Über die Dokumentvorlage
KI-Governance & KI-Verordnung Compliance-Paket 2026
Ein vollständiges Dokumentenpaket für schwedische Unternehmen und Organisationen, die eine strukturierte, dokumentierte und praktisch anwendbare Steuerung der künstlichen Intelligenz einführen möchten. Das Paket kombiniert KI-Richtlinie, KI-Systemregister, Risikobewertung, Lieferantenprüfung, Folgenabschätzung sowie Governance- und Genehmigungsabläufe in einem kohärenten Arbeitsansatz.
Sie erhalten sechs professionell gestaltete Vorlagen sowohl in Word als auch in PDF sowie ein praktisches KI-Register in Excel mit Dropdowns, Status, Risikoklasse, KI-Verordnungsrolle, DPIA/FRIA-Screening und Übersicht. Insgesamt umfasst das Word/PDF-Material 48 Seiten.
Die Vorlagen wurden am 27. September 2026 juristisch geprüft und basieren auf der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 in der konsolidierten Fassung nach der Verordnung (EU) 2026/1744 – Digital Omnibus on AI, zusammen mit der DSGVO und aktueller EU-Leitlinien.
Das ist enthalten
1. KI-Richtlinie für Unternehmen – Word + PDF
Die vollständige 19-seitige KI-Richtlinie enthält praktische Regeln dafür, wie Mitarbeiter KI nutzen dürfen, welche Werkzeuge verwendet werden dürfen, welche Informationen eingegeben werden dürfen und wie die Organisation menschliche Aufsicht, KI-Kompetenz, Datenschutz, Sicherheit, HR, Urheberrecht, Transparenz und Vorfälle handhaben soll.
Die Richtlinie enthält unter anderem:
- Ampelmodell für grüne, gelbe und rote KI-Nutzung,
- verbotene und besonders risikoreiche Anwendungsbereiche,
- Genehmigung neuer KI-Werkzeuge,
- DSGVO, personenbezogene Daten und Geschäftsgeheimnisse,
- Informationssicherheit, KI-Agenten, API-Schlüssel und Prompt Injection,
- menschliche Aufsicht und Faktenprüfung,
- Artikel 50 und KI-generierte Inhalte,
- HR, Rekrutierung und andere Entscheidungen mit hoher Auswirkung,
- KI-Kompetenz gemäß Artikel 4,
- Meldung von Vorfällen, Rollen und jährliche Überprüfung.
2. KI-Systemregister und Klassifizierung – Word + PDF + Excel
Eine fertige Struktur zur Inventarisierung der KI-Systeme und Anwendungsfälle der Organisation. Das Register hilft dem Betrieb dabei zu dokumentieren, wer ein System besitzt, wie es genutzt wird, welche Daten es verarbeitet, welche Rolle die Organisation gemäß der KI-Verordnung hat und welche Kontrollen erforderlich sind.
Die Registervorlage umfasst unter anderem:
- KI-ID, System, Lieferant und Version,
- Geschäftsprozess und beabsichtigter Zweck,
- betroffene Personen und Datentypen,
- personenbezogene Daten und sensible personenbezogene Daten,
- Modelltraining, Speicherung und Drittländer,
- Screening von Artikel 5, Artikel 6 und Anhang I/III,
- Screening von Transparenzanforderungen gemäß Artikel 50,
- DPIA- und FRIA-Screening,
- menschliche Aufsicht, Vorfallverantwortliche und Genehmigung,
- Status: Idee, Pilot, genehmigt, bedingt, pausiert oder eingestellt.
Die Excel-Version enthält zudem eine Übersicht mit Kennzahlen, Dropdowns, Risikoklassifizierung, abgelaufenen Überprüfungen und Klassifizierungsleitfaden.
3. KI-Risikobewertung – Word + PDF
Eine strukturierte Risikoanalyse für neue oder veränderte KI-Anwendungsfälle. Die Vorlage verwendet ein einfaches Wahrscheinlichkeits-×-Auswirkungs-Modell, unterscheidet aber deutlich zwischen interner Risikopriorisierung und rechtlicher Zulässigkeit.
