzt wird.

Buchführungsgesetz, Belege und interne Kontrollen

Der Drei-Wege-Abgleich ist eine Methode zur internen Kontrolle, an sich jedoch keine allgemeine gesetzliche Anforderung an diese Art von Dokument. Dagegen gilt das schwedische Buchführungsgesetz (1999:1078), unter anderem Kapitel 5 §§ 6–9 bezüglich Belegen und Korrekturen. Die schwedische Steuerbehörde betont, dass Rechnungen und andere empfangene Unterlagen als Belegunterlagen dienen können und der Zusammenhang zwischen dem Geschäftsereignis und dem Beleg feststellbar sein muss. Eine ausgefüllte Excel-Vorlage ersetzt nicht die Rechnung oder die gesetzlich vorgeschriebene Buchführung und entscheidet nicht darüber, ob eine Rechnung materiell oder vertragsrechtlich korrekt ist.

Offizielle und technische Quellen: Schwedischer Reichstag – Buchführungsgesetz · Skatteverket – Belege 2026 · Microsoft Learn – Methode für Drei-Wege-Abgleich.

Häufige Fragen

Was ist ein Drei-Wege-Abgleich?

Ein Vergleich zwischen drei Unterlagen: Bestellung, dokumentierter Wareneingang und Lieferantenrechnung. Das Ziel ist es, abweichende Mengen oder Preise zu entdecken, bevor eine autorisierte Person die Rechnung freigibt.

Kann Excel Teillieferungen und Teilrechnungen verarbeiten?

Ja, mehrere registrierte Eingangs- bzw. Rechnungszeilen können gegen denselben eindeutigen Bestellzeilenschlüssel summiert werden. Komplexe Fälle erfordern dennoch eine manuelle Prüfung.

Gibt Excel Rechnungen automatisch frei?

Nein. Ein Status-Flag ist nur eine administrative Unterstützung. Eine autorisierte Freigabe und die tatsächliche Zahlungsabwicklung müssen im regulären Prozess des Unternehmens erfolgen.

Funktioniert die Vorlage mit Fortnox oder Microsoft Dynamics?

Die Dokumente können als eigenständige Unterstützung bei der Arbeit in anderen Systemen verwendet werden. Es ist keine direkte Integration, kein automatischer Import oder Export in solche Systeme enthalten.

Ist dies dasselbe wie die Kreditorenbuchhaltung?

Nein. Die Kreditorenbuchhaltung verfolgt ausstehende Lieferantenverbindlichkeiten und Zahlungen. Dieses Produkt prüft bestellte, gelieferte und fakturierte Waren auf Artikelzeilenebene.

Sind englische Dokumente enthalten?

Ja, ein separates englisches Arbeitsformular und eine kurze englische Bedienungsanleitung. Die schwedischen Dokumente sind die Hauptversionen und basieren auf schwedischen Gegebenheiten.

Benötigen alle Unternehmen gesetzlich einen Drei-Wege-Abgleich?

Nein, nicht als allgemein obligatorische Methode. Er kann je nach Einkaufsvolumen und interner Kontrolle des Unternehmens als geeigneter Kontrollpunkt integriert werden.

Digitale Lieferung

11 digitale Dateien in einer ZIP (5 DOCX + 5 PDF + 1 XLSX). Das Produkt ist nicht physisch. Die Download-Datei muss tatsächlich mit den Digital Products für eine automatische Kundenlieferung verknüpft sein.