KI bei Einsatzplanung und Arbeitsverteilung – Hochrisikobewertung, Mitarbeiterinformation und menschliche Kontrolle | Word/PDF/Excel

KI-basierte Dienstplanung und Arbeitsverteilung – bewerten Sie die Risiken und dokumentieren Sie, wie die Beschäftigten informiert werden. Ein auf Schweden zugeschnittenes Vorlagenpaket für Arbeitgeber, Personalabteilungen und Verantwortliche für Informationssicherheit, die KI für die Personalplanung, die individuell zugewiesene Aufgabenverteilung oder die Leistungsüberwachung einsetzen möchten. Mit fünf bearbeitbaren Arbeitsdokumenten, einem schwedischen Benutzerleitfaden, einem englischen Benutzerleitfaden und einer Excel-Liste können Sie die Klassifizierung, das MBL-Verfahren, die Personalinformation, die menschliche Kontrolle sowie die Einführung und die Änderungskontrolle strukturieren.

Kurzinfos: 7 Word-Dokumente (DOCX) + 7 durchsuchbare PDFs + 1 Excel-Datei (XLSX) = 15 Kundendateien in einer digitalen ZIP-Datei. Fünf Arbeitsdokumente auf Schwedisch, ein schwedischer Leitfaden und ein separater englischer Benutzerleitfaden; der englische Leitfaden ist keine Übersetzung der schwedischen Arbeitsvorlagen. Version 1.0, rechtliche Quellen geprüft am 12. November 2026. Die PDF-Dateien sind druckbar und durchsuchbar, jedoch keine interaktiven digitalen Formulare.

Für wen und wann eignet sich die Vorlage?

Beispiel 1: ein Unternehmen führt KI ein, die empfiehlt, welche Beschäftigten welche Aufgaben erhalten sollen, basierend auf individuellen Verhaltens- oder Leistungsdaten. Beispiel 2: ein Arbeitgeber möchte prüfen, ob ein Dienstplanungssystem die Arbeitsbedingungen der Beschäftigten beeinflusst und benötigt Informationen, Verhandlungen und menschliche Kontrolle. Beispiel 3: die Personalabteilung muss eine neue Risikobewertung dokumentieren, wenn ein KI-Modell oder eine Aufgabenverteilungslogik geändert wird.

Nicht das richtige Produkt für eine ganz gewöhnliche Dienstplanung ohne KI und die damit verbundenen Fragen oder für diejenigen, die fertige Arbeitsverträge, eine allgemeine KI-Richtlinie, eine rechtliche Stellungnahme oder eine technische Zertifizierung eines KI-Modells suchen. Nicht alle KI-basierten Dienstpläne sind Hochrisikosysteme.

Was genau ist in der ZIP-Datei enthalten?

Excel mit neun Reitern

Start, System, Risikoprüfung, Personalinfo, MBL-Prozess, Menschliche Kontrolle, Entscheidung, Abweichungen und Quellen. Registrieren Sie System-ID, KI-Zweck, Prüfungsverantwortung, Belegverweise, Personalinformation, Verhandlungsstatus, Testergebnisse und Maßnahmen. Die Zusammenstellung zeigt registrierte Einträge und fehlende Angaben. Formeln verwenden keine künstlichen rechtlichen Bewertungspunkte und stellen niemals eine automatische Genehmigung zur Einführung dar.

Recht: Was gilt jetzt und später?

EU KI-Verordnung: Verordnung (EU) 2024/1689, Artikel 6 und Anhang III Punkt 4, umfasst bestimmte KI-Systeme im Bereich der Arbeitsleitung – beispielsweise die individuell zugewiesene Arbeitsverteilung basierend auf Verhalten oder persönlichen Eigenschaften sowie die Überwachung und Bewertung der Leistung. Nicht jeder KI-Dienstplan oder jede Arbeitsplanung ist automatisch Hochrisiko. Artikel 6.3 erfordert eine individuelle Analyse etwaiger Ausnahmen, unter anderem bei der Profilbildung. Artikel 26.7 enthält Anforderungen an die Vorabinformation der betroffenen Beschäftigten und ihrer Vertreter, wenn Arbeitgeber ein betroffenes Hochrisiko-KI-System verwenden.

Wichtig 2026–2027: Nach der Änderung durch Verordnung (EU) 2026/1744 treten die relevanten Hochrisikoanforderungen in Kapitel III Abschnitt 1–3 für Systeme gemäß Anhang III am 2. Dezember 2027 in Kraft. Bewerten Sie insbesondere die Übergangsregelungen für ältere Systeme in Artikel 111. Für andere Systemkategorien können andere Anwendungsdaten gelten.