Behandelte Risikobereiche sind unter anderem:
- rechtliche Klassifizierung,
- Datenschutz,
- Informationssicherheit,
- Halluzinationen und Datenqualität,
- Diskriminierung und Grundrechte,
- menschliche Aufsicht,
- Transparenz,
- Urheberrecht und geistige Eigentumsrechte,
- Vendor-Lock-in und operative Abhängigkeit,
- Kundenvertrauen und Reputationsrisiko.
Die Vorlage enthält Risikoregister, Kontrollfragen, Verantwortliche, Maßnahmen, Restrisiko und einen fertigen Genehmigungsbeschluss.
4. KI-Lieferantenbewertung – Word + PDF
Eine praktische Due-Diligence-Vorlage für den Einkauf und die Genehmigung externer KI-Dienste, Sprachmodelle, APIs, KI-Agenten und anderer KI-Plattformen.
Die Bewertung umfasst unter anderem:
- Rolle von Lieferant und Kunde gemäß KI-Verordnung,
- Produktinformationen und Nutzungsbeschränkungen,
- Auftragsverarbeitungsvertrag und Unterauftragsverarbeiter,
- Modelltraining mit Kundendaten,
- Speicherort und Übermittlungen in Drittländer,
- SSO/MFA, Berechtigungen, Protokollierung und Verschlüsselung,
- Prompt Injection, Datenexfiltration und Agentenberechtigungen,
- Vorfallmanagement, Backup und Kontinuität,
- Lizenzbedingungen, Input/Output, Haftung und SLA,
- Exit, Export, Löschung und Vendor-Lock-in.
5. KI-Folgenabschätzung mit DPIA- und FRIA-Screening – Word + PDF
Eine umfassende Wirkungsanalyse, die der Organisation hilft, einen KI-Anwendungsfall zu beschreiben und zu beurteilen, ob weitere rechtliche Analysen erforderlich sind.
Die Vorlage umfasst:
- Beschreibung von Prozess, Zweck und betroffenen Gruppen,
- KI-Verordnungs-Screening gemäß Artikel 5, Artikel 6 und Artikel 50,
- DPIA-Screening gemäß DSGVO Artikel 35,
- FRIA-Screening gemäß Artikel 27 der KI-Verordnung,
- Auswirkungen auf Privatsphäre, Gleichbehandlung, Arbeitsleben, Barrierefreiheit und andere Rechte,
- Schutzmaßnahmen, Transparenz, Beschwerdeweg und Nachverfolgung.
Die Vorlage geht nicht davon aus, dass DPIA oder FRIA immer obligatorisch sind. Sie hilft dem Betrieb stattdessen dabei, das Screening zu dokumentieren und zu identifizieren, wann eine vollständige Bewertung erforderlich sein könnte.
6. KI-Governance und Genehmigung – Word + PDF
Diese Vorlage verbindet das Paket zu einem praktischen Steuerungssystem. Sie enthält Rollen, RACI, Entscheidungsabläufe, Genehmigungsmatrizen, Kontrollpläne und Entscheidungsprotokolle für KI-Anwendungsfälle.
Der Arbeitsablauf folgt dem Prinzip:
- Vorschlag
- Registrierung
- Klassifizierung und Screening
- Risikoanalyse
- Genehmigungsbeschluss
- Inbetriebnahme
- Laufende Nachverfolgung
- Überprüfung oder Einstellung
Rechtlich aktualisiert für 2026
Das Paket berücksichtigt den geänderten Zeitplan nach dem Digital Omnibus on AI. Das bedeutet unter anderem:
- die KI-Kompetenzregeln gemäß Artikel 4 gelten,
- die Transparenzanforderungen gemäß Artikel 50 gelten ab dem 2. August 2026,
- weitere Verbote gemäß dem geänderten Artikel 5 werden ab dem 2. Dezember 2026 angewendet,
- Kapitel III Abschnitte 1–3 für Hochrisiko-KI gemäß Artikel 6.2 und Anhang III werden nach aktueller Rechtslage ab dem 2. Dezember 2027 angewendet,
- entsprechende Regeln für Hochrisiko-KI gemäß Artikel 6.1 und Anhang I werden ab dem 2. August 2028 angewendet.
