Auftragsvereinbarung für Buchhaltungs- und Finanzdienstleistungen – was sollte geregelt werden?

Kurze Antwort: Ein Auftragsvertrag für Buchhaltungs- und Finanzdienstleistungen sollte klar beschreiben, welche Leistungen der Berater erbringen soll, wofür der Kunde selbst verantwortlich ist, Fristen, Berichterstattung, Honorar, die Verarbeitung personenbezogener Daten sowie die Vorgehensweise bei Änderungen oder Beendigung des Auftrags. Eine unklare Aufgabenverteilung ist eine häufige Quelle für Streitigkeiten.

Warum ist ein spezieller Auftragsvertrag erforderlich?

Buchhaltungsdienstleistungen basieren auf einem kontinuierlichen Informationsfluss zwischen Kunde und Berater. FAR beschreibt den Auftragsvertrag als zentrales Instrument, damit beide Parteien das gleiche Verständnis vom Umfang, den Rechten und den Pflichten des Auftrags haben. Für FAR-Mitglieder ist ein schriftlicher Auftragsbrief zudem eine verbindliche Voraussetzung.

Was sollte der Auftrag beschreiben?

• laufende Buchführung
• Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
• Lohnabrechnung
• Umsatzsteuer- und Arbeitgebererklärungen
• Jahresabschluss und Geschäftsbericht
• Einkommensteuererklärung
• Berichterstattung und Beratung
• welche Leistungen ausdrücklich nicht enthalten sind

Die Aufgabenverteilung muss konkret sein

Der Vertrag sollte festlegen, wer die Unterlagen einreicht, bis wann diese dem Berater vorliegen müssen und wer Zahlungen, Löhne, Erklärungen und den Jahresabschluss genehmigt. Der Kunde behält die Verantwortung für die Buchhaltung des Unternehmens sowie für die Vollständigkeit und Richtigkeit der bereitgestellten Informationen.

Honorar und Zusatzarbeiten

Geben Sie an, ob der Preis fest, stundenbasiert oder volumenabhängig ist und wie Arbeiten außerhalb des vereinbarten Umfangs abgerechnet werden. Mehrarbeit aufgrund verspäteter oder mangelhafter Unterlagen sollte im Voraus geklärt werden.

DSGVO und Auftragsverarbeitungsvertrag

Buchhaltungsbüros verarbeiten häufig personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden. Die Rolle muss bewertet werden, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag kann erforderlich sein, wenn die Bedingungen der DSGVO erfüllt sind. Anweisungen, Sicherheit und Unterauftragsverarbeiter sollten dokumentiert werden.

Kundenkenntnis und Geldwäsche

Die berufsmäßige Buchhaltung unterliegt den Geldwäschevorschriften. Der Beginn des Auftrags muss daher mit der Kundenkenntnisprüfung, der Risikobewertung und den internen Routinen des Büros koordiniert werden.

Häufige Fehler

• keine klare Liste dessen, was enthalten ist und was nicht
• fehlende Fristen für die Unterlagen des Kunden
• unklare Zuständigkeit für Erklärungen und Genehmigungen
• fehlender Auftragsverarbeitungsvertrag oder fehlende Anweisungen
• Preis für Zusatzarbeiten ist nicht geregelt

Hier finden Sie die Vorlage für einen Auftragsvertrag für Finanzdienstleistungen im Mallbutiken.

FAQ

Übernimmt das Buchhaltungsbüro die Verantwortung des Kunden für die Buchhaltung?

Nein. Die Aufgabenverteilung sollte klar sein, aber die Unternehmensführung behält ihre gesetzlichen Verpflichtungen.

Wird jedes Jahr ein neuer Vertrag benötigt?

Nicht notwendigerweise, aber der Vertrag sollte aktualisiert werden, wenn sich der Auftragsumfang oder wichtige Rahmenbedingungen ändern.

Können Buchhaltungsaufträge und Beratung in einem Vertrag zusammengefasst werden?

Ja, aber Umfang und Verantwortung für die jeweilige Dienstleistung sollten klar hervorgehen.

Der Artikel enthält allgemeine Informationen und ersetzt keine rechtliche oder professionelle Beratung.