Schwedisches Recht und DSGVO bereits jetzt: Die Verhandlungs- und Informationspflicht des Arbeitgebers gemäß MBL kann bereits vor weitreichenderen Änderungen relevant werden. Die DSGVO kann eine korrekte Rechtsgrundlage, Information, eine Datenschutzfolgenabschätzung und die individuelle Prüfung ausschließlich automatisierter Entscheidungen erfordern. Diese Regeln können auch vor dem späteren Hochrisiko-Stichtag der KI-Verordnung gelten.

Arbeitsablauf – sechs Schritte

1. Definieren Sie die tatsächliche KI-Funktion, wie personenbezogene Daten verwendet werden und welche Beschäftigten betroffen sind.
2. Dokumentieren Sie die vorläufige und endgültige Hochrisikoprüfung mit Belegen und dem verantwortlichen Prüfer.
3. Prüfen Sie die MBL-Verhandlung und andere Informationspflichten, bevor eine möglicherweise weitreichendere Änderung am Arbeitsplatz beschlossen wird.
4. Erstellen Sie die erforderliche Information für Beschäftigte und Vertreter korrekt und dokumentieren Sie diese. Trennen Sie sie von den Datenschutzinformationen gemäß DSGVO.
5. Testen Sie die tatsächliche menschliche Überprüfung, Änderung und Stoppung von KI-Vorschlägen und protokollieren Sie Abweichungen.
6. Treffen Sie eine eigene begründete Einführungs- oder Stoppentscheidung und archivieren Sie diese; aktualisieren Sie sie, wenn sich die Verwendung ändert.

Worauf Sie achten sollten

Eine Unterschrift auf einer Personalmitteilung ist keine DSGVO-Einwilligung. Eine menschliche Entscheidung im Sinne eines Stempels reicht nicht automatisch aus, damit eine Entscheidung im Sinne der DSGVO als menschlich gilt. Eine markierte Checkliste ist keine Rechtsbestätigung. Speichern Sie in Excel nicht mehr personenbezogene Daten als erforderlich und verwenden Sie eine geeignete Zugriffskontrolle. Dies ist ein Dokumentationsprodukt, keine Zertifizierung, keine automatische Prüfung der KI-Rechtmäßigkeit oder rechtliche Beratung zu einem Einzelfall.

Verwandte Vorlagen

Für Hochrisiko-KI bei der Personalauswahl gibt es KI-Rekrutierung 2027. Für die allgemeine Informationspflicht gegenüber Gewerkschaften gibt es MBL 19 und 19 a §§ – Informationspflicht gegenüber Gewerkschaften. Dieses Produkt ist stärker auf KI-basierte Arbeitsleitung, die Information betroffener Beschäftigter und Tests der menschlichen Kontrolle spezialisiert.

Häufig gestellte Fragen

Ist KI-basierte Dienstplanung gemäß KI-Verordnung immer Hochrisiko?

Nein. Die Einstufung erfordert eine Analyse des tatsächlichen Zwecks des Systems, der verwendeten Daten, seiner tatsächlichen Auswirkungen sowie von Anhang III Punkt 4 und Artikel 6.

Müssen betroffene Beschäftigte informiert werden?

Artikel 26.7 regelt die Information bei relevanten Hochrisiko-KI-Systemen am Arbeitsplatz ab dem anwendbaren Zeitpunkt. Die DSGVO und die arbeitsrechtlichen Informations- und Verhandlungsregeln können früher gelten.

Wann treten die Hochrisikoanforderungen für die Arbeitsleitung in Kraft?

Für betroffene KI-Systeme gemäß Anhang III ist gemäß 2026/1744 der 2. Dezember 2027 der Stichtag, wobei besondere Übergangsregelungen zu beachten sind.

Kann ich auf die Verhandlung mit Gewerkschaften verzichten, wenn die Beschäftigten ein Informationsformular erhalten?

Nein. Personalinformation und MBL-Verhandlung sind nicht dasselbe. Die Verhandlungspflicht muss unter Berücksichtigung der Umstände des Arbeitgebers separat geprüft werden.

Genehmigt Excel den Einsatz von KI automatisch?

Nein. Register und Statusfelder helfen bei der Sammlung der Dokumentation. Befugte Personen müssen die tatsächlichen rechtlichen und technischen Voraussetzungen prüfen.

Funktionieren die PDF-Versionen als ausfüllbare E-Formulare?

Nein. Die PDF-Dateien sind durchsuchbar/druckbar, während die Word-Dateien bearbeitbar sind. Das Excel-Arbeitsbuch ist für die Registrierung vorgesehen.

Quellen und Prüfdatum

Konsolidierte KI-Verordnung (EU) 2024/1689, 2026/1744, MBL (1976:580) und Leitfaden der IMY zu automatisierten Entscheidungen. Quellen geprüft am 12. November 2026. KI-unterstützte Quellenprüfung – keine unabhängige Prüfung durch einen Rechtsanwalt.