Das Paket ist daher so konzipiert, dass der Betrieb bereits jetzt mit Klassifizierung und Vorbereitungen arbeiten kann, ohne fälschlicherweise zukünftige Hochrisikoanforderungen so zu behandeln, als wären sie bereits vollständig anwendbar.
Für wen ist das Paket geeignet?
Das Paket ist besonders nützlich für Unternehmen und Organisationen, die ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini, Claude, generative KI in ERP-Systemen, KI-basierte Rekrutierung, Analysewerkzeuge, Code-Assistenten, RAG-Lösungen, KI-Agenten oder andere KI-Funktionen nutzen.
Es kann beispielsweise genutzt werden von:
- Geschäftsführung und Management,
- Vorstand,
- IT-Leitung und Informationssicherheitsbeauftragten,
- Datenschutzbeauftragten (DSB),
- HR,
- Rechtsabteilung und Compliance,
- Einkauf,
- System- und Geschäftsinhabern,
- Beratern, die Unternehmen bei der KI-Governance unterstützen.
Format und Lieferung
Digitale Produkt – sofortiger Download nach Kauf.
Die Lieferung enthält 14 Dateien:
- 6 bearbeitbare Word-Dateien (DOCX)
- 6 PDF-Versionen
- 1 KI-Systemregister in Excel (XLSX)
- 1 Read-me-Datei
Insgesamt: 48 Word/PDF-Seiten + Excel-Arbeitsmappe.
Wichtig zur Anpassung
Die KI-Verordnung ist risikobasiert und die Pflichten hängen von der Rolle der Organisation, der Funktion des Systems, dem Anwendungsbereich und anderer anwendbarer Regulierung ab. Das Paket ist daher eine professionelle Vorlagen- und Steuerungsgrundlage, die an die tatsächlichen KI-Systeme, Datenverarbeitung, Branche, Tarifverträge, Informationsklassifizierung und technische Umgebung des Betriebs angepasst werden muss.
Ein spezieller Hochrisikoanwendungsfall oder eine umfangreiche Verarbeitung personenbezogener Daten kann eine separate rechtliche, technische, arbeitsrechtliche oder datenschutzrechtliche Analyse erfordern.
Häufig gestellte Fragen
Ist die KI-Richtlinie enthalten?
Ja. Die vollständige KI-Richtlinie für Unternehmen 2026 ist im Paket enthalten.
Erhalten wir sowohl Word als auch PDF?
Ja. Alle sechs Vorlagen werden sowohl in einer bearbeitbaren Word-Version als auch als PDF geliefert.
Ist Excel enthalten?
Ja. Das KI-Systemregister wird auch als praktische Excel-Arbeitsmappe mit 50 Registerzeilen, Dropdowns, Klassifizierungsleitfaden und Übersicht geliefert.
Ist das Paket nur für Hochrisiko-KI?
Nein. Es ist für eine breite KI-Governance gedacht und kann auch für generative KI und andere Anwendungen mit niedrigem oder begrenztem Risiko verwendet werden. Das Hochrisiko- und Verbots-Screening ist vorhanden, um der Organisation dabei zu helfen, zu identifizieren, wann eine spezielle rechtliche Kontrolle erforderlich ist.
Ersetzt das Paket eine DPIA oder FRIA?
Nein. Das Paket enthält Screening und Unterlagen. Wenn die tatsächliche Nutzung Anforderungen an eine vollständige DPIA oder FRIA auslöst, ist diese mit der durch die Gesetzgebung geforderten Tiefe durchzuführen.
